Płatności do banku: obsługa i eksport przelewów ELIXIR z numerami KSeF

Opłacanie faktur kosztowych zwykle oznacza przepisywanie numerów rachunków, kwot i tytułów przelewów do bankowości internetowej. To żmudne i łatwo o pomyłkę, a od 1 stycznia 2027 r. dojdzie jeszcze jeden element: numer KSeF w tytule przelewu.

W Bizin możesz śledzić status płatności każdego dokumentu (niezapłacony, zapłacony częściowo, opłacony w całości), a potem jednym kliknięciem wygenerować plik ELIXIR z przelewami gotowymi do importu w banku. System sam pobiera dane odbiorcy, numer rachunku i kwotę do zapłaty. Plik zawiera numer KSeF i obsługuje przelewy z podzieloną płatnością (split payment).

W tym artykule pokazujemy, jak to działa: od oznaczania płatności, przez podgląd danych przelewu, po import pliku w banku.

Statusy, filtrowanie i oznaczanie płatności

Każdy dokument w Bizin ma status płatności, który pokazuje, na jakim etapie jest jego rozliczenie. W widoku listy dokumentów status jest oznaczony w czytelny sposób:

Na zdjęciach widać dwa nieopłacone dokumenty: jeden ma jeszcze 3 dni do terminu płatności, drugi jest 2 dni po terminie. Osobne oznaczenia mają też dokumenty opłacone częściowo oraz opłacone w terminie i po terminie.

Status płatności można wykorzystać do filtrowania listy dokumentów. Wybierając np. „niezapłacone", od razu widzisz tylko zobowiązania, które wymagają opłacenia, bez przeglądania całej listy. Dodatkowo zaawansowane filtrowanie pozwala na podgląd zaległych zobowiązania na zadany dzień lub tylko przeterminowanych.

Płatności można oznaczać zarówno na pojedynczych dokumentach, jak i zbiorczo.

Na pojedynczym dokumencie: oznaczasz płatność w całości albo tylko jej część, klikając w przycisk: "Dodaj wpłatę". Przy płatności częściowej dokument otrzymuje status "zapłacony częściowo". Poniżej narzędzie jakie jest dostępne w każdym widoku dokumentu zakupu.

Zbiorczo: zaznaczasz na liście kilka dokumentów i klikasz przycisk: "Płatności". Następnie pojawi się okno seryjnej spłaty gdzie można opłacić zaznaczone dokumenty jedną operacją.

Uwaga: Samo oznaczenie płatności to zapis w systemie i nie wysyła przelewu do banku. Przelew wykonujesz sam lub za pomocą pliku ELIXIR, który możesz wygenerować przed  zaznaczeniem opłacenia dokumentu. W kolejnych sekcjach opiszemy, jak można uprościć sobie wykonywanie przelewu i wygenerować plik ELIXIR z gotowymi danymi przelewu do banku. Więcej o płatnościach częściowych w Bizin znajdziesz w artykule Obsługa płatności częściowych.

Podgląd danych do przelewu

Pierwszym ułatwieniem podczas opłacania zobowiązań wobec naszych kontrahentów jest nowe narzędzie: "Informacje o płatności", które w jednym miejscu zbiera wszystkie dane niezbędne podczas wykonywania przelewu w banku. Jest ono dostępne w widoku dokumentu kosztowego pod przyciskiem "dane do płatności"

Po kliknięciu pojawi się okno z informacjami o przelewie

Zanim opłacisz dokument, możesz sprawdzić, jakie dane trafią do przelewu. Bizin pobiera je z dokumentu zakupu, a dla faktur z KSeF z samej faktury przesłanej przez dostawcę.

W podglądzie zobaczysz i zweryfikujesz wszystko co niezbędne żeby dokument został poprawnie opłacony. Znajdują się w nim informacje i ewentualne ostrzeżenia:

• kwota do zapłaty z uwzględnieniem wcześniejszych płatności częściowych,
• dane podzielonej płatności z wyliczonymi kwotami netto i VAT,
• odbiorca przelewu, czyli dane dostawcy,
• numery rachunków dostawcy wraz z informacją, czy pochodzą z dokumentu pobranego z KSeF, czy z karty kontrahenta,
• weryfikacja numeru rachunku: czy jest prawidłowy i czy znajduje się na białej liście VAT,
• treść przelewu wraz z numerem KSeF faktury, jeśli dokument został pobrany z KSeF.

