Jakie są niezbędne warunki do przesyłania faktury drogą mailową?

Faktura jest najczęstszym dokumentem świadczącym o dokonaniu transakcji. Wystawianie faktur może przybrać formę papierową lub elektroniczną. Pojawia się pytanie czy faktura może być przesłana do kontrahenta drogą mailową? Odpowiedź na to pytanie w dzisiejszym artykule Bizin.pl

Warunki przesyłania mailem faktur 

Faktura jest dokumentem potwierdzającym dokonanie określonej czynności objętej zakresem opodatkowania podatkiem VAT. Może ona przybrać formę zarówno papierową, ale również elektroniczną. Zgodnie z definicją zawartą w ustawie o VAT poprzez fakturę elektroniczną należy rozumieć fakturę wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Oznacza to, że za fakturę elektroniczną można uznać każdy dokument zawierający elementy istotne określone w art. 106e ustawy o VAT, który ma formę pliku elektronicznego np. PDF.

Dyrektor KIS w interpretacji z 30 lipca 2020 roku stwierdził, że wysłanie faktury w formacie PDF na wskazany przez nabywcę adres e-mail, zgodnie z jego żądaniem oznacza, że dokument został nabywcy udostępniony i w odniesieniu do faktury elektronicznej świadczy o tym, że wypełniony został warunek wydania faktury nabywcy. Dopuszczalne jest zatem przesyłanie faktur w wiadomości mailowej, z tym, że należy mieć na uwadze treść art. 106n ustawy o VAT. Przepis ten stanowi, że stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Akceptacja powinna być wyrażona w postaci złożonego oświadczenia, w drodze podpisania umowy czy też poprzez akceptację regulaminu. 

KSEF - wystawianie e-faktur 

Wraz z początkiem 2022 roku wprowadzona została możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych czyli tzw. E-faktur. Na chwilę obecną wystawienie takich faktury jest dobrowolne, jednakże zgodnie z projektem ustawodawcy od 1 stycznia 2023 roku ma to być system obowiązkowy. Zgodnie z ustawą o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Krajowy System e-Faktur jest prowadzony przez Szefa KAS i służy do wystawiania, odbierania, przechowywania oraz przesyłania e-faktur. Faktura ustrukturyzowana może być wystawiona poprzez system KSEF jednakże w sytuacji, gdy odbiorca nie wyrazi zgody na otrzymanie faktury poprzez system faktura taka będzie przekazana nabywcy w sposób tradycyjny - drogą pocztową lub elektroniczną.

Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać:

• podatnik;
• podmioty wskazane przez podatnika;
• podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT
• osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu;
• podmioty inne niż wymienione w pkt 1-5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.

Nie każdy dokument może zostać wystawiony i przesłany poprzez KSEF. System nie obejmuje not korygujących, faktur VAT RR, faktury pro forma oraz faktur wystawianych przy użyciu kasy rejestrującej. Nadanie lub odebranie uprawnień do korzystania z KSEF dla danej osoby odbywa się poprzez złożenie do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia ZAW-FA. Z takiego nadania będą korzystać podatnicy inni niż osoby fizyczne, które muszą wyznaczyć osobę upoważnioną do wystawiania i odbierania e-faktur. Obowiązek składania zawiadomienia nie dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Mogą one automatycznie korzystać z systemu, autoryzując się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.