Przechowywanie przez przedsiębiorcę dokumentacji firmy należy do jednego z jego najważniejszych obowiązków. Przez jaki okres czasu należy przechowywać poszczególne grupy dowodów, tak aby nie zniszczyć czegoś, co jeszcze może być potrzebne podczas ewentualnej kontroli. Odpowiedź na to pytanie w dzisiejszym artykule Bizin.pl
Zgodnie z Ordynacją podatkową podatnicy którzy zobowiązani są do prowadzenia ksiąg podatkowych muszą przechowywać księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.
Do tego typu dokumentów można zaliczyć księgę przychodów i rozchodów oraz ewidencję przychodów. Dodatkowo przechowywanie dokumentów firmowych związanych z księgowością firmy obejmuje:
Jak wynika z Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dzięki ujednoliceniu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych przechowywanie dokumentów firmowych nie jest zależne m.in. od poszczególnych dat wystawienia, ale łączy się je w poszczególne lata podatkowe.
Drugą grupą dokumentów istotnych z punktu widzenia przechowywania są dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z ZUS. Kwestia ta została uregulowana ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych.
Zgodnie z ustawą kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Termin ten dotyczy deklaracji ZUS przekazanych począwszy od 1 stycznia 2012 roku. Dla deklaracji ZUS przekazanych do 31 grudnia 2011 roku obowiązuje poprzedni termin przechowania dokumentów wynoszący 10 lat.
Obowiązek przechowywania dokumentacji kadrowej wynika bezpośrednio z Kodeksu pracy. Zgodnie z nim obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentów firmowych związanych ze stosunkiem pracy (np. imienne listy płac, karty ewidencji czasu pracy, karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego) oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
W myśl ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek musi przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
W myśl ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach okres przechowywania pozostałych dokumentów pracowniczych wynosi 50 lat.
Zobacz także
Tagi artykułu
Opinie naszych klientów
System działa intuicyjnie i niezawodnie. Praca na nim to czysta przyjemność.
Prosty, łatwy i przyjazny system z dostępem z każdego urządzenia (telefon, tablet, komputer). Nie martwię się o przechowywanie danych.
Widać, że system dynamicznie się zmienia i obrasta w coraz to nowe funkcjonalności zachowując przejrzysty i czytelny interfejs. Zrezygnowaliśmy z tradycyjnego programu do fakturowania i nie żałujemy decyzji.
Korzystam z programu od ponad rok i jestem bardzo zadowolony. Łatwa obsługa, dobrze działający interfejs. Polecam!
Prosty w obsłudze, wszędzie dostępny. Posiada wszystkie niezbędne funkcje do prowadzenia firmy. Wystawiaj, pobieraj, wysyłaj, generuj - wszystko po jednym kliknięciu jest w systemie Bizin.pl. Intuicyjny interfejs pozwala w łatwy sposób zadbać o dokumenty w firmie.
Wiele rozbudowanych funkcjonalności oraz dostęp z każdego miejsca i o każdej porze – super.
48 694
zadowolonych
klientów
