Faktura VAT wystawiana do paragonu - co warto wiedzieć?

Zgodnie z ustawą o VAT podatnik ma obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przy zastosowaniu kas rejestrujących. Warto jednak pamiętać, że klient w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym miała miejsce dostawa towarów bądź wykonanie usługi lub też częściowa zapłata, ma prawo zażądać wystawienia faktury. Przedsiębiorca jest wówczas zobowiązany jest do wystawienia faktury do paragonu w terminie:

• do 15. dnia kolejnego miesiąca, w sytuacji, gdy zgłoszenie miało miejsce do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty;
• do 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dokonano transakcji lub otrzymano całość lub część zapłaty.

W myśl art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy

rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u sprzedawcy dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Oznacza to, że klient w chwili żądania wystawienia faktury do paragonu powinien zwrócić sprzedawcy wcześniej wystawiony paragon, wystawia on bowiem na jego postawie fakturę, której oryginał przekazywany jest klientowi.

Czasami zdarzają się sytuacje, że klient zgubi paragon bądź ulegnie on zniszczeniu. Nie wyklucza możliwości wystawienia faktury, ponieważ paragon nie jest jedynym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji. Jeżeli więc klient posiada np. potwierdzenie przelewu lub wydruk z terminala kart, może żądać wystawienia faktury. Sprzedawca powinien zidentyfikować transakcję na podstawie kopii paragonu z papierowej rolki kasy fiskalnej lub ewidencji sprzedaży (w przypadku, gdy korzysta z kasy z pamięcią elektroniczną). Na podstawie tych dokumentów zobligowany jest wystawić fakturę do paragonu, której oryginał przekazuje klientowi, a kopię wraz ze wszystkimi dokumentami potwierdzającymi dokonanie transakcji przechowuje w dokumentacji firmowej.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, niektórzy podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej mają możliwość skorzystania ze zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej.

Najczęściej występującym zwolnieniem jest zwolnienie z tytułu nieprzekroczenia w poprzednim roku limitu obrotu na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych, który wynosi 20 000 zł. Przedsiębiorcy korzystają również ze zwolnienia z tytułu sprzedaży wysyłkowej. Ponadto przedsiębiorcy mają możliwość skorzystania ze zwolnienia przedmiotowego, np. z tytułu świadczenia usług kurierskich, pocztowych, finansowych, ubezpieczeniowych.

Przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia z kasy fiskalnej w celu udokumentowania transakcji, mogą wystawiać paragony niefiskalne, które przekazują klientom. Może więc zdarzyć się sytuacja, że klient zażąda wystawienia faktury do paragonu niefiskalnego. Co do zasady, ma do tego takie samo prawo jak klient, który otrzymał paragon fiskalny. Przy czym sprzedawca nie ma obowiązku żądać zwrotu paragonu niefiskalnego od klienta, co za tym idzie, nie jest zobligowany podpinać paragonów pod wystawione faktury i przechowywać w dokumentacji firmowej.

W związku z obowiązkiem czynnych podatników VAT do comiesięcznej wysyłki Jednolitego Pliku Kontrolnego JPK_VAT pojawia się pytanie, czy faktury do paragonu powinny zostać ujęte w pliku. Od 2017 roku ustawowo został poszerzony zakres danych, które powinny pojawić się w Rejestrze VAT, o numer identyfikacji podatkowej - NIP.

Przedsiębiorcy, którzy wystawią faktury do paragonu na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, nie ewidencjonują dokonanej sprzedaży na podstawie łącznego raportu okresowego z kasy fiskalnej, a na podstawie wystawionej faktury. Dzięki temu, w pliku JPK_VAT wykazywana jest wystawiona faktura sprzedaży VAT. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku faktur do paragonu wystawionych na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej, ponieważ sprzedaż wystarczy ująć w Rejestrze VAT na podstawie łącznego raportu okresowego z kasy, a tym samym nie ma obowiązku wykazywania w pliku JPK_VAT wystawionej faktury do paragonu. Faktury do paragonu wystawione na rzecz firm należy wykazać w pliku JPK_VAT za okres, w którym miała miejsce sprzedaż, natomiast w przypadku osób prywatnych nie ma takiego obowiązku.

Podsumowując klient ma możliwość zwrócenia się do sprzedawcy z żądaniem wystawienia faktury do paragonu przed upływem 3 miesięcy, licząc od miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży lub otrzymania zapłaty. W takiej sytuacji przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury do paragonu również, gdy nabywca nie posiada oryginału paragonu lub posłuży się paragonem niefiskalnym.