Czy można ująć wydatek jako koszt bez faktury?

fot. pixaby.com/CC creative commons

Podstawowym dokumentem księgowym jest faktura VAT. Na podstawie informacji na niej zawartych dochodzi do księgowania wydatku w kosztach uzyskania przychodów. W dzisiejszym artykule Bizin.pl zastanowimy się czy brak faktury powoduje utratę prawa do ujęcia poniesionego wydatku w kosztach prowadzonej firmy. 

Co to jest koszt podatkowy?

Definicja kosztu podatkowego zawarta jest w ustawie o PIT. Zgodnie z nią kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem niektórych rodzajów kosztów zawartych w art. 23 tejże ustawy. 
Żeby wydatek został zakwalifikowany jako koszt podatkowy, muszą zaistnieć łącznie przesłanki takie jak:

• koszt został poniesiony przez podatnika;
• koszt jest definitywny i bezzwrotny;
• koszt pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
• koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;
• koszt nie jest wymieniony w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT;
• koszt jest właściwie udokumentowany.

Podstawowym warunkiem jest wykazanie istnienia związku przyczynowo- skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a prowadzoną działalnością gospodarczą. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Dokumentowanie wydatków

Każdy wydatek dla celów dowodowych powinien być prawidłowo udokumentowany. Zgodnie z ustawą o PIT w przypadku przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Wynika z tego, że podstawą do ujęcia kosztu jest faktura lub inny dowód wówczas, gdy nie ma faktur.

Należy również pamiętać, że o uznaniu danego wydatku za koszt decydują wyłącznie przepisy prawa podatkowego, które zawierają w swojej treści definicję tego pojęcia i które w sposób wyraźny zostały określone w ustawie PIT lub CIT.

Ujęcie wydatków w kosztach bez faktury 

Na gruncie prawa podatkowego obowiązuje zasada otwartego katalogu środków dowodowych. Zgodnie z Ordynacją podatkową dowodem może być wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Oznacza to, że wydatek może zostać udokumentowany również w inny sposób niż za pomocą faktury.

Podstawowym dokumentem księgowym istniejącym w obrocie gospodarczym jest faktura, to jednak trwały brak faktury nie wyklucza w sposób definitywny prawa do ujęcia wydatku w kosztach podatkowych.