KSeF 2.0 - Najczęsciej zadawane pytania i problemy

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w praktyce biznesowej wciąż potrafi zaskoczyć. Na podstawie zgłoszeń od klientów, rozmów z supportem i realnych przypadków zebraliśmy w tym artykule najczęściej powtarzające się błędy, blokady i komunikaty, które skutecznie zatrzymują wysyłkę faktur do KSeF.

Ten artykuł ma charakter żywy – będzie regularnie uzupełniany o nowe, najczęściej zgłaszane problemy wraz z ich najprostszymi i najszybszymi rozwiązaniami. Wszystkie opisane przypadki pochodzą z rzeczywistej komunikacji z użytkownikami i zostały zweryfikowane w praktyce. Jeśli napotkasz inny błąd, który nie został jeszcze opisany - daj znać w komentarzu lub zgłoszeniu. Najbardziej powszechne sytuacje pojawią się tu jako pierwsze.

System komunikuje, że certyfikat nie należy do mnie

Najbardziej klasyczny i jednocześnie najłatwiejszy do naprawienia problem przy dodawaniu kluczy i certyfikatów z KSeF w Bizin jest błąd komunikowany jako: "certyfikat nie należy do ciebie". Przyczyna jest niemal zawsze ta sama - w ustawieniach konta użytkownika, którym się logujesz, nie jest wpisany numer PESEL w pole: "Numer PESEL (KSeF)".
System porównuje PESEL z certyfikatu z tym, co widzi w Twoim koncie Bizin. Jeśli pole jest puste lub niezgodne, certyfikat zostaje odrzucony, mimo że został poprawnie wygenerowany przez Ciebie.

Rozwiązanie zajmuje dosłownie 30 sekund

Zaloguj się w systemie i przejdź do ustawień swojego konta: Ustawienia / Moje kontp => Użytkownicy. Na liście użytkowników wskaż swoje konto i następnie uzupełnij pole: "Numer PESEL (KSeF)". Zapisz formularz.
To jeden z tych błędów, który powoduje najwięcej frustracji przy starcie z KSeF, a jednocześnie najszybciej się go usuwa – wystarczy pamiętać, że Bizin musi „wiedzieć”, do kogo należy konto, z którego próbujesz podpisywać lub wysyłać faktury.

Mój PESEL jest już użyty w systemie

Jednym z najczęściej zgłaszanych problemów technicznych podczas pracy z KSeF w systemie Bizin jest próba przypisania tego samego numeru PESEL do więcej niż jednego konta użytkownika. Klienci tworzą oddzielne loginy dla różnych spółek, dla współmałżonków prowadzących działalność lub dla różnych ról w firmie, a następnie próbują powiązać z każdym z nich ten sam PESEL. System konsekwentnie blokuje taką operację komunikatem o błędzie.

Moduł KSeF w Bizin działa na zasadzie: jeden numer PESEL = jedno konto / jeden login w całym systemie. Kluczowe certyfikaty i klucze prywatne w Krajowym Systemie e-Faktur są generowane na konkretną osobę fizyczną, dlatego system dopuszcza przypisanie danego numeru PESEL wyłącznie raz - do jednego konta użytkownika.

Rekomendowane rozwiązania

1. Konsolidacja do jednego konta - Najwygodniejsze i najczęściej polecane rozwiązanie: jedno konto logowania przypisane do wszystkich firm / podmiotów w Bizin. Po zalogowaniu użytkownik może swobodnie zmieniać kontekst firmy bez konieczności ponownego logowania.
2. Poprawne rozdzielenie ról i uprawnień - Każde konto użytkownika otrzymuje PESEL wyłącznie tej realnej osoby, której certyfikaty będą faktycznie wykorzystywane do podpisywania lub wysyłania faktur w KSeF.

Brak lub niepoprawna długość adres linia 1 max 521 znaków - przy wysyłce faktury do KSeF

Kolejny bardzo częsty i prosty do rozwiązania problem pojawia się w momencie, gdy faktura jest gotowa do wysłania do kolejki KSeF, a system Bizin wyświetla komunikat: "Brak lub niepoprawna długość adres linia 1 max 521 znaków".

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wymaga, aby w strukturze faktury ustrukturyzowanej FA(3) znalazł się adres nabywcy lub wystawcy - nawet jeśli w praktyce jest to faktura uproszczona, paragon fiskalny czy dokument bez pełnych danych adresowych. Jeśli pole "Adres linia 1" jest całkowicie puste, system blokuje wysyłkę z powyższym błędem.

Najszybsze rozwiązanie

Wystarczy uzupełnić to pole dowolnym tekstem o długości do 521 znaków. Najczęściej stosowane i w pełni akceptowane przez KSeF wpisy to:

• BRAK ADRESU
• NIE DOTYCZY
• – (myślnik)
• brak