Czy wystawianie faktury zbiorczej jest zgodne z prawem?

fot. pixaby.com/CC creative commons

Przedsiębiorca wykonując usługę lub sprzedaż towaru na rzecz kontrahenta prowadzącego działalność gospodarczą zobowiązany jest wystawić fakturę. Czy jeżeli w ramach jednego miesiąca dochodzi do kilku transakcji z tym samym kontrahentem, można zastosować fakturę zbiorczą? Odpowiedź na to pytanie w dzisiejszym artykule w Bizin.pl

Co to jest faktura zbiorcza

Faktura zbiorcza sprzedaży zawiera kilka pozycji dotyczących dostaw towarów lub świadczonych usług w obrębie jednego miesiąca dla jednego kontrahenta. W przepisach nie ma szczególnych warunków co do tego, co powinna zawierać i jak powinna być rozliczana. Wystawiając fakturę zbiorczą, podatnik powinien kierować się ogólnymi zasadami wystawiania faktur i rozliczania podatku VAT oraz podatku dochodowego.

Jakie informacje powinna zawierać faktura zbiorcza

Faktura zbiorcza powinna zawierać te same elementy, co zwykła faktura. Elementy te zostały wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT i są to m.in.:

• data wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
• imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
• NIP sprzedawcy i nabywcy
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
• nazwę usługi lub towaru
• cenę jednostkową bez podatku
• wartość netto
• stawkę i kwotę podatku
• wartość brutto

Zgodnie z ww. przepisami ustawy o VAT na fakturze powinna być zawarta data dokonania lub zakończenia dostawy. W sytuacji, gdy podatnik wystawia fakturę zbiorczą, zobowiązany jest umieścić na niej wszystkie daty dokonanych dostaw towarów lub świadczenia usług wykonanych w ciągu miesiąca dla danego kontrahenta. 

Faktura zbiorcza - zasady wystawiania faktur

Zasady wystawiania faktur zostały szczegółowo omówione w ustawie o VAT. Zgodnie z ustawą fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym odbyła się dostawa towarów lub świadczenie usług. Jeżeli wcześniej miała miejsce zapłata części lub całości należności, to fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę. 

Ustawodawca wyróżnił również szczególne przypadki wystawiania faktur. Mianowicie podatnik powinien wystawić fakturę:

• 30. dnia od dnia wykonania usług w przypadku usług budowlanych i budowlano-montażowych
• 60. dnia od dnia wydania towarów w przypadku dostawy książek drukowanych – z wyłączeniem map i ulotek oraz gazet, czasopism i magazynów drukowanych
• 90. dnia od dnia wykonania czynności polegających na drukowaniu książek – z wyłączeniem map i ulotek, gazet, czasopism i magazynów oraz importu usług zgodnie z art. 28b
• z upływem terminu płatności – w przypadku np. dostaw energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych czy stałej obsługi prawnej i biurowej

Przepisy określają, że dokonując dostawy towarów lub świadczenia usług, podatnik zobowiązany jest wystawić fakturę najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż. Jeśli w danym miesiącu na rzecz tego samego kontrahenta zostało dokonanych kilka dostaw towarów lub wyświadczonych kilka usług, to możliwe jest wystawienie faktury zbiorczej do 15. dnia miesiąca następnego, zawierając jednak wszystkie daty sprzedaży towarów lub świadczonych usług w ramach tego miesiąca.

Faktura zbiorcza a VAT

Na gruncie podatku VAT obowiązek  podatkowy powstaje w momencie dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, chyba że otrzymano wcześniej część lub całość zapłaty. Jednak w przypadku niektórych dostaw towarów lub wykonywanych usług wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 3 i 4 ustawy moment powstania przychodu powstaje w momencie wystawienia faktury. Do takich transakcji zaliczamy m.in.:

• świadczenie usług budowlanych lub budowlano-montażowych
• dostawę energii elektrycznej
• świadczenie usług telekomunikacyjnych

Biorąc powyższe pod uwagę, gdy transakcja nie dotyczy przypadków wyjątkowych, to podatek VAT należy rozliczyć w dacie rzeczywistej dostawy towarów lub świadczonych usług, czyli dla każdej pozycji osobno.