Zasady działania KSeF w trybie awaryjnym - najważniejsze informacje

Z dniem 1 lutego 2026 roku zaczną obowiązywać nowe przepisy, które wprowadzą obowiązek wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych i korzystania z KSeF, także w sytuacjach, gdy wystąpi tzw. tryb awaryjny systemu. W dzisiejszym artykule Bizin.pl wyjaśniamy, jak będą wyglądały nowe regulacje oraz co powinien zrobić podatnik w razie awarii systemu. 

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

KSeF to centralny system teleinformatyczny, prowadzony przez Szefa KAS, który służy do przesyłania, odbierania i archiwizowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Zgodnie z nowelizacją od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie firmy, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż przekraczającą 200 mln zł (łącznie z VAT), od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek ten zostanie rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców. Do tego czasu korzystanie z KSeF jest dobrowolne – od początku 2022 r. podatnicy mogą z niego korzystać, ale nadal mogą też wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza systemem.

Jak dowiedzieć się o awarii?

Zgodnie z art. 106ne Minister finansów ogłasza rozpoczęcie i zakończenie awarii KSeF w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) oraz za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego. Jeśli z jakiegoś powodu nie da się zamieścić ogłoszenia w tych miejscach, informacja o awarii może być przekazana przez media publiczne. 

Jak wystawiać faktury podczas awarii?

Art. 106nf przewiduje, że w czasie awarii podatnik:

• wystawia fakturę w formie elektronicznej,
• udostępnia ją nabywcy w sposób z nim uzgodniony,
• oznacza fakturę specjalnym kodem, który pozwala zweryfikować dane z faktury, potwierdza jej autentyczność i integralność oraz umożliwia jej późniejsze powiązanie z KSeF.

Po zakończeniu awarii podatnik ma 7 dni roboczych, by przesłać wszystkie wystawione w tym czasie faktury do KSeF, aby system nadał im identyfikatory.

Daty wystawienia i otrzymania faktury w trybie awaryjnym

Zgodnie z przepisami datą wystawienia faktury jest data wpisana przez podatnika na dokumencie natomiast datą otrzymania w Polsce jest data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę, chyba że numer z KSeF został nadany później – wtedy obowiązuje ta późniejsza data. W przypadku kontrahenta zagranicznego – liczy się data faktycznego otrzymania faktury.

Co jeśli faktura zaginie lub zostanie zniszczona?

Jeśli faktura wystawiona w czasie awarii zaginie lub ulegnie zniszczeniu, podatnik:

• ponownie udostępnia fakturę na prośbę nabywcy (jeśli jeszcze nie została przesłana do KSeF),
• wystawia duplikat zgodnie z danymi z faktury posiadanej przez nabywcę. W takim przypadku dokument może zawierać słowo „DUPLIKAT” oraz aktualną datę wystawienia.

Te same zasady dotyczą również faktur korygujących wystawianych w czasie awarii.

Kary za naruszenia przepisów o KSeF

Nowe przepisy przewidują także sankcje finansowe (art. 106ni ustawy o VAT). Naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na podatnika karę, jeśli ten:

• nie wystawił faktury przez KSeF, mimo obowiązku,
• wystawił fakturę w trybie awaryjnym niezgodnie z obowiązującym wzorem,
• nie przesłał faktur do KSeF w terminie po awarii.

Wysokość kary wynosi do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. Jeśli na fakturze nie ma VAT – do 18,7% całkowitej wartości brutto faktury.

Kary te stanowią dochód budżetu państwa i należy je zapłacić w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji.