Aktualnie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest dobrowolne, jednakże z dniem 1 lipca 2024 roku system ten stanie się obowiązkowy dla czynnych podatników VAT. Podmioty gospodarcze, które są nievatowcami będą miały obowiązek użytkowania KSeF dopiero od 1 stycznia 2025 roku. W dzisiejszym artykule Bizin.pl odpowiadamy na pytanie w jaki sposób ustalana jest data wystawienia faktury w KSeF.
W myśl definicji faktury ustrukturyzowanej która zawarta jest w ustawie o VAT rozumieć należy przez fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, która posiada przydzielony numer identyfikujący tę fakturę w tym systemie. Faktura ustrukturyzowana posiada także wewnętrzną strukturę XML, w której każda pozycja faktury ma z góry przypisane pole w strukturze.
Zgodnie z ustawą o VAT faktura ustrukturyzowana zostaje uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Oznacza to, że data wygenerowania faktury w zewnętrznym systemie nie jest jednoznaczna z tym, że faktura została wystawiona.
Faktura VAT, która po dniu 30 czerwca 2024 roku nie zostanie wystawiona w KSeF, nie będzie stanowić dokumentu księgowego. Jednym z pól struktury XML faktury ustrukturyzowanej jest P_1, które dotyczy daty wystawienia faktury. Pole to musi być uzupełnione w momencie wysyłki faktury do KSeF.
Wysłanie faktury do KSeF nie jest zawsze jednoznaczne z tym, że faktura została wystawiona. Żeby dokument mógł być nazywany fakturą ustrukturyzowaną, musi posiadać specjalny numer identyfikujący w systemie KSeF. Numer ten nadawany jest przez KSeF w momencie przetworzenia dokumentu, co potwierdzane jest w formie dokumentu UPO, czyli urzędowego poświadczenia odbioru faktury.
W momencie gdy faktura zostanie odrzucona przez KSeF, wówczas nie jest uznawana za wystawioną. W takim przypadku należy poprawić dane na fakturze i zlecić jej wysyłkę ponownie. Po otrzymaniu UPO z KSeF data wystawienia faktury traktowana jest jako data ponownego zlecenia wysyłki już prawidłowej faktury.
Faktury należy wystawiać do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż. Oznacza to, że w sytuacji gdy wysyłka faktury zostanie zlecona w ostatnim dniu tego terminu, a z powodu błędów w strukturze XML nie zostanie przyjęta przez KSeF, podatnik może narazić się na konsekwencje związane z nierzetelnym wystawieniem faktury po terminie.
Również w przypadku gdy obowiązek podatkowy VAT powstaje na zasadach szczególnych, data wystawienia faktury w KSeF ma kluczowe znaczenie. Zgodnie z ustawą o VAT w określonych sytuacjach obowiązek podatkowy powstaje właśnie w dacie wystawienia faktury. Ta kwestia została poruszona w interpretacji indywidualnej wydanych w zakresie funkcjonowania KSeF z 14 czerwca 2022 roku w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że: „za dzień powstania obowiązku podatkowego z tytułu świadczonych przez Wnioskodawcę usług wynajmu obudów do wykopów ziemnych należy uznać dzień wystawienia faktury ustrukturyzowanej, tj. dzień jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur”.
Data wystawienia faktury w KSeF wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego. Co ważne, data wystawienia faktury nie zawsze jest jednoznaczna z datą wytworzenia faktury w zewnętrznym systemie. Dlatego też przedsiębiorcy powinni pilnować, czy posiadają UPO dla wysłanych do KSeF faktur.
System działa intuicyjnie i niezawodnie. Praca na nim to czysta przyjemność.
Bardzo intuicyjny oraz łatwy w obsłudze program. Rewelacyjna jest możliwość importowania dokumentów do biura rachunkowego.
Korzystam z programu od ponad rok i jestem bardzo zadowolony. Łatwa obsługa, dobrze działający interfejs. Polecam!
Bardzo prosty i przyjazny interfejs. I co najważniejsze wszystko jest online.
System posiada przyjazny i intuicyjny interfejs co sprawia, że jego obsługa jest bardzo prosta. Za niewygórowaną cenę mam dostęp do swoich faktur z każdego miejsca.
Polecam Bizin.pl. My używamy go jako narzędzie dla mobilnego przedstawiciela i sprawdza się. Często są wprowadzane zmiany na prośbę użytkownika - co jest bardzo pomocne :)
