KSeF - Krajowy System e-Faktur

Krajowy Systemu e-Faktur (KSeF) – znany także pod nazwą Centralny Rejestr Faktur CRF lub Centralna Baza Faktur, ma wejść w życie od 2022 roku. Podstawą prawną jest uzasadnienie do projektu z dnia 1 lutego 2021 oraz przyjęty 31 sierpnia 2021 projekt zmian do ustawy VAT wraz z poprawkami z dnia 28 września. Jak zaznaczyło w komunikacie Ministerstwo Finansów, w pierwszej fazie wdrażania e-faktur przedsiębiorcy będą mogli z rozwiązania korzystać dobrowolnie jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży (obok faktur papierowych i faktur elektronicznych). Natomiast już w 2023 r. korzystanie z e-faktury stanie się obligatoryjne. System zacznie działać od października 2021 roku w wersji testowej.

Co to jest Centralny Rejestr Faktur?

Jest to system teleinformatyczny służący do rejestrowania i wymiany faktur w postaci ustrukturyzowanej jak również do ich przechowywania, oznaczania przydzielonym numerem identyfikującym, weryfikowania zgodności z określonym i udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych wzorem takiej faktury.

Dodatkowo system będzie służył do analizy i kontroli danych oraz wysyłał komunikaty dotyczące wystawienia, odrzucenia albo braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Dzięki niemu podatnicy zostaną zwolnieni z obowiązku ich przechowywania i archiwizacji. W KSeF to administracja podatkowa zapewnia przechowywanie wprowadzonych za jego pośrednictwem dokumentów.

Dopuszczalne formy dokumentowania transakcji w okresie przejściowym

• faktur papierowych
• faktur elektronicznych (PDF, XML),
• faktur elektronicznych ustrukturyzowanych (tzn. faktur elektronicznych, wystawianych z użyciem Krajowego Systemu Faktur).

Faktury ustrukturyzowane będą dobrowolne co oznacza, że sprzedawca może zdecydować się z nich skorzystać a nabywca może zdecydować się odebrać taką fakturę poprzez potwierdzenie (ale nie musi).

Zalety stosowania KSeF przedstawiane przez Resort finansów

• Szybkość: podatnicy wybierający e-fakturę, otrzymają zwrot VAT o 1/3 szybciej – termin zwrotu skróci się dla nich o 20 dni, z 60 na 40.
• Bezpieczeństwo: faktura pozostanie w bazie danych MF i nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie konieczności wydawania jej duplikatów.
• Przyspieszenie obrotu: dzięki działaniu za pośrednictwem bazy ministerstwa, zawsze będziemy mieli pewność, że faktura trafiła do kontrahenta.
• Wygodę: e-faktury będą wydawane według jednego wzorca tak, że będą bardzo łatwe w użyciu.
• Standaryzację: wzajemne rozliczenia oraz księgowanie faktur w systemach FK stanie się dużo łatwiejsze.
• Mniej obowiązków: podatnik nie będzie musiał przechowywać faktur wystawionych w KSeF, ponieważ będą one przechowywane przez administrację przez okres 10 lat, a więc co do zasady w okresie, w którym większość zobowiązań podatkowych się przedawnia
• Mniej danych do przesłania: podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te będą dostępne dla organów podatkowych w KSeF, a zatem ich dodatkowe przesyłanie nie miałoby uzasadnienia.

Więcej informacji nt. e-faktur na stronie Ministerstwa Finansów: https://www.gov.pl/web/finanse/e-faktura-przyjeta-przez-rade-ministrow