Czy faktura wystawiona na osobę fizyczną musi posiadać PESEL?

Przedsiębiorca dokonujący sprzedaży na rzecz osoby prywatnej ma co do zasady obowiązek wystawienia faktury na jej żądanie. Powinność ta występuje przez okres trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Czy faktura na rzecz osoby prywatnej nieprowadzącej działalności gospodarczej powinna zawierać numer PESEL nabywcy?

Jakie dane powinna zawierać faktura na rzecz osoby prywatnej 

Zakres danych znajdujących się na fakturze wystawionej dla osoby prywatnej co do zasady nie różni się niczym od danych wymaganych dla faktur wystawianych w relacjach firma – firma. Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT standardowa faktura VAT powinna zawierać takie dane jak:

• data wystawiania faktury
• kolejny numer faktury (zgodnie z przyjętą serią numeracji)
• nazwa i adres sprzedawcy oraz nabywcy
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, czyli NIP sprzedawcy, a w danym państwie członkowskim dodatkowo zawierający dwuliterowy kod oznaczający pochodzenie z kraju
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź data otrzymania zapłaty, o ile jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
• nazwa towaru/usługi
• miara i ilość sprzedanych towarów/usług
• cena jednostkowa netto (bez VAT)
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
• wartość netto wszystkich sprzedawanych towarów/usług
• stawka podatku VAT
• suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
• kwotę należności ogółem (wartość brutto)

Sprzedaż na kasie a faktura na rzecz osoby prywatnej

Ewidencjonując sprzedaż na kasie, w przypadku gdy nabywcą jest firma, dokumentem potwierdzającym sprzedaż pozostaje faktura VAT i nie ma obowiązku wystawiania paragonu w celu udokumentowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Odmiennie wygląda sprzedaż na rzecz osób prywatnych, ponieważ transakcja powinna być nabita na kasie fiskalnej. W sytuacji gdy klient zwróci się o wystawienie faktury w terminie trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty, to co do zasady należy dodatkowo wystawić fakturę do paragonu. Po tym terminie wystawienie faktury jest dobrowolne i zależy od woli sprzedającego.

Zgodnie z art. 106i ust. 6 ustawy o VAT podatnik ma obowiązek wystawić fakturę do paragonu na żądanie klienta w terminie:

• do 15. dnia kolejnego miesiąca – jeżeli żądanie ma miejsce przed upływem końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty;
• nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

W przypadku czynnych podatników VAT wystawiane faktury do paragonu ujmowane są tylko w części ewidencyjnej struktury JPK_V7 z oznaczeniem FP, nie zwiększając kwoty przychodu i podatku VAT należnego. Przychód zaewidencjonowany na kasie należy ująć w pełnej kwocie wynikającej z raportu kasowego.

Numer nabywcy na potrzeby podatku - a osoba prywatna

W przypadku wystawiania faktur na rzecz osób prywatnych nie ma obowiązku umieszczania na nich ani numeru PESEL, ani numeru NIP. Jeśli chodzi o podmioty prowadzące działalność gospodarczą i będące podatnikami VAT, z nadanymi numerami NIP, trzeba uznać je za identyfikator podatkowy nabywcy, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT. NIP zatem z pewnością nie jest identyfikatorem, który należałoby umieszczać na fakturach dla osób prywatnych (mimo że część z nich i tak go posiada).

Kolejnym identyfikatorem podatkowym jest PESEL i to właśnie z niego korzystają osoby prywatne nieprowadzące działalności oraz niebędące podatnikami VAT. Co ważne, osoba fizyczna nieprowadząca działalności nie jest podatnikiem w myśl przepisów ustawy o VAT, więc regulacje mówiące o obowiązku umieszczenia identyfikatora podatkowego przez podatników nie mają zastosowania do osób prywatnych.

Ustawa o VAT oraz rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur nie zawiera oddzielnych przepisów nakazujących umieszczanie numeru PESEL na fakturach wystawianych osobom prywatnym. W konsekwencji, fakturując sprzedaż towarów lub usług na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, przedsiębiorcy nie mają obowiązku podawania jej numeru NIP lub PESEL, przy czym nie jest to zabronione.