Ile należy przechowywać paragony fiskalne?

Przedsiębiorcy prowadzący własną działalność gospodarczą zawierają transakcje zarówno z innymi firmami jak również z osobami prywatnymi. W pierwszym przypadku wystawiana jest faktura, natomiast w drugim powinien zostać wystawiony paragon fiskalny. Ile zatem lat należy przechowywać paragony fiskalne, na wypadek ewentualnej kontroli? 

Ile należy przechowywać paragony fiskalne

Każda sprzedaż na rzecz osób prywatnych co do zasady powinna zostać obowiązkowo nabita na kasie fiskalnej. Wyjątkiem są sytuacje, gdy sprzedawca korzysta ze zwolnienia z kasy:

• podmiotowego ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotu ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych
• przedmiotowego ze względu na rodzaj prowadzonej działalności.

Dodatkowo w § 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 28 grudnia 2018 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących został wskazany katalog czynności, których sprzedaż powinna zostać bezwzględnie zarejestrowana na kasie fiskalnej. Paragony fiskalne bezsprzecznie wchodzą w skład dowodów księgowych, ponieważ dokumentują transakcję sprzedaży zawartą pomiędzy firmą a osobą prywatną w sytuacji, gdy sprzedawca nie korzysta ze zwolnienia z kasy.

Paragon fiskalny zawiera podstawowe dane dotyczące zawartej transakcji m.in.:

• nazwę sprzedawcy i jego NIP
• datę oraz godzinę sprzedaży
• nazwę towaru/usługi
• kwoty podatków według poszczególnych stawek
• łączną kwotę podatku
• kwotę należności

Zgodnie z § 19 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, przedsiębiorcy dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych lub raportów miesięcznych. W związku z tym przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania paragonów okres 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Obowiązek przechowywania paragonów w wersji papierowej

Dokumenty fiskalne powinny być zabezpieczone przed uszkodzeniem bądź całkowitym zniszczeniem oraz przechowywane w sposób uniemożliwiający ich modyfikację. Przepisy nie nakładają na przedsiębiorców obowiązku przechowywania paragonów lub raportów okresowych w formie papierowej. Warunkiem jest jednak posiadanie kasy fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii paragonów, która umożliwia dostęp do wystawionego paragonu bez zbędnej zwłoki.

Elektroniczna kopia paragonów 

Od stycznia 2020 roku niektóre branże są zobowiązane do wprowadzenia kas fiskalnych online. Jest to narzędzie służące do uszczelnienia systemu podatkowego VAT w Polsce. Kasy fiskalne online są wyposażone w funkcję umożliwiającą przekazywanie danych do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Obowiązek wymiany dotychczasowych kas fiskalnych na nowe kasy fiskalne online dotyczy działalności świadczących usługi:

• od 1 stycznia 2020 r. – naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów oraz sprzedaż paliw (benzyna, olej napędowy, gaz)
• od 1 stycznia 2021 r. – w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania i stacjonarne placówki gastronomiczne (w tym również usługi świadczone sezonowo), działalności zajmujące się sprzedażą węgla, brykietu i podobnych paliw stałych przeznaczonych do celów opałowych
• od 1 lipca 2021 r. - fryzjerskie, kosmetyczne, kosmetologiczne, budowlane, prawnicze, a także opiekę medyczną świadczoną przez lekarzy i lekarzy dentystów

Od momentu wymiany w firmie dotychczasowej kasy fiskalnej na kasę fiskalną online przedsiębiorców nie dotyczy obowiązek przechowywania paragonów fiskalnych, ponieważ wszystkie dane dotyczące zarejestrowanej sprzedaży są przesyłane bezpośrednio do KAS i dostępne dla organów kontroli w Centralnym Repozytorium Kas.