Wszystkie te dane możesz skopiować do schowka, a następnie wkleić w formularzu banku. Możesz też zaimportować je z pliku ELIXIR, o czym piszemy poniżej.

Generowanie pliku ELIXIR

Drugim ułatwieniem jest eksport przelewów do pliku w formacie ELIXIR, który możesz zaimportować w swoim banku. Zamiast kopiować dane pole po polu, wczytujesz gotowy plik z odbiorcą, rachunkiem, kwotą i tytułem przelewu.

Dla jednego dokumentu generowanie odbywa się z poziomu oknie: "Informacje do płatności". W nim, na dole jest przycisk: "Generuj plik ELIXIR", po kliknięciu którego wygenerowany zostanie plik wymiany z bankiem.

Dla wielu dokumentów generowanie odbywa się z poziomu narzędzia "Kontrola seryjnej spłaty zaległych zobowiązań". Jest ono dostępne po zaznaczeniu na liście nieopłaconych dokumentów kosztowych i kliknięciu przycisku "płatności", który znajduje się poniżej listy. Następnie wystarczy kliknąć przycisk "Eksport do pliku ELIXIR" i zostanie pobrany na nasz komputer plik wymiany z bankiem, który będzie zawierał wszystkie niezbędne dane do wykonania zaznaczonych przelewów.

Co zawiera plik ELIXIR

Plik ELIXIR zawiera wszystkie dane niezbędne dla banku żeby ten mógł wykonać przelew. Są to między innymi:

• Dane przelewu: odbiorca, rachunek i kwota do zapłaty.
• Numer KSeF w tytule, jeśli faktura została pobrana z KSeF. Plik jest więc przygotowany na wymóg, który ma obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.
• Split payment. Dla dokumentów z podzieloną płatnością plik zawiera także kwotę VAT, NIP dostawcy i numer faktury (lub KSeF), więc przelew trafia do banku przygotowany jako płatność podzielona.

Uwaga: wygenerowanie pliku nie wykonuje przelewu. Plik importujesz i zatwierdzasz w swoim banku, a Bizin nie ma dostępu do Twojego konta. Po wykonaniu przelewu oznacz płatność w Bizin, jak opisaliśmy wyżej. Dla dokumentów opłaconych częściowo generowanie pliku ELIXIR nie jest na razie dostępne.

Co warto wiedzieć

Tylko przelewy krajowe w złotych. Format ELIXIR służy do przelewów krajowych w PLN. Faktur w walutach obcych i płatności na rachunki zagraniczne nie da się w nim wykonać, więc takie przelewy zlecasz w banku ręcznie, korzystając z danych w oknie „Informacje do płatności" i kopiując je do schowka.

Tylko dokumenty kosztowe. Okno „Informacje do płatności" i eksport przelewów dotyczą zobowiązań, czyli dokumentów zakupu. Dokumenty sprzedaży to wpłaty od klientów, więc nie wymagają przelewu do banku.

Płatności częściowe. Dla dokumentów opłaconych częściowo plik ELIXIR nie jest na razie generowany. Jeśli regulujesz fakturę w ratach, kwotę pozostałą do zapłaty znajdziesz w oknie „Informacje do płatności" i możesz ją skopiować do przelewu w banku.

Biała lista VAT. Bizin sprawdza, czy rachunek dostawcy znajduje się w wykazie podatników VAT, i pokazuje wynik w oknie z danymi do płatności. Warto zwrócić na to uwagę zwłaszcza przy większych kwotach: płatność na rachunek spoza wykazu, szczególnie w transakcjach powyżej 15 000 zł, może mieć skutki podatkowe (m.in. dla kosztów podatkowych i odpowiedzialności za VAT). Szczegóły warto omówić z księgowym.

Długość nazw i tytułów. Format ELIXIR ogranicza nazwę i adres kontrahenta do czterech linii po 35 znaków. Bizin dzieli dłuższe dane na linie, a to, co się nie mieści, skraca. Numer faktury lub KSeF w tytule przelewu dawany jest zawsze na początku. Z tego powodu wymóg umieszczania numeru KSeF jest zawsze spełniony.

