Świąteczne wydatki - jak prawidłowo je zaksięgować?

Święta zbliżają się wielkimi krokami, dlatego wielu przedsiębiorców chce zadbać o przyjemny klimat w firmie – zarówno dla pracowników, jak i kontrahentów. Wiąże się to z różnymi wydatkami, takimi jak zakup ozdób, organizacja firmowej wigilii czy drobne prezenty dla zatrudnionych. Pojawia się pytanie jak rozliczać takie koszty w podatku dochodowym i VAT? Czy wydatki świąteczne można w ogóle ująć w kosztach? Odpowiedź na to pytanie w dzisiejszym artykule Bizin.pl

Ozdoby świąteczne w wydatkach firmowych

• Zakup choinki, lampek, bombek czy innych dekoracji można potraktować jako koszt uzyskania przychodów, jeśli spełnione są warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Kosztem podatkowym są bowiem wydatki ponoszone w celu:
• osiągnięcia przychodu,
• zachowania jego źródła lub
• zabezpieczenia przychodu,
• pod warunkiem że nie znajdują się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów (art. 23 ustawy o PIT).

Co do zasady świąteczne dekoracje wpływają pośrednio na pozytywny wizerunek firmy, a tym samym – na jej przychody. Problem pojawia się jednak, gdy działalność jest prowadzona w prywatnym mieszkaniu przedsiębiorcy. W takiej sytuacji urząd może zakwestionować ujęcie wydatków na ozdoby w kosztach, wskazując, że mogą one mieć charakter prywatny. Jeśli podatnik chce je odliczyć, musi być w stanie udowodnić, że dekoracje są wykorzystywane wyłącznie na potrzeby firmy. W KPiR wydatek ten należy ująć w kolumnie „Pozostałe wydatki” – do końca 2025 roku w kolumnie 13, a od 2026 roku w kolumnie 15. W zakresie VAT zastosowanie ma art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Czynny podatnik VAT może odliczyć podatek naliczony z faktury za ozdoby, jeśli służą one działalności opodatkowanej.

Wigilia pracownicza 

Koszty firmowej wigilii można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, o ile spotkanie to ma charakter integracyjny i wpływa na motywację pracowników, a więc ma związek z przychodami firmy. Wydatki muszą być odpowiednio udokumentowane – potrzebne są faktury lub rachunki. Paragon wystarczy tylko wtedy, gdy zawiera NIP nabywcy i nie przekracza 450 zł (faktura uproszczona).

W przeszłości organy podatkowe często odmawiały prawa do zaliczenia wigilii pracowniczych do kosztów. Przykładem jest wyrok WSA w Warszawie z 13 lutego 2007 r., w którym uznano, że takie spotkania wynikają ze zwyczaju i nie mają związku z przychodem. Z czasem jednak podejście fiskusa i sądów zmieniło się i dziś uznaje się, że imprezy integracyjne mogą stanowić koszt podatkowy – choć podatnik musi umieć wykazać ich związek z działalnością. Pomocne mogą być np. plan spotkania, podsumowanie wyników firmy czy elementy motywacyjne.

W przypadku VAT zasada jest inna – podatnik nie odliczy VAT z faktur za usługi gastronomiczne, ponieważ ustawodawca wyłączył taką możliwość.

Wigilia dla kontrahentów lub podwykonawców

Jeśli w spotkaniu wigilijnym biorą udział kontrahenci, wydatki przypadające na ich udział mają charakter reprezentacji. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT koszty reprezentacji – w tym wydatki gastronomiczne, zakup żywności czy napojów – nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Dlatego część kosztów przypadająca na kontrahentów musi zostać wyłączona z kosztów podatkowych. Analogiczna zasada obowiązuje wtedy, gdy na wigilię zapraszani są współpracownicy działający w modelu B2B. Wydatki dotyczące tych osób również nie mogą być kosztem podatkowym. Takie stanowisko potwierdzają interpretacje, m.in. Dyrektora KIS z 19 września 2019 r. (0111-KDIB1-3.4010.309.2019.3.MBD).

Podsumowanie

Zakup ozdób świątecznych może być kosztem podatkowym, o ile dekoracje są wykorzystywane wyłącznie w działalności i firma nie jest prowadzona w mieszkaniu przedsiębiorcy.
Koszty wigilii firmowej można rozliczyć w kosztach, jeśli służy ona pracownikom i ma związek z działalnością.
Jeśli w spotkaniu biorą udział kontrahenci lub podwykonawcy – część wydatków przypadająca na te osoby nie może być kosztem.