Rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego w firmie

Rozliczanie kosztów paliwa samochodu osobowego w działalności gospodarczej zależy przede wszystkim od formy użytkowania pojazdu. Auto może stanowić środek trwały firmy, być wykorzystywane prywatnie do celów firmowych lub użytkowane na podstawie leasingu bądź najmu. Każda z tych opcji wpływa na sposób rozliczenia wydatków na paliwo zarówno w podatku dochodowym, jak i VAT. W dzisiejszym artykule Bizin.pl przedstawiamy wszystkie informacje na temat rozliczania kosztów paliwa. 

Odliczenie VAT od wydatków na samochód osobowy

Przy użytkowaniu samochodu osobowego w firmie kluczowe znaczenie mają przepisy dotyczące odliczenia VAT – zarówno od zakupu pojazdu, jak i kosztów eksploatacyjnych, w tym paliwa.

100% odliczenia VAT – kiedy jest możliwe?

Pełne odliczenie VAT od paliwa i innych wydatków przysługuje przedsiębiorcy, jeśli samochód jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej. W takim przypadku należy spełnić określone warunki:

• zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26, 
• prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki), 
• wdrożenie regulaminu użytkowania samochodu w firmie. 

Ewidencja musi zawierać m.in. numer rejestracyjny, dane kierowcy, cel i trasę przejazdu oraz liczbę przejechanych kilometrów.

50% odliczenia VAT – prostsze rozwiązanie

Jeżeli samochód jest używany zarówno służbowo, jak i prywatnie lub przedsiębiorca chce ograniczyć formalności, może zastosować 50% odliczenia VAT. W tym wariancie:

• nie ma obowiązku zgłaszania pojazdu do urzędu, 
• nie trzeba prowadzić kilometrówki, 
• do kosztów podatkowych trafia 75% wartości wydatku (netto + 50% nieodliczonego VAT). 

Koszty paliwa a samochód jako środek trwały

Samochód osobowy może zostać uznany za środek trwały, jeśli:

• stanowi własność lub współwłasność przedsiębiorcy, 
• jest kompletny i gotowy do użytku, 
• będzie używany dłużej niż rok, 
• jego wartość przekracza 10 000 zł, 
• jest wykorzystywany w działalności gospodarczej. 

W takim przypadku pojazd podlega amortyzacji i zostaje wpisany do ewidencji środków trwałych.

Ile kosztów paliwa można odliczyć?

Jeżeli samochód jest używany zarówno prywatnie, jak i firmowo:

• do kosztów uzyskania przychodu zalicza się 75% wydatków eksploatacyjnych (w tym paliwa), 
• wydatki ujmuje się w KPiR (od 2026 roku w kolumnie 15). 

Aby rozliczać 100% kosztów, konieczne jest całkowite wykluczenie użytku prywatnego oraz prowadzenie szczegółowej ewidencji dla celów VAT i PIT.

Leasing samochodu a koszty paliwa

W przypadku leasingu samochodu osobowego:

• przy użytkowaniu mieszanym (firmowym i prywatnym) do kosztów zalicza się 75% wydatków na paliwo, 
• przy użytkowaniu wyłącznie firmowym możliwe jest rozliczenie 100% kosztów. 

W drugim przypadku przedsiębiorca musi dodatkowo:

• prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, 
• zgłosić samochód na formularzu VAT-26 (dla VAT). 

Rozliczenie paliwa w prywatnym samochodzie w działalności

Jeśli przedsiębiorca korzysta z prywatnego samochodu osobowego w działalności:

• może zaliczyć do kosztów jedynie 20% wydatków na paliwo, 
• nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki dla podatku dochodowego, 
• wysokość kosztów nie zależy od liczby przejechanych kilometrów. 

Podsumowanie 

Sposób rozliczenia kosztów paliwa zależy od formy użytkowania pojazdu:

• 100% kosztów i VAT – tylko przy wyłącznym użytkowaniu firmowym i spełnieniu formalności, 
• 75% kosztów – przy użytkowaniu mieszanym (najczęstszy przypadek), 
• 20% kosztów – dla prywatnego auta używanego w działalności. 

Dobór odpowiedniej metody wpływa nie tylko na wysokość podatku, ale również na zakres obowiązków ewidencyjnych, dlatego warto dopasować ją do realnego sposobu korzystania z pojazdu.