Wielokrotne korygowanie jednej faktury – czy można wystawić kilka korekt?

Prawidłowe dokumentowanie sprzedaży ma istotne znaczenie zarówno dla rozliczeń podatkowych, jak i dla prowadzenia rzetelnej księgowości. W praktyce zdarza się jednak, że po wystawieniu faktury okazuje się, iż zawiera ona błąd albo warunki transakcji ulegają zmianie. W takich sytuacjach przedsiębiorca powinien wystawić fakturę korygującą. Czy możliwe jest jednak wystawienie kilku faktur korygujących do jednej faktury pierwotnej? W dzisiejszym artykule Bizin.pl sprawdzamy, na czym polega wielokrotne korygowanie jednej faktury i jak prawidłowo dokumentować kolejne zmiany.

Faktura VAT a faktura korygująca

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż dokonaną na rzecz innego podatnika.

Faktura VAT jest dokumentem sformalizowanym. Oznacza to, że powinna zostać wystawiona w odpowiednim terminie, zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów, a także zawierać wszystkie elementy wymagane na podstawie art. 106e ustawy o VAT.

Jednocześnie dokument powinien prawidłowo odzwierciedlać rzeczywisty przebieg zdarzenia gospodarczego. Faktura nie może więc dokumentować czynności, która w rzeczywistości nie została wykonana, ani przedstawiać jej w sposób niezgodny ze stanem faktycznym, np. poprzez wskazanie niewłaściwej wartości sprzedaży, błędnych stron transakcji czy nieprawidłowego zakresu wykonanej usługi.

Jeżeli po wystawieniu faktury nastąpi zmiana warunków sprzedaży albo zostanie wykryty błąd w jej treści, sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą.

Kiedy należy wystawić fakturę korygującą?

Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT fakturę korygującą wystawia się między innymi wtedy, gdy po wystawieniu faktury:

• zmieniła się podstawa opodatkowania lub kwota podatku VAT,
• nastąpił zwrot towarów lub opakowań,
• dokonano zwrotu całości albo części otrzymanej zapłaty,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Wystawienie korekty ma na celu doprowadzenie dokumentacji sprzedaży do stanu zgodnego z rzeczywistym przebiegiem transakcji. Jeżeli zatem pierwotna faktura zawiera błędne dane albo po jej wystawieniu nastąpiła zmiana ceny, ilości towaru lub innych elementów transakcji, konieczne może być sporządzenie odpowiedniej korekty.

Jakie dane powinna zawierać faktura korygująca?

Zakres danych wymaganych na fakturze korygującej określa art. 106j ust. 2 ustawy o VAT. Dokument taki powinien zawierać w szczególności:

• kolejny numer i datę wystawienia,
• numer identyfikujący w KSeF fakturę, której dotyczy korekta – jeżeli dla tej faktury został nadany taki numer,
• dane zawarte na fakturze pierwotnej, określone w przepisach ustawy o VAT,
• nazwę towaru lub usługi objętej korektą,
• kwotę korekty podstawy opodatkowania lub podatku należnego, jeżeli korekta wpływa na te wartości,
• prawidłową treść korygowanych pozycji – w przypadku korekt innych niż zmieniające podstawę opodatkowania lub kwotę podatku.

Dodatkowo na dokumencie mogą znaleźć się oznaczenia takie jak „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA”, a także wskazanie przyczyny dokonania korekty.

Korekta „in minus” i „in plus”

Faktury korygujące można podzielić na dwa podstawowe rodzaje. Pierwszą grupę stanowią korekty zmniejszające wartość sprzedaży oraz kwotę podatku należnego, czyli tzw. korekty in minus. Druga grupa obejmuje natomiast korekty zwiększające wartość transakcji i podatek należny, czyli korekty in plus.

