Faktury cykliczne z automatyczną wysyłką do KSeF i klienta

Wystawiasz co miesiąc tę samą fakturę za najem, abonament albo stałą obsługę? W Bizin ustawiasz ją raz, a system sam wystawi kolejne, wyśle je do KSeF i e-mailem do klienta. Nawet miesiąc w opisie pozycji zmienia się sam. Ty oszczędzasz czas, a klient dostaje fakturę zawsze w tym samym terminie.

Dla kogo są faktury cykliczne

Dla każdego, kto regularnie wystawia tę samą fakturę temu samemu klientowi, na przykład:

• wynajmujących lokale, biura, sprzęt lub miejsca parkingowe,
• firm z abonamentami, np. usługi IT, hosting, serwis, licencje,
• usługodawców z umowami na stałą obsługę: sprzątanie, ochronę, marketing, doradztwo,
• firm fakturujących co kwartał lub raz w roku, np. za przeglądy lub opłaty roczne.

Zamiast pamiętać o terminie i kopiować ostatnią fakturę, ustawiasz ją raz i masz z głowy.

Jak ustawić fakturę cykliczną w Bizin

Całość zajmuje kilka minut i robisz ją tylko raz:

1. Przygotuj wzorzec. Najlepiej sprawdza się zamówienie od klienta, bo w nim wpiszesz Smart Tags. Wzorcem może być też faktura, paragon lub faktura proforma.
2. Włącz automat. W edycji wzorca kliknij przycisk "automat" w górnym menu. Otworzy się kreator dokumentów cyklicznych.
3. Ustaw harmonogram. Wybierz datę startu, co ile miesięcy ma się wystawiać faktura i ile razy.
4. Zdecyduj o wysyłce. Zaznacz wysyłkę do KSeF i podaj e-mail klienta.
5. Zapisz. Od tej chwili Bizin wystawia kolejne faktury sam.

Co ustawiasz w kreatorze

• Co ile miesięcy - Od 1 do 12, czyli co miesiąc, co kwartał, co pół roku albo raz w roku
• Ile cykli - Do 128 faktur z jednego wzorca
• Data rozpoczęcia serii - Dzień, w którym wystawi się pierwsza faktura
• Jeśli data wypada w weekend - Opcja „wystaw w piątek”, żeby faktura nie czekała do poniedziałku
• Typ dokumentu i forma płatności - Np. faktura, przelew z terminem 14 dni
• Mechanizm podzielonej płatności - Dopisanie informacji o MPP, gdy jest wymagana
• Reguła wzorcowych usług - Ceny i nazwy pozycji zostają jak we wzorcu albo są brane ze słownika „Wzorcowe usługi”
• Po wystawieniu wyślij do - E-mail klienta, na który trafi każda faktura
• Po wystawieniu wyślij do KSeF - Automatyczna wysyłka do KSeF
• Mail na koniec cyklu - Przypomnienie, gdy wystawi się ostatnia faktura, np. żeby odnowić umowę
• Stan automatu - Włączasz i wyłączasz serię jednym kliknięciem

Smart Tags: opis faktury sam się aktualizuje

Każda faktura ma właściwy miesiąc i rok w opisie, bez ręcznych poprawek. Wystarczy, że we wzorcu wpiszesz znacznik w nawiasach klamrowych. Przy wystawianiu Bizin podmieni go na aktualną wartość.

Jeśli na przykład we wzorcu jest wartość:

• Opieka informatyczna i serwisowa miesiąc: {MIESIAC_TEKST} {ROK}

Na fakturze wystawionej w listopadzie 2026

• Opieka informatyczna i serwisowa miesiąc: listopad 2026

Poniżej lista dostępnych znaczników:

• Dzienne - {DZIEN}, {DZIEN_POPRZEDNI}, {DZIEN_NASTEPNY}
• Miesięczne - {MIESIAC}, {MIESIAC_TEKST}, {MIESIAC_ILOSC_DNI} oraz ich warianty _POPRZEDNI i _NASTEPNY
• Kwartalne - {KWARTAL}, {KWARTAL_POPRZEDNI}, {KWARTAL_NASTEPNY}
• Roczne - {ROK}, {ROK_POPRZEDNI}, {ROK_NASTEPNY}

Warianty z końcówką _POPRZEDNI i _NASTEPNY przydadzą się, gdy fakturujesz z dołu za poprzedni miesiąc albo z góry za następny.

