Obowiązkowa e-Faktura - od kiedy?

Ministerstwo Finansów planuje wdrożenie od 2023 roku powszechnego i obowiązkowego fakturowania elektronicznego. Zgodę na obowiązkową e-fakturę w Polsce wydała 30 marca 2022 roku Komisja Europejska.  

E-faktury ustrukturyzowane i KSeF

Od 1 stycznia 2022 roku podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF jest dobrowolne, dostępne w postaci elektronicznej i papierowej.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF

Faktury są przechowywane i archiwizowane w systemie KSeF przez 10 lat. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych uprawnia podatnika do zwrotu VAT w skróconym o 1/3 terminie – z 60 do 40 dni.

Dostęp do KSeF

Uzyskanie dostępu do KSeF i wystawiania faktur ustrukturyzowanych odbywa się po uwierzytelnieniu podmiotów za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub Podpisu Zaufanego.

Przedsiębiorcy niebędący osobami fizycznymi, którzy nie mają pieczęci kwalifikowanej, mogą uzyskać dostęp do KSeF poprzez złożenie do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia ZAW-FA - o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF. W ten sposób wyznaczana jest osoba fizyczna, która będzie zarządzać uprawnieniami elektronicznie w systemie. 

Korzyści dla przedsiębiorców

Ministerstwo Finansów wskazało, że stosowanie e-faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF przynosi przedsiębiorcom, podatnikom VAT następujące korzyści:

• zmniejszenie kosztów – faktury są przechowywane i archiwizowane w systemie KSeF przez 10 lat, nie ma konieczności przechowywania faktur w odrębnych systemach IT przedsiębiorców
• usprawnienie obrotu gospodarczego – wprowadzenie jednego standardu faktury: zamiana dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe = cyfryzacja i automatyzacja obiegu faktur między podatnikami oraz księgowania faktur u podatników
• zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami oraz wzajemnych rozliczeń – wystawiona faktura będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, co wpłynie na automatyzację procesów księgowych
• brak duplikatu faktur – nie ma możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury
• wgląd w ścieżkę obiegu faktury – pewność, że dotarła do kontrahenta, stała dostępność kontrahenta do faktur w systemie KSeF
• zwiększenie bezpieczeństwa podatkowego nabywców towarów lub usług
• jeden stały format faktury z danymi ułożonymi w porządku określonym we wzorze faktury – zredukowanie pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych oraz oszczędność czasu pracowników firm
• wystawianie faktur ustrukturyzowanych uprawnia podatnika do zwrotu VAT w skróconym o 1/3 terminie – z 60 do 40 dni
• uproszczenie rozliczania faktur ustrukturyzowanych korygujących in minus: u wystawcy z chwilą jej wystawienia, a u nabywcy, jeśli wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych – z chwilą jej otrzymania w KSeF
• przedsiębiorca wystawiający faktury w KSeF nie musi przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te są automatycznie dostępne dla administracji w KSe