Czym się różni kasa fiskalna od drukarki fiskalnej?

fot. pixaby.com/CC creative commons

W praktyce gospodarczej powszechnie znane jest wykorzystywanie kasy fiskalnej. Oprócz niej funkcjonuje również pojęcie drukarki fiskalnej. Czym zatem różni się kasa fiskalna od drukarki fiskalnej?

Obowiązek ewidencjonowania obrotów na kasie fiskalnej

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej wynika z ustawy VAT, która podaje, że podatnik prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej dokonaną dostawę towarów oraz świadczenie usług ewidencjonuje na kasie rejestrującej. Z obowiązkiem posiadania kasy rejestrującej ściśle związana jest konieczność wydawania paragonów fiskalnych dokumentujących dokonaną sprzedaż. Szczegółowe wytyczne co do kas fiskalnych oraz paragonów fiskalnych znajdują się w rozporządzeniu w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. W dokumencie tym wskazano, że paragon fiskalny to dokument fiskalny wyemitowany przez kasę dla nabywcy podczas sprzedaży, potwierdzający dokonanie sprzedaży. Kasa fiskalna może emitować paragon w postaci papierowej bądź elektronicznej.

Drukarka fiskalna 

Rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, choć nie zawiera definicji drukarki fiskalnej, to częściowo opisuje to urządzenie. Zgodnie z § 3 rozporządzenia kasa jest urządzeniem samodzielnym lub może stanowić część systemu kasowego. Natomiast jak podaje § 4, kasy – ze względu na konstrukcję – dzieli się na następujące rodzaje:

• kasy autonomiczne – kasy z wbudowaną bazą danych o towarach i usługach (zwaną dalej bazą towarową) z możliwością jej zmiany, niewymagające programu aplikacyjnego do jej obsługi;
• drukarki fiskalne – kasy sterowane przez interfejs komunikacyjny za pomocą programu aplikacyjnego, które zamiast bazy towarowej zawierają algorytm weryfikujący zmiany stawek podatku przypisanych do nazw towarów lub usług.

Drukarka fiskalna jest zatem rodzajem kasy połączonej z komputerem za pomocą odpowiedniego programu aplikacyjnego. Dodatkowym elementem drukarki fiskalnej jest algorytm weryfikujący, który definiuje się jako algorytm stosowany w drukarkach fiskalnych, kontrolujący przypisanie nazw sprzedawanych towarów i usług do stawek podatku od towarów i usług, zwanego dalej podatkiem, oraz zwolnienia od podatku zgodnie z zasadą, że wartość stawki podatku dla danej nazwy towaru lub usługi nie może być zmieniona na wyższą, jeżeli wcześniej jej wartość została obniżona.

Do zagadnienia drukarek fiskalnych odnosi się również § 41 rozporządzenia, który podaje, że zapewnia ona:

• weryfikację wprowadzonych nazw towarów lub usług do bazy algorytmu weryfikującego kasy, z zastrzeżeniem, że ta sama nazwa towaru lub usługi może wystąpić w bazie tylko raz; towar lub usługa są identyfikowane przez ciąg znaków alfanumerycznych języka polskiego ze znakami kropki, przecinka, procenta i kresek ukośnych, przy czym litery małe i wielkie traktuje się jako te same znaki
• brak możliwości skasowania przez użytkownika z bazy algorytmu weryfikującego przypisanie stawek podatku do nazw towarów lub usług
• blokowanie sprzedaży danego towaru lub usługi, gdy wartość stawki podatku została podwyższona, jeżeli wcześniej była obniżona lub towar lub usługa były zwolnione od podatku

Kasa fiskalna a drukarka fiskalna

Kasa fiskalna posiada pamięć przeznaczoną na zapis bazy towarowej, natomiast drukarka fiskalna posiada pamięć umożliwiającą działanie algorytmu weryfikującego zmiany stawek podatku przypisanych do nazw towarów lub usług. Natomiast pozostałe elementy konstrukcyjne i składowe określone w § 6 rozporządzenia są takie same.

Paragon fiskalny wystawiany z kasy fiskalnej a paragon z drukarki fiskalnej

Rozporządzenia wskazuje, że w obu przypadkach zakres informacji, które powinny znaleźć się na  paragonie fiskalnym, jest taki sam. Paragon powinien zawierać takie elementy jak m.in.:

• numer kolejny paragonu
• numer kasy
• oznaczenie kasjera
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy, na żądanie nabywcy
• datę i czas zakończenia sprzedaży
• nazwę towaru lub usługi pozwalające na jednoznaczną ich identyfikację
• ilość towaru lub usługi
• jednostkę miary, o ile występuje
• cenę jednostkową towaru lub usługi
• wartość sumaryczną towaru lub usługi
• oznaczenie literowe stawki podatku, zwolnienie od podatku lub bez oznaczenia w przypadku sprzedaży niepodlegającej opodatkowaniu – dla kas biletowych
• opis towaru lub usługi mogący zawierać elementy tekstowe, kody kreskowe, kody dwuwymiarowe

Podsumowując kasa fiskalna i drukarka fiskalna nieco różnią się od siebie. Drukarka fiskalna to jeden z rodzajów kas rejestrujących, co powoduje także wiele elementów wspólnych. Warto jednak zwrócić uwagę, że drukarka fiskalna, pomimo większej ceny zakupu, daje podatnikom dodatkowe możliwości w zakresie szybszego i efektywniejszego księgowania operacji gospodarczych.