Rachunek uproszczony a faktura VAT - najważniejsze informacje

fot. pixaby.com/CC creative commons

Każdy podatnik prowadzący swoją działalność gospodarczą ma obowiązek dokumentowania dokonanych czynności. W przepisach podatkowych występuje zarówno pojęcie faktury jak i rachunku uproszczonego. Pojawia się zatem pytanie kiedy przedsiębiorca musi wystawić fakturę, a kiedy rachunku? Odpowiedź w dzisiejszym artykule Bizin.pl. 

Co to jest faktura?

Zgodnie z ustawą o VAT faktura to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Przepisy zakładają, że podmiot prowadzący działalność gospodarczą i będący czynnym podatnikiem VAT zawsze musi wystawić fakturę na rzecz innego podatnika. Natomiast podmiot prowadzący działalność gospodarczą który jest zwolniony z VAT co do zasady, nie ma obowiązku wystawienia faktury. Powinność taka pojawi się jednak, jeżeli kontrahent zgłosi żądanie wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. 

Co to jest rachunek uproszczony?

Kwestia rachunku umieszczona została w Ordynacji podatkowej. Zgodnie z nią jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą zobowiązani są, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Zgodnie z tym przedsiębiorca ma prawo wystawić rachunek uproszczony, gdy z innej ustawy nie wynika obowiązek wystawienia faktury. Przedsiębiorca zwolniony z VAT nie ma możliwości wyboru między wystawieniem rachunku a faktury. Wyboru takiego może dokonać jedynie nabywca towaru lub usługi. Rachunek uproszczony można wystawić, gdy przedsiębiorca dokonał sprzedaży zwolnionej z VAT, a kupujący nie zgłosił żądania wystawienia faktury ale życzenie wystawienia rachunku.

Faktura i rachunek uproszczony – najważniejsze różnice

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa rachunek uproszczony powinien zawierać:

• imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;
• datę wystawienia i numer kolejny rachunku;
• określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
• ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie

Faktura VAT powinna zawierać:

• datę wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawkę podatku;
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem.

Faktura bez VAT powinna zawierać:

• datę wystawienia
• numer kolejny,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi,
• kwotę należności ogółem
• wskazanie przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,