Import w banku i najczęstsze pytania

Plik ELIXIR wczytujesz w swojej bankowości internetowej. Szczegóły zależą od banku, ale kroki są zwykle podobne:

1. W bankowości internetowej znajdź opcję importu przelewów. Zwykle nazywa się ona "Import przelewów", "Przelewy z pliku" albo "Import z pliku" i znajduje się w menu przelewów lub płatności zbiorczych.
2. Wybierz format pliku ELIXIR (w niektórych bankach nazywany Elixir-O)
3. Wskaż plik pobrany z Bizin i wczytaj go.
4. Sprawdź listę wczytanych przelewów: odbiorców, kwoty i tytuły. Zwykle możesz je jeszcze poprawić przed zatwierdzeniem.
5. Zatwierdź przelewy zgodnie z procedurą autoryzacji w swoim banku.
6. Wróć do Bizin i oznacz płatność dokumentów jako wykonaną.

Pamiętaj, że Bizin tylko przygotowuje plik. Nie ma dostępu do Twojego konta i nie wykonuje przelewów, a każdy przelew zatwierdzasz sam w banku.

Najczęstsze pytania

Bank odrzucił plik lub zgłosił błąd formatu. Co zrobić?
Najpierw sprawdź, czy w banku wybrano format ELIXIR. Jeśli to nie pomoże, zgłoś problem do nas i dołącz komunikat błędu z banku oraz nazwę banku. Bez nazwy trudno ustalić, czego dany bank wymaga.

Polskie znaki w nazwach wyświetlają się niepoprawnie. Dlaczego?
To zwykle kwestia kodowania pliku. Jeśli to możliwe zaznacz w banku kodowanie pliku jako: ISO-8859-2. Jeśli nie ma takiego daj nam znać przygotujemy dla Ciebie inne kodowanie.

Czy mogę zmienić dane po wczytaniu pliku?
Zwykle tak, bo większość banków pokazuje listę przelewów do sprawdzenia przed zatwierdzeniem. Pamiętaj jednak, że zmiany w banku nie wracają do Bizin, więc dane w obu miejscach będą inne.

Czy kilka faktur jednego dostawcy trafi do banku jako jeden przelew?
Nie. Każdy dokument ma w pliku osobny przelew z własną kwotą i tytułem.

Starsze konta: konwersja do nowych płatności

Generowanie pliku ELIXIR działa dla kont założonych w Bizin od 16.11.2019 r. oraz dla kont starszych, które zostały przekonwertowane do nowych płatności. Głównie chodzi tu o funkcjonalność Kasa / Bank. Jeśli korzystasz z Bizin dłużej i nie możesz wygenerować pliku, najprawdopodobniej konto wymaga konwersji.

Konwersję uruchamiasz sam:

1. Wejdź w Moje konto.
2. Wybierz Konfiguracja, a następnie Parametry dodatkowe.
3. Kliknij Konwertuj do nowych płatności.

Uwaga: konwersja jest nieodwracalna, o czym system informuje przed jej wykonaniem. Zanim uruchomisz konwerter, przeczytaj pełny opis metody w artykule Rejestr, Kasa i Bank, gdzie wyjaśniamy, jak ją wykonać i co zmienia się po konwersji.

Podsumowanie

Opłacanie faktur kosztowych nie musi oznaczać przepisywania danych do banku. W Bizin możesz:

• śledzić status płatności dokumentów, filtrować listę i oznaczać płatności pojedynczo lub zbiorczo,
• sprawdzić w jednym oknie wszystkie dane przelewu, wraz z weryfikacją rachunku na białej liście VAT,
• wygenerować plik ELIXIR z numerem KSeF i obsługą podzielonej płatności, gotowy do importu w banku.

Dzięki temu płacisz szybciej, a ryzyko pomyłki w numerze rachunku, kwocie czy tytule jest mniejsze. Plik jest przygotowany na wymóg podawania numeru KSeF w tytule przelewu, który ma obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.

Dostępność: eksport przelewów do pliku ELIXIR jest dostępny w abonamentach Standard i Premium. Pakiet Basic go nie obejmuje. Szczegóły znajdziesz w cenniku.

Chcesz sprawdzić, jak to działa u Ciebie? Załóż darmowe konto i wypróbuj płatności do banku na własnych dokumentach.