Podatkowa księga przychodów i rozchodów 2026 – najważniejsze zmiany w PKPiR

Rok 2026 przyniósł istotne modyfikacje w zakresie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR). Od 1 stycznia 2026 roku przedsiębiorcy muszą stosować nowy wzór księgi oraz zaktualizowane zasady jej prowadzenia. Zmiany wynikają przede wszystkim z postępującej cyfryzacji rozliczeń podatkowych oraz wdrażania systemów elektronicznych.

Nowe rozporządzenie w sprawie PKPiR od 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 roku obowiązuje nowe rozporządzenie regulujące prowadzenie PKPiR, które zastąpiło dotychczasowe przepisy z 2019 roku. Zmiana jest konsekwencją:

• obowiązku prowadzenia księgi wyłącznie w formie elektronicznej (dla określonych podatników),
• konieczności przesyłania księgi do urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego,
• stopniowego wdrażania Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Zgodnie z przepisami, obowiązek prowadzenia księgi przy użyciu programów komputerowych i jej wysyłki w strukturze JPK obejmie:

• od 1 stycznia 2026 roku – podatników zobowiązanych do składania pliku JPK_V7M,
• od 1 stycznia 2027 roku – pozostałych przedsiębiorców rozliczających się na podstawie PKPiR.

W praktyce oznacza to również obowiązek przesyłania plików JPK_PKPIR oraz JPK_ST.

Nowy wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Od 2026 roku obowiązuje zmieniony układ kolumn PKPiR. Dotychczasowy wzór zawierał 17 kolumn – nowy obejmuje 19 kolumn.
Dodano dwie nowe pozycje:

• kolumna 3 – „Numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu KSeF”,
• kolumna 5 – „Identyfikator podatkowy”.

Co oznaczają nowe kolumny?

W kolumnie 3 wpisuje się numer identyfikujący fakturę nadany w KSeF.
Kolumna 4 służy do wpisywania numeru innego dowodu księgowego.
Kolumny 5–7 obejmują dane kontrahenta (NIP z kodem kraju, nazwa oraz adres).
Jeżeli podatnik wpisze w kolumnie 5 identyfikator podatkowy, nie ma obowiązku uzupełniania kolumn 6 i 7.
Zmiana numeracji kolumn nie wpływa na zakres ujmowanych danych, jednak przedsiębiorcy muszą dostosować swoje systemy księgowe do nowego układu.

Obowiązek prowadzenia PKPiR w formie elektronicznej

Od 2026 roku część podatników musi prowadzić:

• PKPiR,
• ewidencję środków trwałych,
• ewidencję wartości niematerialnych i prawnych
• wyłącznie przy użyciu programów komputerowych.

Podatnicy, którzy jeszcze prowadzą księgę papierowo lub w arkuszu kalkulacyjnym, również muszą stosować nowy wzór od 1 stycznia 2026 roku – niezależnie od momentu objęcia ich pełnym obowiązkiem cyfryzacji.

Warto rozważyć wcześniejsze przejście na system elektroniczny, aby uniknąć problemów przy wdrażaniu nowych przepisów.

Zasady dokonywania zapisów w PKPiR od 2026 roku

Ujmowanie przychodów

Zapisy dotyczące przychodów ze sprzedaży dokonuje się na podstawie:

• faktur,
• raportów fiskalnych,
• dowodów wewnętrznych,
• zestawień sprzedaży.

Terminy dokonywania zapisów:

• do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodu (dla faktur i raportów),
• codziennie po zakończeniu dnia – w przypadku dowodów wewnętrznych.

Ujmowanie kosztów

Wydatki na zakup materiałów i towarów handlowych ujmuje się zgodnie z zasadami potrącalności kosztów określonymi w Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Nowe przepisy likwidują obowiązek natychmiastowego księgowania zakupu po otrzymaniu towaru. Możliwe jest:

• dokonanie zapisu na podstawie opisu (specyfikacji),
• po otrzymaniu faktury – uzupełnienie dokumentacji o jej numer lub identyfikator KSeF,
• rozliczenie ewentualnych różnic w dniu otrzymania faktury.

Brak szczegółowych wymogów technicznych

Nowe rozporządzenie nie określa wymagań technicznych dla programów księgowych, nie wprowadza obowiązku drukowania księgi oraz nie wskazuje miejsca przechowywania księgi i dowodów księgowych.
W przypadku prowadzenia PKPiR bez użycia programów komputerowych podatnik musi:

• zbroszurować księgę,
• kolejno ponumerować jej karty.

Likwidacja uproszczonego wzoru PKPiR dla rolników

Od 1 stycznia 2026 roku znika możliwość stosowania uproszczonej podatkowej księgi przychodów i rozchodów przez rolników prowadzących działalność gospodarczą.

Dotychczas uproszczony wzór mogli stosować rolnicy:

• prowadzący gospodarstwo bez zatrudniania pracowników,
• osiągający przychody do 10 000 zł rocznie.

Po zmianach wszyscy rolnicy prowadzący działalność gospodarczą będą zobowiązani do prowadzenia PKPiR na zasadach ogólnych, według nowego wzoru.