Co to jest faktura zaliczka i kiedy można ją wystawić?

fot. pixaby.com/CC creative commons

Faktura zaliczkowa zwykle wykorzystywana jest przy kosztownych przedsięwzięciach, w celu pozyskania części środków na jego wykonanie. Jeżeli zamówienie wykonane jest zgodnie z postanowieniami, zaliczka zostaje rozliczona w cenie towaru bądź usługi. Kto i kiedy może wystawić taką fakturę? Odpowiedź na to pytanie w dzisiejszym artykule Bizin.pl. 

Co to jest faktura zaliczkowa?

W obrocie prawnym przyjmuje się, że faktura zaliczkowa to faktura dokumentująca otrzymanie przez podatnika VAT całości lub części zapłaty przed dokonaniem określonych czynności podlegających opodatkowaniu VAT.

Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej

Zgodnie z ustawą o VAT podatnik ma obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej jeżeli otrzymał część zapłaty np. w formie zaliczki, zadatku, przedpłaty od nabywcy, przed dokonaniem:

• sprzedaży
• dostawy towarów lub wykonania usługi
• wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, z wyjątkiem sytuacji, w której podatnik korzysta z tzw. procedury unijnej dotyczącej dostaw towarów i świadczenia niektórych ustaw.

Podatnik nie ma natomiast obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku .

Faktura zaliczkowa – kiedy nie można wystawić 

Zgodnie z ustawą VAT podatnik VAT nie może wystawić faktury zaliczkowej, gdy otrzyma całość, lub część zapłaty z tytułu:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
• dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
• świadczenia usług telekomunikacyjnych
• świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze
•  świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia
• świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej
• świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Jakie dane musi zawierać faktura zaliczkowa 

Zgodnie z ustawą o VAT faktura zaliczkowa powinna zawierać następujące dane:

• datę wystawienia
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
• otrzymaną kwotę zapłaty
• kwotę podatku 
• dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.

Na fakturach zaliczkowych umieszczać trzeba również wymagane adnotacje takie jak: „metoda kasowa”, „odwrotne obciążenie”, „mechanizm podzielonej płatności” itd.

Jaki jest termin wystawienia faktury zaliczkowej

Fakturę zaliczkową podatnik VAT musi wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał całość lub część zapłaty oraz nie wcześniej niż 60. dnia przed otrzymaniem całości lub części zapłaty na poczet przyszłej dostawy towaru lub przyszłego wykonania usługi.

Faktura końcowa wystawiona po fakturze zaliczkowej

Fakturę końcową można wystawić po zakończeniu transakcji, gdy uiszczona zaliczka nie wynosiła pełnej zapłaty za dane zamówienie. Nie trzeba wystawiać faktury końcowej, gdy wystawiona faktura zaliczkowa została wystawiona na całą zapłatę.
Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi (fakturze końcowej) sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Faktura końcowa powinna również zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.