Propozycja

Jak korzystać z platformy KSeF?

10 maj 2022, 14:44 Wtorek
Jak korzystać z platformy KSeF? limit_size

System e-Faktur umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Od 2022 roku KSeF funkcjonuje w obrocie gospodarczym jako jedna form dokumentowania transakcji wraz fakturami papierowymi oraz fakturami elektronicznymi. Jak zatem można korzystać z platformy udostępnionej przez Ministerstwo Finansów?

Uwierzytelnienie

Podatnik może skorzystać z platformy KSeF po wcześniejszym uwierzytelnieniu się w systemie. W przypadku podatników będących osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest automatycznie przypisane do osoby będącej podatnikiem. Tym samym osoba fizyczna nie musi nic zgłaszać.

W przypadku osób fizycznych można dokonać uwierzytelnienia poprzez, autoryzację podpisem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. W wyjątkowych przypadkach osoba nieposiadająca podpisu kwalifikowanego, który nie zawiera NIP lub PESEL, może dokonać rejestracji za pomocą tzw. odcisku palca podpisu za pomocą zawiadomienia ZAW–FA. Natomiast w  przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.

W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Wskazana osoba będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.

Przygotowywanie faktur sprzedażowych

Podatnik korzystający z KSeF musi się przygotować do wystawiania faktur sprzedażowych. W przypadku tych faktur proces składa się z następujących kroków:

  • przygotowanie merytoryczne faktury
  • przygotowanie techniczne faktury
  • autoryzacja użytkownika
  • wysyłka faktury do KSeF
  • walidacja faktury i jej przyjęcie do KSeF (można także dokonać odrzucenia)
  • nadanie numeru referencyjnego

Przygotowanie merytoryczne faktury obejmuje określenie wszystkich wymaganych i opcjonalnych pól schemy xsd. Przygotowanie techniczne faktury polega na przetworzeniu zbioru danych do postaci pliku xml zgodnego ze schemą xsd. W praktyce mamy więc do czynienia z pustym wzorem faktury, który wypełniamy. System wymusza  prawidłowe wpisywanie pól np. NIP. Tym samym system ma zestaw reguł walidacyjnych.  Po wypisaniu faktury następuje jej wysyłka. Faktura jest walidowana, przez system i dopiero później przyjęta. Może być ona także odrzucona. Co bardzo istotne, KSeF będzie nadawał fakturom numery referencyjne. Numer będzie wskazywał datę i godzinę jej przetworzenia przez KSeF.

Buforowanie faktur

Wysłanie faktury do systemu KSeF powoduje, że nie można już jej poprawić w inny sposób niż poprzez wystawienie faktury korygującej. Pewnym rozwiązaniem jest buforowanie faktur. Buforowanie to przygotowanie faktur przez automaty w rzeczywistym czasie, a następnie wysłanie do KSeF zestawu faktur przez użytkownika posiadającego uprawnienia, np. podpis elektroniczny. Taki sposób może uchronić przed błędami w fakturach.

Faktury zakupowe

Podatnicy będą mogli pobierać faktury zakupowe w postaci plików xml. Oznacza to, że do ich wygodnej analizy konieczne będzie ich zwizualizowanie w postaci obrazu w przeglądarce. Weryfikacja merytoryczna faktury zakupowej w przypadku faktur wystawianych w KSeF staje się istotna ze względu na to, że faktury te uznane są za wystawione i otrzymane w momencie nadania im numeru identyfikującego w KSeF.

W tym przypadku zakres danych będzie zgodny wyłącznie ze schemą xsd, a nie specyficznymi wymogami nabywcy. Tym samym np. na fakturze nie ma konieczności wpisywania numeru zamówienia, co obecnie jest bardzo częste. Jeżeli do faktury sprzedawca będzie przekazywał nabywcy załączniki, to zostaną one przekazane innym kanałem niż sama faktura (np. mailowo).
Ważne podkreślenia jest to, że w przypadku błędu w NIP będzie go można poprawić tylko poprzez wystawienie faktury korygującej do zera. Faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione. Tym samym podatnik będzie miał bardzo długi czas na uzyskanie do nich dostępu. Tak długi okres przechowywania na pewno jest niezwykle korzystny dla podatników.

Opinie naszych klientów

43 014
zadowolonych
klientów

BizIn.pl