Czym są koszty i środki trwałe?

Prowadzenie przedsiębiorstwa wiąże się z koniecznością ponoszenia różnych kosztów które umożliwiają zmniejszenie podatku dochodowego. Ustawodawca rozróżnia kilka rodzajów kosztów wśród których znajdują się między innymi koszty trwałe.

Koszty działalności gospodarczej

Pojęcie kosztów przedsiębiorstwa obejmuje wszystko to, co należy zakupić, aby można było prowadzić działalność gospodarczą i uzyskiwać w ten sposób dochody. Do podstawowych kosztów należą przede wszystkim:

• obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
• zaliczki na podatek dochodowy
• koszty zatrudnienia pracowników
• koszty wynajęcia pomieszczenia przeznaczonego do prowadzenia działalności, produkcji, sprzedaży lub obsługi klientów
• wynagrodzenie wsparcia prawnego i księgowego
• koszty świadczenia usług lub sprzedawania towarów
• koszty modernizacji prowadzonej działalności

Koszty każdej działalności mogą przybierać postać trwałą oraz czasową. Koszty trwałe to opłaty ponoszone przez przedsiębiorcę które są z zasady trwałe i niezmienne, zaś koszty czasowe pojawiają się okresowo, choć mogą być powtarzalne.

Koszty uzyskania przychodów

Większość kosztów prowadzenia firmy pozwala na dokonywanie odliczeń podatkowych. Im większe zarobki będzie osiągał przedsiębiorca, tym większy podatek przyjdzie mu zapłacić dlatego ratunkiem w tej sytuacji są właśnie koszty uzyskania przychodów. Zgodnie z treścią art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Koszty trwałe a środki trwałe

Ustawodawca nie posługuje się pojęciem kosztów trwałych. Jest ono tożsame z tzw. środkami trwałymi przedsiębiorstwa ponieważ zawsze generują one koszty przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Środek trwały musi spełniać następujące cechy:

• charakteryzuje się długim czasem jego użytkowania, tzn. przez minimum 1 rok
• przybiera formę rzeczową, tzn. nie może być prawem lub wartością niematerialną
• jest zdatny do użytku i pozostaje w ścisłym związku z potrzebami danego przedsiębiorstwa, tzn. nie jest wykorzystywany wyłącznie do celów prywatnych.

Zgodnie z treścią art. 3 pkt 15 ustawy o rachunkowości przez pojęcie środków trwałych należy rozumieć rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności:

• nieruchomości w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego
• maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy
• ulepszenia w obcych środkach trwałych
• inwentarz żywy.

Środki trwałe oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, zgodnie z warunkami określonymi w art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Przepis ten wskazuje, że jeżeli jednostka przyjęła do używania obce środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne na mocy umowy, zgodnie z którą jedna ze stron, zwana dalej finansującym, oddaje drugiej stronie, zwanej dalej korzystającym, środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne do odpłatnego używania lub również pobierania pożytków na czas oznaczony, środki te i wartości zalicza się do aktywów trwałych korzystającego, jeżeli umowa spełnia co najmniej jeden z następujących warunków:

• przenosi własność jej przedmiotu na korzystającego po zakończeniu okresu, na który została zawarta
• zawiera prawo do nabycia jej przedmiotu przez korzystającego po zakończeniu okresu, na jaki została zawarta, po cenie niższej od wartości rynkowej z dnia nabycia
• okres, na jaki została zawarta, odpowiada w przeważającej części przewidywanemu okresowi ekonomicznej użyteczności środka trwałego lub prawa majątkowego, przy czym nie może być on krótszy niż 3/4 tego okresu. Prawo własności przedmiotu umowy może być, po okresie, na jaki umowa została zawarta, przeniesione na korzystającego
• suma opłat pomniejszonych o dyskonto ustalona w dniu zawarcia umowy i przypadająca do zapłaty w okresie jej obowiązywania, przekracza 90% wartości rynkowej przedmiotu umowy na ten dzień. W sumie opłat uwzględnia się wartość końcową przedmiotu umowy, którą korzystający zobowiązuje się zapłacić za przeniesienie na niego własności tego przedmiotu. Do sumy opłat nie zalicza się płatności na rzecz finansującego za świadczenia dodatkowe, podatków oraz składek na ubezpieczenie tego przedmiotu, jeżeli korzystający pokrywa je niezależnie od opłat za używanie
• zawiera przyrzeczenie finansującego do zawarcia z korzystającym kolejnej umowy o oddanie w odpłatne używanie tego samego przedmiotu lub przedłużenia umowy dotychczasowej, na warunkach korzystniejszych od przewidzianych w dotychczasowej umowie
• przewiduje możliwość jej wypowiedzenia, z zastrzeżeniem, że wszelkie powstałe z tego tytułu koszty i straty poniesione przez finansującego pokrywa korzystający
• przedmiot umowy został dostosowany do indywidualnych potrzeb korzystającego. Może on być używany wyłącznie przez korzystającego, bez wprowadzania w nim istotnych zmian

Środki trwałe a koszty uzyskania przychodu

Nie każdy koszt trwały poniesiony przez przedsiębiorcę będzie uznawany za koszt uzyskania przychodu. Nabycie środka trwałego nie może być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Taka możliwość pojawi się dopiero wtedy, gdy zastosujemy odpis z tytułu zużycia danego środka trwałego. Środek trwały jest w stanie obniżyć podatek dochodowy przedsiębiorcy tylko wtedy, gdy zostanie zastosowany względem niego odpis amortyzacyjny. Dokonuje się go od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.