Więcej o Smart Tags artykule: Faktury cykliczne

Wysyłka do KSeF i do klienta

Zaraz po wystawieniu, faktura może trafić jednocześnie do KSeF i na e-mail klienta. Nie musisz niczego klikać ani pamiętać o wysyłce. Numeracja kolejnych faktur jest zgodna z ustawieniami Twojej firmy, a każda faktura trafia do rejestru dokumentów sprzedaży.

Dwie rzeczy, o których warto wiedzieć:

• Automatyczna wysyłka do KSeF wymaga poprawnie skonfigurowanego połączenia z KSeF, czyli aktualnych kluczy i certyfikatów. Jeśli w konfiguracji integratora KSeF ustawisz metodę wysyłki dokumentów na ręczną, faktury cykliczne też poczekają na ręczne wysłanie. Więcej na temat konfiguracji KSeF znajdziesz w artykule: KSeF 2.0 - jak wygenerować certyfikaty i rozpocząć pracę w Bizin
• Wzorzec nie może zawierać towarów magazynowych. Nie jesteśmy w stanie zagwarantować, że towar będzie dostępny przez cały okres serii, mogło by to spowodować niepotrzebne komplikacje.

W abonamencie Premium bez dopłat

Faktury cykliczne są częścią abonamentu Premium. Nie kupujesz osobnego modułu i nie dopłacasz za tę funkcję.

To dobry moment, żeby to uporządkować. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie wszystkie firmy, także te, które dziś korzystają ze zwolnienia dla sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie. Jeśli i tak przechodzisz na program z KSeF, niech od razu wystawia faktury za Ciebie.

Bizin to coś więcej niż faktury cykliczne

Bizin to system do fakturowania i prowadzenia magazynu online, rozwijany od ponad 16 lat. Poza fakturami cyklicznymi masz w nim m.in.:

• Dokumenty sprzedaży: faktury VAT, faktury marża, rachunki, paragony, proformy, korekty, oferty i noty odsetkowe.
• Zamówienia od klientów i do dostawców.
• Obsługa KSeF z wysyłką faktur i powiadomieniem o każdym nowym dokumencie zakupu.
• Zaawansowany magazyn z kodami EAN, CN, SKU i numerami seryjnymi, także dla wielu magazynów.
• Integracje ze sklepami i marketplace'ami: Allegro, WooCommerce, PrestaShop, Shoper, Shopify, BaseLinker, Apilo i Erli.
• Płatności i integracje z księgowością: PayU, Przelewy24, Tpay, PayNow oraz integracje z Comarch ERP Optima, Insert i enova365.
• Zaległe należności i zobowiązania widoczne zaraz po zalogowaniu.

Ustaw raz – resztę zrobi Bizin

Załóż konto, przygotuj wzorzec i włącz automat. Pierwsza faktura cykliczna wystawi się sama w dniu, który wybierzesz.

Masz pytania? Zadzwoń na infolinię 41 243 60 43 albo napisz na kontakt@bizin.pl. Chętnie pomożemy ustawić pierwszą serię.

Przeczytaj też: Powiadomienia z Bizin o nowych fakturach w KSeF

Najczęstsze pytania

Jak często może się wystawiać faktura cykliczna?

Co 1 do 12 miesięcy, czyli co miesiąc, co kwartał, co pół roku albo raz w roku.

Ile faktur wystawi się z jednego wzorca?

Tyle, ile ustawisz, maksymalnie 128.

Czy faktura cykliczna trafi automatycznie do KSeF?

Tak, jeśli zaznaczysz wysyłkę do KSeF w kreatorze, a połączenie z KSeF jest skonfigurowane do wysyłki automatycznej.

Czy klient dostanie fakturę e-mailem?

Tak. W kreatorze wpisujesz adres, na który Bizin wyśle każdą wystawioną fakturę.

Co, jeśli termin wypada w weekend?

Możesz zaznaczyć, żeby faktura wystawiła się w piątek przed weekendem.

Czy mogę wystawiać cyklicznie faktury za towary z magazynu?

Nie. Wzorzec faktury cyklicznej nie może zawierać towarów magazynowych, bo Bizin nie zagwarantuje ich dostępności przez cały okres serii.

W jakim abonamencie są faktury cykliczne?

W abonamencie Premium, bez dodatkowych opłat.