System Bizin.pl został wyposażony w nową funkcjonalność która umożliwia integrację z usługą Google Drive. W artykule przedstawiamy kompletny poradnik jak korzystać z nowej usługi.
Integracja umożliwia przypisywanie plików przechowywanych w chmurze Google do różnych obiektów w systemie Bizin. Integracja pozwala z poziomu aplikacji na przeglądanie całej struktury plików. Dodatkowo można tworzyć katalogi oraz dodawać nowe pliki a następnie poprzez wskazanie jednego lub kilku dodać do karty kontrahenta czy przypisać je do dokumentu sprzedaży. Całość dostępna jest w postaci prostego menadżera.
Na samym początku należy pamiętać aby poprawnie skonfigurować połączenie systemu Bizin.pl z usługą Google Drive. Poradnik krok po kroku dostępny jest pod tym adresem: "Integracja Bizin.pl z Google Drive" .
W głównym oknie aplikacji należy przejść do zakładki „Kontrahenci”, a następnie z listy wybieramy dowolnego kontrahenta. W karcie podglądu kontrahenta wybieramy zakładkę „Pliki” i wciskamy ikonę „Google Drive” w dolnym prawym rogu.
W kontenerze „Dodawanie plików” można dodawać pliki które zostaną umieszczone na dysku Google w folderze przypisanym do wybranego kontrahenta . Żeby to zrobić należy przeciągnąć zaznaczone na komputerze pliki w pole „Przeciągnij pliki tutaj” lub kliknąć w to pole a pojawi się okno wyboru plików.
Po wybraniu plików są one dostępne poniżej pola wyboru. W każdej chwili można zrezygnować z wyboru pliku klikając na niebieski przycisk z nazwą wybranego pliku.
Aby wysłać pliki do usługi chmurowej kliknij zielony przycisk "Dodaj".
Po poprawnym przesłaniu plików będę one widoczne w panelu kontrahenta w zakładce „Pliki”.
Podobnie jak dla plików związanych z kontrahentem dla dokumentów sprzedaży również można tworzyć powiązania do plików z usługi Google Drive. Żeby to zrobić z głównego menu należy wybierać zakładkę „Rejestr sprzedaży”, następnie wybieramy fakturę sprzedaży i będąc w widoku „Specyfika dokumentu: Faktura” wciskamy przycisk „Edytuj”.
Następnie przechodzimy do zakładki „Pliki” gdzie możemy dodać nowe pliki i podejrzeć na liście pliki powiązane z dokumentem sprzedażowym.
Z poziomu wykazu plików można podejrzeć zawartość pliku, pobrać go na komputer, usunąć z powiązanie pliku z dokumentem oraz usunąć całkowicie z dysku Google.
Podczas edycji dokumentów kosztowych i zamówień również można tworzyć powiązania i wykorzystywać pliki znajdujące się w zasobach chmury Google Drive. Mechanizm działania jest tożsamy jak w przypadku plików kontrahentów oraz dokumentów przychodowych.
Manager plików może zakładać nowe katalogi w trybie automatycznym oraz w sposób ręczny z użyciem formularza dodawania.
Automatyczne dodawanie folderów odbywa się w przypadku gdy system BizIn wywołuje storage picker w kontekście danej funkcjonalności i oczekuje takiej struktury katalogów, parametry kontekstu definiowane są przez system BizIn. Wówczas zakładana jest wymagana struktura katalogowa a bieżącym folderem zostaje ostatni z kontekstu.
Ręczne dodawanie folderu odbywa się za pośrednictwem formularza kontaktowego w kontekście katalogu w którym użytkownik obecnie się znajduje. Aby dodać katalog przechodzimy do zakładki "Zarządzanie plikami" i nad tabelą listy plików szukamy ikony plus "(+)" w zielonym kolorze.
Nastąpi wywołanie formularza dodawania folderu.
Po kliknięciu przycisku "Dodaj folder" nastąpi dodanie folderu a system wyświetli stosowny komunikat. Ikona folderu posiada symbol ludzika co oznacza że dodany folder został udostępniony i pliki znajdujące się wewnątrz folderu mogą być udostępniane oczywiście tylko za pośrednictwem linków z unikatowym identyfikatorem pliku.
Domyślnie pliki i katalogi tworzone w usłudze Google Drive nie mają ustawień udostępniania i może je podglądać jedynie właściciel konta. Manager plików sprawdza uprawnienia do udostępniania katalogu w którym użytkownik się znajduje i pokazuje to w pasku w postaci:
Żeby włączyć udostępnianie plików należy kliknąć nazwę folderu podkreśloną na czerwono, po czym w komunikacie pytającym czy zmienić wybrany katalog na publiczny wciskamy przycisk „Tak”.
Jeśli folder nie będzie udostępniony wówczas w przypadku obsługi procesów takich jak wysyłka mailem linku lub wystawienie strony z linkiem pobierania nie pozwoli na pobranie i odczytanie pliku przez kontrahenta Klienta systemu Bizin.
Manager plików umożliwia usunięcie wszystkich plików które można dodać za pomocą formularza dodawania plików. Nie można natomiast usuwać katalogów ani dokumentów Google. Żeby usunąć plik należy kliknąć ikonę kosza w kolumnie akcja wybranego pliku.
Funkcjonalność integracji z Google Drive była długo oczekiwaną funkcją której potrzebę zgłaszali użytkownicy systemu. Posiadanie dodatkowej informacji o zdarzeniu biznesowym w systemie z możliwością powiązania danych z innych zdarzeń znacznie poprawia ich czytelność i zrozumienie. Funkcjonalność umożliwi również na łatwą lokalizację i korektę błędów w uzupełnianiu dokumentów mając pod ręką w zakładce „Pliki” oryginały dokumentów w postaci linków z usługi Google Drive.
Widać, że system dynamicznie się zmienia i obrasta w coraz to nowe funkcjonalności zachowując przejrzysty i czytelny interfejs. Zrezygnowaliśmy z tradycyjnego programu do fakturowania i nie żałujemy decyzji.
Bardzo prosty i przyjazny interfejs. I co najważniejsze wszystko jest online.
System działa intuicyjnie i niezawodnie. Praca na nim to czysta przyjemność.
Jestem bardzo zadowolona z usług. Czysto, jasno, przejrzyście i bezproblemowo.
Korzystam z programu od ponad rok i jestem bardzo zadowolony. Łatwa obsługa, dobrze działający interfejs. Polecam!
Prosty, łatwy i przyjazny system z dostępem z każdego urządzenia (telefon, tablet, komputer). Nie martwię się o przechowywanie danych.