Korekta zwiększająca może być wystawiona przykładowo w przypadku:

• błędu powodującego zaniżenie wartości sprzedaży,
• zastosowania niewłaściwej stawki VAT,
• błędu rachunkowego,
• zaniżenia kwoty podatku należnego,
• późniejszego podwyższenia ceny sprzedaży.

Sposób rozliczenia korekty może zależeć od przyczyny, która spowodowała konieczność jej wystawienia.

Czy można wystawić kilka faktur korygujących do jednej faktury?

Przepisy ustawy o VAT nie wprowadzają limitu liczby faktur korygujących, które mogą zostać wystawione do jednej faktury pierwotnej. Jeżeli po dokonaniu pierwszej korekty wystąpi kolejne zdarzenie wpływające na wartość lub treść transakcji, sprzedawca może, a w odpowiednich przypadkach powinien, wystawić następną fakturę korygującą.

Ustawa o VAT nie określa również konkretnego terminu na wystawienie faktury korygującej. Terminy wskazane w art. 106i dotyczą przede wszystkim faktur pierwotnych. W praktyce przyjmuje się, że korekta powinna zostać wystawiona niezwłocznie po wystąpieniu lub ujawnieniu okoliczności uzasadniających jej sporządzenie. Potwierdza to również stanowisko wyrażone przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu w wyroku z 11 grudnia 2019 roku, sygn. I SA/Op 407/19.

Przyczyną wystawienia kolejnej korekty może być między innymi:

• dalsza zmiana ceny,
• zwrot kolejnej partii towarów,
• udzielenie dodatkowego rabatu,
• wykrycie kolejnego błędu,
• zmiana innych danych mających znaczenie dla treści faktury.

Oznacza to, że wielokrotne korygowanie jednej faktury jest dopuszczalne, o ile każda kolejna korekta wynika z rzeczywiście zaistniałej przyczyny i służy prawidłowemu odzwierciedleniu transakcji.

Czy kolejną fakturę korygującą wystawia się do faktury pierwotnej?

Przy wielokrotnym korygowaniu tej samej sprzedaży pojawia się pytanie, czy kolejna faktura korygująca powinna odnosić się do wcześniejszej korekty, czy bezpośrednio do faktury pierwotnej.

Przepisy wskazują, że faktura korygująca powinna zawierać dane identyfikujące fakturę, której dotyczy. W przypadku kolejnych zmian dotyczących tej samej transakcji zasadnicze znaczenie ma więc faktura pierwotna dokumentująca sprzedaż.

W konsekwencji kolejne faktury korygujące powinny odnosić się do dokumentu pierwotnego. Na każdej z nich należy wskazać dane pozwalające zidentyfikować fakturę sprzedaży, w szczególności jej numer oraz datę wystawienia.

Jednocześnie, jeżeli kolejna korekta dotyczy pozycji, która była już wcześniej zmieniana, przy sporządzaniu nowego dokumentu należy uwzględnić dotychczas dokonane modyfikacje. Kolejna korekta powinna bowiem prowadzić do ustalenia prawidłowego, aktualnego stanu transakcji.

Wielokrotne korekty faktury – podsumowanie

Przepisy nie ograniczają liczby faktur korygujących, które mogą zostać wystawione do jednej faktury sprzedaży. Jeżeli po wystawieniu pierwotnego dokumentu lub wcześniejszej korekty wystąpią kolejne okoliczności wpływające na wartość albo treść transakcji, możliwe jest sporządzenie następnej faktury korygującej.

Każda korekta powinna mieć rzeczywiste uzasadnienie i prowadzić do prawidłowego udokumentowania sprzedaży. Przy wystawianiu kolejnych korekt należy odwoływać się do faktury pierwotnej oraz uwzględniać wcześniejsze zmiany dotyczące danej transakcji. Ostatecznie dokumentacja sprzedaży – obejmująca fakturę pierwotną oraz wszystkie wystawione korekty – powinna przedstawiać faktyczny i aktualny przebieg zdarzenia gospodarczego.