Faktury cykliczne

Faktury cykliczne są to dokumenty generowane automatycznie przez system Bizin na podstawie wzorców w określonych wcześniej odstępach czasu.

System umożliwiający wystawianie takich dokumentów znacznie upraszcza zarządzanie Kontrahentami, którym świadczone są usługi cykliczne lub abonamentowe, wymagające naliczania opłaty w stałych odstępach czasu przez zadany czas. Wygenerowane faktury automatyczne posiadają automatycznie nadawaną numerację zgodną z ustawieniami w systemie oraz mogą być automatycznie wysłane na skrzynkę mailową kontrahenta.

Faktury automatyczne online - prostota i intuicyjna obsługa

Aktywowanie automatu jest bardzo proste i wymaga jedynie wskazania dokumentu wzorcowego, na podstawie którego będzie generowany cyklicznie dokument. Dalszy proces jest całkowicie automatyczny i nie wymaga od użytkownika żadnego nadzoru. Wzorcem może być większość dokumentów przychodowych wystawianych w systemie Bizin np. faktura, rachunek, faktura proforma, zamówienie.

Metoda "dokumentu wzorcowego" jest dużym atutem naszego systemu, ponieważ nie ogranicza ona ilości pozycji na wystawianych cyklicznie dokumentach (faktury automatyczne online).

Tworzenie wzorca

Wzorcem może być większość dokumentów z systemu Bizin. Preferowanym rozwiązaniem jednak jest użycie zamówienia i na jego podstawie aktywowanie automatu.

Sposób dodawania nowego zamówienia został już wcześniej opisane i można go znaleźć na naszej stronie w artykule: Jak dodać nowe zamówienie

Uwaga. Dokument wzorcowy nie może posiadać pozycji magazynowych. Warunek taki został wprowadzony ponieważ nie jesteśmy w stanie zagwarantować, że wskazany we wzorcu towar będzie dostępny przez cały zaprogramowany okres działania.

Aktywowanie automatu

Aby aktywować automat wystarczy w widoku "Edycji dokumentu" wzorcowego wcisnąć przycisk "automat" dostępny w górnym menu.

Po kliknięciu powinien pojawić się widok kreatora wystawiania dokumentów cyklicznych 

Pokazana powyżej konfiguracja oznacza, że system wystawi 12 faktur co jeden miesiąc zaczynając od 31 maja 2023 roku. Wciśnięcie przycisku "Zapisz" i potwierdzenie komunikatu kontrolnego aktywuje automat.

Dodatkowo zaznaczona została opcja wysłania przez system informacji o wystawieniu ostatniego dokumentu i tym samym zakończeniu działania automatu oraz automatycznego przesłania dokumentu bezpośrednio po wystawieniu do kontrahenta.

Uwaga

Podczas wystawiania kolejnych dokumentów mogą zostać wykorzystane mechanizmy pozwalające na bieżąco kontrolować ceny i nazwy pozycji pochodzących ze słownika "Wzorcowe usługi" lub wpisów jednorazowych. Kontrola taka może się odbywać poprzez odpowiednie ustawienie parametru "reguła wzorcowych usług".

Zamówienie z ustawionym automatem prezentowane jest na liście: "Zamówienia” -> “Rejestr zamówień" z dodatkową ikonką symbolizującą cykliczność: 

Prezentacja i kontrola wystawiania

Wystawione przez automat dokumenty cykliczne prezentowane są w systemie w ten sam sposób jak standardowe dokumenty i możemy je odnaleźć w widoku: “Zamówienia” -> “Rejestr zamówień” 

W filtrach znalezionych dokumentów dostępna jest opcja "cykliczne" po zaznaczeniu której prezentowane są jedynie dokumenty cykliczne wzorcowe jak i te wystawione na ich podstawie.

Automatyczna podmiana tagów "Smart Tags"

System podczas generowania dokumentu na podstawie wzorca może automatycznie podmieniać fragmenty tekstu w treści pozycji znajdujących się na liście. Jeśli np. w nazwie usługi na dokumencie wzorcowym, dodamy jeden z dostępnych znaczników, automat na każdym dokumencie wystawionym na podstawie tego wzorca podmieni znaczniki zgodnie z zaprogramowanym działaniem.

Znaczniki są to słowa ujęte w klamerki {}, które podczas generowania dokumentów przyjmują określone wartości.

Przykład

"Opieka informatyczna i serwisowa miesiąc: {MIESIAC_TEKST} {ROK}"

Treść na dokumencie podczas generowania dokumentu cyklicznego zostanie podmieniona na:

"Opieka informatyczna i serwisowa miesiąc: luty 2016"

Uwaga. Automat podmienia znaczniki biorąc pod uwagę aktualną podczas generowania każdego dokumentu datę.

Lista dostępnych znaczników

• {DZIEN}
• {DZIEN_POPRZEDNI}
• {DZIEN_NASTEPNY}
• {MIESIAC}
• {MIESIAC_TEKST}
• {MIESIAC_ILOSC_DNI}
• {MIESIAC_POPRZEDNI_TEKST}
• {MIESIAC_POPRZEDNI}
• {MIESIAC_POPRZEDNI_ILOSC_DNI}
• {MIESIAC_NASTEPNY_TEKST}
• {MIESIAC_NASTEPNY}
• {MIESIAC_NASTEPNY_ILOSC_DNI}
• {ROK}
• {ROK_POPRZEDNI}
• {ROK_NASTEPNY}
• {KWARTAL}
• {KWARTAL_POPRZEDNI}
• {KWARTAL_NASTEPNY}