Nota księgowa i korygująca - podstawowe różnice

Prowadząc działalność gospodarczą mogą zdarzyć się sytuacje, w których przedsiębiorca otrzyma od kontrahenta dokument z błędnymi danymi lub kontrahent nie wywiązał się z umowy. Przedsiębiorca może wówczas wystawić notę księgowa lub notę korygującą.  Jaka jest zatem między nimi różnica?

Co to jest nota korygująca?

Nota korygująca jest dokumentem, który wystawia nabywca towaru lub usługi w celu poprawy błędu, w przypadku gdy otrzymał fakturę z błędnymi danymi formalnymi, takimi jak: nazwa firmy lub towaru/usługi, adres czy brak NIP-u na fakturze. Nota korygująca musi być wystawiona w dwóch egzemplarzach, które powinny być podpisane i przechowywane przez nabywcę i sprzedawcę.

Obowiązkowe elementy noty korygującej

Elementy, jakie powinna zawierać nota korygująca, uregulowane zostały w ustawie o VAT. Należą do nich:

• wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”
• kolejny numer noty korygującej
• data wystawienia noty korygującej
• imię i nazwisko lub nazwa firmy sprzedawcy i nabywcy, których dotyczy nota korygująca oraz ich adresy
• NIP sprzedawcy i nabywcy
• dane zawarte na fakturze, której dotyczy nota korygująca, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6, czyli m.in.: numer faktury, data jej wystawienia
• wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej

Nota korygująca powinna zostać zaakceptowana przez odbiorcę poprzez podpis na nocie, e-mail z informacją o akceptacji noty itd.

Co to jest nota księgowa?

Nota księgowa jest dokumentem rozliczeniowym, na którym nie wykazuje się podatku VAT, czyli dokumentuje transakcje nieopodatkowane VAT. Taki dokument nie stanowi faktury czy rachunku.

Do najczęstszych przyczyn wystawienia noty księgowej należą:

• obciążenie nabywcy odsetkami za nieterminową spłatę zobowiązań
• obciążenie nabywcy karą umowną za nieterminową realizację umowy
• dokonanie rozliczenia finansowego między firmami, np. opłaty skarbowe czy zwrot poniesionych wydatków
• sprostowanie pomyłek w wystawionych wcześniej innych dowodach księgowych niezwiązanych z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT

Czy nota księgowa może stanowić dowód księgowy?

Żeby notę księgową można było ująć w kosztach, musi ona stanowić dowód księgowy. To, jakie elementy powinien posiadać dowód księgowy, zostało wymienione w § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR. Zgodnie z rozporządzeniem dowód księgowy powinien zawierać:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy (jeśli daty są takie same, wystarczy podanie jednej)
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
• oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie

Nota księgowa stanowi dowód księgowy również gdy jest sporządzona w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego lub własnego i została otrzymana od kontrahenta podatnika lub przekazana kontrahentowi. W przeciwnym razie, aby nota księgowa stanowiła dowód księgowy, musi być potwierdzona umową lub potwierdzeniem przelewu.

Podsumowując, nota korygująca ma na celu poprawienie błędu formalnego, a nota księgowa służy do rozliczeń, np. z tytułu niewywiązania się z umowy lub innych sytuacji finansowych. Są to zatem dwa odrębne typy dowodów księgowych, które pełnią oddzielną funkcję, dlatego też dokumentów tych nie należy stosować zamiennie.