Przechowywanie dokumentów firmowych – jak długo przedsiębiorca musi archiwizować dokumentację?

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentów firmowych przez czas określony w przepisach prawa. Długość okresu archiwizacji zależy przede wszystkim od rodzaju dokumentacji – inne zasady dotyczą ksiąg podatkowych, inne akt pracowniczych, a jeszcze inne dokumentów przekazywanych do ZUS. W przypadku większych przedsiębiorstw obowiązek ten często trwa również po zakończeniu działalności gospodarczej, dlatego dokumentacja trafia do wyspecjalizowanych archiwów lub firm zajmujących się jej przechowywaniem. W dzisiejszym artykule Bizin.pl odpowiadamy jak długo należy przechowywać poszczególne dokumenty firmowe.

Na czym polega przechowywanie dokumentów firmowych?

Przechowywanie dokumentów firmowych polega na ich odpowiednim zabezpieczeniu i archiwizacji przez okres wskazany w obowiązujących przepisach. Oznacza to, że przedsiębiorca nie może zniszczyć określonych dokumentów przed upływem ustawowego terminu ich przechowywania.

Każdy rodzaj dokumentacji podlega odrębnym regulacjom, dlatego czas archiwizacji różni się w zależności od tego, czy dotyczą one podatków, spraw kadrowych czy rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Przechowywanie ksiąg podatkowych i dokumentów księgowych

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy prowadzący księgi podatkowe mają obowiązek przechowywać zarówno księgi, jak i dokumenty związane z ich prowadzeniem do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego, o ile przepisy szczególne nie przewidują innego terminu.

Obowiązek ten obejmuje między innymi:

• księgi rachunkowe,
• podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR),
• ewidencję przychodów prowadzoną przez podatników rozliczających się ryczałtem.

Przepisy wskazują jednak, że archiwizacji podlegają nie tylko same księgi podatkowe, ale również dokumentacja wykorzystywana do ich prowadzenia.

Ordynacja podatkowa definiuje księgi podatkowe jako:

• księgi rachunkowe,
• podatkową księgę przychodów i rozchodów,
• ewidencje,
• rejestry, które podatnicy, płatnicy lub inkasenci są zobowiązani prowadzić na podstawie przepisów podatkowych.

W praktyce oznacza to, że obowiązek przechowywania obejmuje również wiele innych dokumentów wykorzystywanych przy rozliczeniach podatkowych.

Jakie dokumenty księgowe należy przechowywać?

Przedsiębiorca powinien archiwizować między innymi:

• ewidencje i pliki JPK_V7M oraz JPK_V7K,
• ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
• ewidencję przebiegu pojazdu (jeżeli jej prowadzenie jest wymagane),
• raporty fiskalne i paragony z kas rejestrujących,
• ewidencje nieudokumentowanych przychodów,
• faktury sprzedaży i zakupu,
• faktury korygujące,
• noty korygujące i noty księgowe,
• dowody wewnętrzne,
• dokumenty inwentaryzacyjne, w tym spisy z natury.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników lub współpracujący z osobami fizycznymi na podstawie umów cywilnoprawnych mają również obowiązek archiwizacji dokumentacji kadrowej.

Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia oraz przechowywania – w formie papierowej lub elektronicznej – dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracowników.

Do dokumentacji tej zaliczają się m.in.:

• akta osobowe,
• listy płac,
• ewidencja czasu pracy,
• dokumentacja dotycząca wynagrodzeń,
• zwolnienia lekarskie,
• dokumenty dotyczące przydziału odzieży i obuwia roboczego,
• pozostałe dokumenty związane z zatrudnieniem.

Pracodawca musi zapewnić odpowiednie warunki przechowywania dokumentacji, gwarantujące jej poufność, kompletność, integralność oraz ochronę przed zniszczeniem.

Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą?

Co do zasady dokumenty stanowiące podstawę ustalenia prawa do emerytury lub renty, takie jak listy płac czy karty wynagrodzeń, należy przechowywać przez 50 lat od zakończenia zatrudnienia pracownika.

Od tej zasady obowiązują jednak wyjątki. W przypadku pracowników zgłoszonych do ubezpieczeń po 31 grudnia 2018 r. lub gdy pracodawca przekazał do ZUS raport informacyjny dotyczący e-akt pracowniczych, okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie albo złożono raport informacyjny.

Przechowywanie dokumentów ZUS

Istotną grupę dokumentów podlegających archiwizacji stanowią również dokumenty przekazywane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zobowiązują płatników składek do przechowywania kopii:

• deklaracji rozliczeniowych,
• imiennych raportów miesięcznych,
• dokumentów korygujących.

Dokumenty te należy archiwizować przez 5 lat od dnia przekazania ich do ZUS, niezależnie od tego, czy zostały złożone w formie papierowej, czy elektronicznej. Pięcioletni okres przechowywania dotyczy dokumentów przekazanych od 1 stycznia 2012 r. Natomiast dla deklaracji przesłanych do końca 2011 r. obowiązuje wcześniejszy, 10-letni termin archiwizacji.

Warto również pamiętać, że od 4 listopada 2025 r. przedsiębiorcy przesyłający dokumenty zgłoszeniowe do ZUS drogą elektroniczną nie muszą już przechowywać papierowych egzemplarzy zgłoszeń podpisanych własnoręcznie przez osoby zgłaszane do ubezpieczeń.