Czy faktura VAT bez podpisu jest zgodna z prawem?

fot. pixaby.com/CC creative commons

Obecnie w polskim obiegu gospodarczym można spotkać faktury niepodpisane oraz takie które zawierają podpisy oraz pieczątki obu stron transakcji. Czy posiadane przez przedsiębiorców faktury bez podpisu są zgodne z przepisami obowiązującego prawa? 

Jakie dane powinna zawierać faktura

Ustawa o VAT wskazuje, że każda faktura powinna zawierać m.in. takie dane jak:

• datę wystawienia
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
• nazwę (rodzaj) towaru lub usług
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
• stawkę podatku
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
• kwotę należności ogółem

Faktura z podpisem a bez podpisu - najważniejsze różnice

Faktura z podpisem, a faktura bez podpisu niczym się nie różną. Jednakże, w sytuacji, gdy z powodu nieuregulowanych należności wystawca faktury odda sprawę do sądu, to nieopłacona faktura podpisana przez kontrahenta będzie automatycznie stanowiła dowód w sprawie.

Niejednokrotnie w takiej sytuacji decyzją sądu wydawany jest nakaz zapłaty. Natomiast dokument niepodpisany nie stanowi w sprawach sądowych bezspornego dowodu. 

Brak podpisu na fakturze nie jest błędem, ponieważ na dokumencie tym nie muszą znajdować się podpisy wystawcy i odbiorcy ani ich firmowe pieczątki. Taka faktura - pod warunkiem, że zawiera wszystkie wymienione w ustawie elementy - jest w pełni zgodnym z przepisami dowodem księgowym. Nie różni się ona od podpisanego dokumentu w normalnych sytuacjach, natomiast staje się nieco mniej “wartościowa” niż faktura podpisana, w momencie gdy strony wchodzą na drogę sądową.