Jak prawidłowo rozliczać koszty paliwa w działalności gospodarczej?

fot. pixaby.com/CC creative commons

Sposób w jaki rozliczane są koszty związane z samochodem osobowym w firmie uzależniony jest od sposobu jego użytkowania. W zależności od tego rozliczenie kosztów paliwa może się różnić pod względem podatku dochodowego oraz VAT. Jak zatem poprawnie rozliczać wydatki na paliwo w kosztach firmowych? Odpowiedź na to pytanie w dzisiejszym artykule Bizin.pl

Odliczenie VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego

W sytuacji gdy przedsiębiorca użytkuje w działalności samochód osobowy, musi zwrócić uwagę na przepisy dotyczące zasad odliczenia podatku VAT od jego nabycia oraz wydatków eksploatacyjnych.

Odliczenie 100% VAT

Przedsiębiorca który jest czynnym podatnikiem VAT może odliczyć 100% VAT od nabycia samochodu osobowego, a także wydatków związanych z jego użytkowaniem, jeżeli samochód będzie użytkowany jedynie do realizacji zadań firmowych. Ten fakt musi być odpowiednio potwierdzony zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Przedsiębiorca w takiej sytuacji musi:

• zgłosić użytek samochodu osobowego w urzędzie skarbowym na druku VAT-26
• prowadzić kilometrówkę dla celów podatku VAT
• wprowadzić regulamin użytkowania samochodu w firmie

Odliczenie 50%  VAT

W sytuacji gdy przedsiębiorca przewiduje użytkowanie auta również w celach prywatnych, wówczas powinien zdecydować się na 50% odliczenie VAT. Tego sposobu odliczenia przedsiębiorca nie musi w żaden sposób zgłaszać w urzędzie oraz nie musi prowadzić żadnych dodatkowych ewidencji. W takiej sytuacji podatnik może odliczyć 50% VAT, natomiast do kosztów zakwalifikować 75% wartości netto z faktury powiększonej o 50% nieodliczonego podatku VAT.

Rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego zakwalifikowanego jako środek trwały

Jeżeli samochód osobowy:

• jest kompletny i zdatny do użytku
• przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż 1 rok
• stanowi własność lub współwłasność podatnika
• będzie użytkowany na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu
• wartość początkowa przekracza 10.000 zł

musi zostać zakwalifikowany jako środek trwały firmy, poprzez wprowadzenie go do kartoteki środków trwałych i amortyzując go w czasie. Rozliczenie kosztów paliwa i innych wydatków eksploatacyjnych samochodu osobowego wykorzystywanego prywatnie jak i służbowo podlega wówczas ujęciu w kolumnie 13 KPiR w 75% ich wartości. Żeby móc odliczać 100% kosztów od wydatków związanych z samochodem który jest środkiem trwałym w firmie przedsiębiorca musi wykluczyć użytek prywatny samochodu oraz prowadzić szczegółową ewidencje pojazdu dla podatku VAT oraz osobną dla podatku dochodowego.

Rozliczenie kosztów paliwa prywatnego samochodu w działalności gospodarczej

Nowelizacja ustawy o PIT zniosła z podatników wykorzystujących w działalności gospodarczej prywatny samochód osobowy konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów podatku dochodowego.  Rozliczenie kosztów paliwa prywatnego samochodu osobowego przedsiębiorcy jest możliwe w wysokości 20% wartości wydatku, bez względu na ilość przejechanych kilometrów w ramach działalności.

Leasing - rozliczenie kosztów paliwa

W przypadku samochodów osobowych branych przez przedsiębiorców w leasing, rozliczenie kosztów paliwa następuje w kosztach uzyskania przychodów w 75% ich wartości w przypadku gdy pojazd użytkowany jest zarówno na potrzeby firmy jak i do celów prywatnych.
W przypadku pojazdu firmowego istnieje możliwość ujęcia w kosztach 100% wartości wydatku eksploatacyjnego, jeżeli użytkowanie danego samochodu występuje jedynie na potrzeby prowadzonej działalność gospodarczej. Czynni podatnicy VAT zobowiązani są tutaj do prowadzenia kilometrówki dla celów VAT oraz zgłoszenia danego pojazdu w urzędzie na druku VAT-26.