KSeF 2.0 - praca z systemem w Bizin

Bizin to system dla wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od formy prawnej działalności. Umożliwia m.in. wystawianie faktur, zamówień i ofert, a także prowadzenie rejestru zakupów i kosztów oraz własnej gospodarki magazynowej z wieloma lokalizacjami. W każdym pakiecie, bez dodatkowych opłat, możesz również skorzystać z integracji z KSeF 2.0 (Krajowym Systemem e-Faktur). Dzięki niej wysyłka i odbiór faktur odbywają się w pełni automatycznie, a uzyskanie wymaganych certyfikatów oraz nadawanie uprawnień pracownikom lub księgowemu zostało maksymalnie uproszczone.

Co to jest KSeF 2.0

KSeF 2.0 to nowa, obowiązkowa od 1 lutego (lub 1 kwietnia dla małych i średnich firm) 2026 roku, wersja Krajowego Systemu e_Faktur, którego rolą będzie przyjmowanie, poświadczanie, przechowywanie i udostępnianie faktur w postaci ustrukturyzowanej w formacie XML. Z systemu będzie musiało korzystać większość polskich firm.

Co można zrobić dzięki Bizin w KSeF 2.0

Bizin umożliwia w prosty sposób wykonanie wszystkich niezbędnych działań narzuconych przez prawo. Udostępniliśmy szereg dodatkowych udogodnień z automatyzacją procesów włącznie. A są to między innymi:

• autoryzacja za pomocą certyfikatów, które są rozwiązaniem promowanym przez MF i jedynym które po okresie wdrożenia pozostanie,
• nadawanie i odbieranie uprawnień dla pracowników i księgowych bezpośrednio z systemu Bizin,
• nadawanie i wycofywanie certyfikatów z KSeF,
• wysyłanie dokumentów sprzedaży do KSeF zgodnie z konfiguracją, która umożliwia wysłanie: od razu po zakończeniu dodawania dokumentu, ze zwłoką 5 min. lub całkowicie ręcznie wybierając poszczególne dokumenty,
• możliwość wycofania dokumentu przeznaczonego do wysyłki do ostatniej sekundy przed zaplanowanym przekazaniem do KSeF,
• odbieranie dokumentów wystawionych nam przez innych przedsiębiorców razem z możliwością konfiguracji typu pozycji na dokumentach (koszty, towar itd.). Dodatkowo można skonfigurować automat, który za nas pobierze wszystkie faktury do Bizin.
• Czytelne oznaczanie w systemie Bizin dokumentów wysłanych, niewysłanych lub nieprzyjętych przez KSeF
• ... i wiele więcej ciekawych rozwiązań umożliwiających sprawne wypełnienie przez przedsiębiorców nowego obowiązku przesyłania dokumentów do systemu KSeF 2.0

Kto jest uprawniony do KSeF 2.0 i jak podpisać żądanie wydania certyfikatu

Uprawnionym do pracy w KSeF jest każdy przedsiębiorca lub osoba posiadająca wystawione przez KSeF certyfikaty. Uzyskanie certyfikatów możliwe jest po pobraniu specjalnego pliku w formacie XML i podpisaniu go przez uprawnioną osobę. Wyróżnić można dwa główne przypadki autoryzacji:

• Jednoosobowe działalności gospodarcze JDG - w tym przypadku jest prosto i wystarczy podpis z numerem PESEL właściciela.
• Spółki z o.o. - ze względu na to że spółka posiada odrębną osobowość prawną domyślnie autoryzacja odbywa się podpisem wydanym na spółkę tzw.: kwalifikowana pieczęć, która jest mało popularna wśród przediębiorców i dużo droższa od zwykłego podpisu osobistego. Jest natomiast sposób żeby jeden ze wspólników lub członków zarządu uzyskał dostęp do KSeF. W tym celu konieczne jest złożenie w Urzędzie Skarbowym druku ZAW-FA - który służy do nadania lub odebrania uprawnień do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Składają go głównie spółki, fundacje i jednostki samorządu terytorialnego, zwłaszcza wtedy, gdy nie posiadają kwalifikowanej pieczęci i chcą wyznaczyć osobę, która w ich imieniu zyska dostęp do KSeF.

