Samochód w firmie - jak go prawidłowo rozliczać?

fot. fot. pixaby.com/CC creative commons

Dla wielu przedsiębiorców to samochód to niezbędne narzędzie pracy. Warto wiedzieć, że sposób korzystania z pojazdu i jego rodzaj wpływa na to, jak rozlicza się koszty oraz VAT. W dzisiejszym artykule Bizin.pl przedstawimy wszystkie informacje na temat rozliczenia auta w działalności gospodarczej. 

Wprowadzenie samochodu do ewidencji środków trwałych

Częstym rozwiązaniem wśród przedsiębiorców jest zaliczenie pojazdu do środków trwałych firmy. Aby było to możliwe, auto musi:

• być własnością lub współwłasnością właściciela firmy,
• służyć celom firmowym,
• być sprawne i kompletne,
• planowane do użytkowania dłużej niż rok,
• lub być udostępnione w ramach umowy najmu, dzierżawy lub leasingu.

Amortyzację oblicza się na podstawie wartości początkowej samochodu. Dla aut osobowych (o masie do 3,5 tony) droższych niż 10 000 zł można stosować:

• standardową stawkę 20% (rozłożenie na 5 lat),
• indywidualną stawkę 40%, jeśli wcześniej samochód był użytkowany przez inną osobę przez co najmniej 6 miesięcy (rozłożenie na 2,5 roku).

Limity amortyzacji to:

• 225 000 zł dla aut elektrycznych i na wodór,
• 150 000 zł dla pozostałych samochodów osobowych.

Można też skorzystać z amortyzacji jednorazowej przy tańszych autach (do 10 000 zł) lub w ramach pomocy de minimis przy pojazdach ciężarowych.

Koszty eksploatacyjne

Do kosztów prowadzenia firmy można doliczyć wydatki takie jak paliwo, naprawy, płyny czy części. Rozliczenie zależy od sposobu użytkowania auta:

• 75% wydatków (liczonych od netto + 50% nieodliczalnego VAT), gdy auto służy zarówno firmie, jak i prywatnie,
• 100% kosztów (netto), gdy auto używane jest wyłącznie w firmie i spełnia warunki: zgłoszenie VAT-26, zakaz prywatnego użytku, prowadzona ewidencja kilometrów.

Dla samochodów ciężarowych (powyżej 3,5 tony) takich ograniczeń nie ma – można rozliczyć 100% wydatków.

VAT a eksploatacja pojazdu

Podatnik VAT może odliczyć:

• 50% VAT od wydatków na pojazd używany prywatnie i firmowo – nieodliczoną część VAT można zaliczyć w 75% do kosztów,
• 100% VAT, jeśli auto używane jest wyłącznie w działalności (przy spełnieniu określonych warunków).

Prywatny samochód w działalności

Przedsiębiorca może korzystać z własnego auta osobowego (nie wprowadzonego do firmy) w celach służbowych. Wydatki eksploatacyjne może wtedy rozliczyć:

• 20% wartości brutto (dla podatników zwolnionych z VAT),
• lub 20% z (netto + 50% nieodliczonego VAT) (dla czynnych podatników VAT).

Nie ma już obowiązku prowadzenia kilometrówki, chyba że dotyczy to pracownika lub wspólnika udostępniającego własny pojazd firmie. Wtedy trzeba prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Zwrot kosztów pracownikowi

Zwrot kosztów pracownikowi za używanie prywatnego samochodu do jazd lokalnych odbywa się na podstawie miesięcznego ryczałtu, którego wysokość zależy od liczby mieszkańców w miejscu pracy (od 300 do 700 km miesięcznie). Musi być zawarta umowa cywilna i prowadzone odpowiednie dokumenty (np. oświadczenie pracownika).

Leasing i najem pojazdu

Samochód firmowy może być też użytkowany na podstawie leasingu lub najmu. W obu przypadkach:

• przy użytku mieszanym – odliczyć można 50% VAT,
• przy użytku wyłącznie firmowym – możliwe jest 100% odliczenie VAT, jeśli spełnione są odpowiednie warunki (VAT-26, zakaz prywatnego użytku, ewidencja kilometrów).

Leasing operacyjny – auto nie jest środkiem trwałym, do kosztów trafiają raty leasingowe, opłata wstępna i wydatki eksploatacyjne (z ograniczeniami wartościowymi).

Leasing finansowy – auto jest środkiem trwałym, do kosztów trafiają odpisy amortyzacyjne, część odsetkowa raty i koszty eksploatacji. Najem krótkoterminowy rozlicza się analogicznie do leasingu operacyjnego.