Czym jest faktura końcowa i jakie elementy musi zawierać?

fot. pixaby.com/CC creative commons

Faktura końcowa jest to dokument który zamyka zamówienie. Żeby prawidłowo ją rozliczyć na gruncie podatku PIT i VAT należy wiedzieć, jakie powinna spełniać wymagania formalne i kiedy powstaje obowiązek podatkowy. W dzisiejszym artykule Bizin.pl przedstawiamy wszystkie informacje na temat faktury końcowej. 

Kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową oraz końcową

Zgodnie z ustawą o VAT przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową, czyli fakturę dokumentującą otrzymanie całości lub części zapłaty, przed dokonaniem sprzedaży, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje w dniu wystawienia faktury, i są to transakcje dotyczące:

• dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
• świadczenia usług:
• telekomunikacyjnych,
• najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
• ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
• stałej obsługi prawnej i biurowej,
• dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Jakie elementy musi posiadać faktura końcowa

Faktura końcowa musi posiadać stałe elementy zwykłej faktury VAT. Do tych elementów należą:

• data wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
• otrzymaną kwotę zapłaty;
• kwotę podatku 
• dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ilość (liczbę) zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.

Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze końcowej sumę wartości towarów lub usług należy pomniejszyć o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Faktura końcowa powinna zatem zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Jak rozliczyć fakturę końcową

W myśl ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, czyli wpłaty zaliczki w odniesieniu do otrzymanej kwoty. W tej dacie należy wykazać transakcję w rejestrze VAT sprzedaży sprzedawcy, a w dacie otrzymania faktury zaliczkowej w rejestrze VAT zakupu u nabywcy. Otrzymanie zaliczki nie powoduje powstania obowiązku podatkowego na gruncie PIT, ponieważ w myśl ustawy o PIT do przychodów nie zalicza się pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych.

Faktura końcowa jest dokumentem pozwalającym na rozliczenie transakcji pod względem podatku dochodowego, zatem należy ją ujmować w pełnej wysokości kwoty netto zamówienia. Jeżeli jednak faktura została wystawiona jedynie dla celów porządkowych – podsumowania transakcji i uporządkowania dokumentacji, a wcześniej wystawione faktury zaliczkowe rozliczały całą wartość transakcji – to w takim wypadku faktury końcowej nie należy już ujmować w KPiR. Ostatnia faktura zaliczkowa jest podstawą do ujęcia pełnej kwoty netto w KPiR w dacie realizacji zamówienia.