Podpis elektroniczny, którym podpisujemy żądanie wydania certyfikatu może zostać wygenerowany w dwóch miejscach:

• kwalifikowany podpis elektroniczny - jest to podpis w większości przypadków w postaci karty kryptograficznej podłączanej przez port USB do komputera. W Polsce wydają je między innymi: PWPW, Certum, EuroCert itd.
• Podpis dokumentu za pomocą profilu zaufanego na stronie rządowej: https://podpis.gov.pl/podpisz-dokument-elektronicznie/

Format w jakim powinien zostać złożony podpis na żądaniu wydania certyfikatu to: XAdES, typ: otaczający lub otoczony, wariant: BES, Funkcja skrótu: SHA-256

Więcej o certyfikatach możesz przeczytać w artykule na naszej stronie www: Jak uzyskać dostęp do KSeF 2.0 

Jak uzyskać dostęp do KSeF 2.0 w Bizin

Jeśli posiadasz już odpowiedni podpis, z dostępem do swojej firmy przyszedł czas na wygenerowanie certyfikatów w KSeF 2.0. W tym celu, po zalogowaniu w Bizin, należy kliknąć w przycisk integratora z systemem KSeF dostępnym na stronie startowej:

Po kliknięciu powinien pojawić się ekran generowania certyfikatów:

Jeśli nie masz jeszcze wygenerowanych certyfikatów to system powinien automatycznie przełączyć Cię na zakładkę: Certyfikaty z formularzem pobierania żądania wystawienia certyfikatu przez KSeF.

Integrator posiada możliwość przełączania się pomiędzy różnymi bramkami udostępnionymi przez Ministerstwo Finansów:

• Bramka produkcyjna: https://www.podatki.gov.pl - główna bramka służąca do wysyłania i odbierania faktur. Dostępna od 1 lutego 2026 roku.
• Bramka demo: https://ksef-demo.mf.gov.pl - identyczna z produkcyjną z tą różnicą że wystawione tam dokumenty nie mają skutku prawnego i może służyć do testowania środowiska KSeF 2.0.
• Bramka testowa: https://ksef-test.mf.gov.pl - najmniej restrykcyjna wersja systemu. Wysłanie dokumentów nie ma skutku prawnego oraz autoryzacja może odbywać się dowolnym podpisem nawet niekwalifikowanym. Służy do testowania mechanizmu KSeF na dowolnych danych.

Pole wyboru bramki znajduje się w prawym górnym rogu integratora.

Aby rozpocząć generowanie certyfikatów należy wcisnąć przycisk: Pobierz żądanie autoryzacyjne. Następnie pojawi się ekran informacyjny, który zalecamy dokładnie przeczytać. Po zatwierdzeniu komunikatu przeglądarka internetowa pobierze plik autoryzacyjny na twój komputer.

Teraz pozostało podpisanie pliku zgodnie z wytycznymi opisanymi w poprzednim punkcie tego artykułu oraz wyświetlonymi uwagami oraz wskazanie w formularzu dodawania podpisanego żądania.

Po wciśnięciu przycisku: Uwierzytelnij się w KSeF rozpocznie się proces uzyskiwania certyfikatu. Jeśli poprawnie podpisałeś żądanie nie powinien wyskoczyć żaden komunikat z błędem i po około 30 sekundach powinieneś zobaczyć komunikat o poprawnym wygenerowaniu certyfikatów oraz widok uprawnień jakie posiadasz.

Jak uzyskać dostęp gdy mam kilka lub więcej firm w Bizin?

W systemie KSeF 2.0 wystarczy jeden certyfikat do obsługi wielu firm. W systemie Bizin, ze względów bezpieczeństwa, w każdym podmiocie konieczne jest jedynie wygenerowanie tokenów do już istniejących certyfikatów. Niestety wymaga to ponownego przejścia procesu podpisywania żądania w celu autoryzacji i wygenerowania tokenów, jednak w tym przypadku cały proces przebiega znacznie szybciej..

Jak nadać uprawnienia dla pracownika lub księgowego?

Uwaga: Bardzo ważne jest aby każdy użytkownik w Bizin posiadał na swoim koncie podany numer PESEL. To po nim system autoryzuje i wybiera odpowiednie certyfikaty podczas pracy z KSeF.

Po uwierzytelnieniu w Bizin użytkownika z uprawnieniami do zarządzania certyfikatami przechodzimy do zakładki: "Certyfikaty".

Zakładka podzielona jest na dwa bloki danych. Pierwszy pokazuje aktualnie używany w kontekście zalogowanego użytkownika certyfikat z przyciskiem umożliwiającym unieważnienie. A drugi blok pozwala na dodawanie i zarządzanie uprawnieniami np. dla pracowników lub księgowego.

Po wciśnięciu przycisku: "+ nowe uprawnienie" powinien pojawić się ekran z formularzem nadawania nowych uprawnień.

Zatwierdzenie formularza przyciskiem: "Prześlij do KSeF" spowoduje przesłanie wskazanych uprawnień do KSeF. Poprawnie dodane uprawnienia są widoczne w zakładce: "Certyfikaty" i blok uprawnień powinien wyglądać w następujący sposób:

Teraz pozostaje jedynie zautoryzować użytkownika klikając przycisk: "Generuj certyfikat" lub jeśli wyłączony jest w zakładce: "Konfiguracja" parametr: "Aktywuj dowolny certyfikat użytkownikowi w firmie, który nie przeszedł autoryzacji" użytkownik może wykonać to sam po zalogowaniu na swoje konto.