Pełna księgowość – kiedy przedsiębiorca musi przejść na księgi rachunkowe?

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych swojej firmy. Sposób prowadzenia ewidencji zależy przede wszystkim od formy prawnej działalności oraz wysokości osiąganych przychodów. W wielu przypadkach wystarczająca jest księgowość uproszczona, obejmująca m.in. podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) lub ewidencję przychodów dla ryczałtu. Niektórzy przedsiębiorcy muszą jednak przejść na pełną księgowość, czyli prowadzenie ksiąg rachunkowych.

W dzisiejszym artykule Bizin.pl odpowiadamy kiedy powstaje obowiązek prowadzenia pełnej księgowości i jakie podmioty muszą stosować to rozwiązanie niezależnie od wysokości przychodów.

Kto może prowadzić uproszczoną księgowość?

Księgowość uproszczona jest dostępna dla określonych grup przedsiębiorców, w tym osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich. Możliwość korzystania z tej formy ewidencji zależy m.in. od wysokości przychodów osiągniętych w poprzednim roku obrotowym oraz od formy prawnej przedsiębiorstwa.

Co do zasady, podmioty te mogą prowadzić uproszczoną księgowość, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy nie osiągnęły równowartości 2 500 000 euro. Po przekroczeniu ustawowego limitu powstaje obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, o ile przedsiębiorca należy do kategorii podmiotów objętych tym obowiązkiem na podstawie ustawy o rachunkowości.

W porównaniu z pełną księgowością ewidencja uproszczona jest mniej rozbudowana. Zakres dokumentacji zależy od wybranej formy opodatkowania oraz statusu podatnika. W praktyce przedsiębiorca może być zobowiązany do prowadzenia m.in.:
podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) – w przypadku opodatkowania dochodów według skali podatkowej lub podatkiem liniowym;

• ewidencji przychodów – jeżeli przedsiębiorca rozlicza się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych;
• ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – zgodnie z zasadami właściwymi dla wybranej formy opodatkowania;
• ewidencji VAT – w przypadku czynnych podatników VAT, którzy mają obowiązek jej prowadzenia i przekazywania odpowiednich plików JPK_V7;
• dokumentacji dotyczącej pojazdów wykorzystywanych w działalności – jeżeli przepisy wymagają jej prowadzenia, np. w związku z rozliczaniem wydatków samochodowych lub pełnym odliczeniem VAT.

Jakie formy opodatkowania są dostępne przy uproszczonej księgowości?

Przedsiębiorcy korzystający z uproszczonej księgowości mogą rozliczać podatek dochodowy na różnych zasadach. Wybór konkretnej formy zależy od spełnienia warunków ustawowych oraz indywidualnej sytuacji firmy.

Skala podatkowa

Przy opodatkowaniu na zasadach ogólnych przedsiębiorca płaci podatek od dochodu, czyli przychodów pomniejszonych o koszty uzyskania przychodów. Obowiązują stawki 12% oraz 32% od nadwyżki podstawy obliczenia podatku ponad 120 000 zł. Podstawowym sposobem ewidencjonowania przychodów i kosztów jest KPiR. Po zakończeniu roku podatkowego przedsiębiorca składa zeznanie PIT-36. Jeżeli w danym okresie nie wystąpi zaliczka na podatek do zapłaty, co do zasady nie musi dokonywać wpłaty za ten okres, ale nadal powinien prawidłowo rozliczyć cały rok podatkowy.

Podatek liniowy

Podatek liniowy wynosi 19% dochodu, niezależnie od jego wysokości. Podobnie jak przy skali podatkowej, przedsiębiorca ustala dochód na podstawie przychodów i kosztów działalności, a następnie wykazuje go w KPiR. Roczne rozliczenie odbywa się na formularzu PIT-36L.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt polega na opodatkowaniu przychodów według stawki właściwej dla rodzaju prowadzonej działalności. W tej formie przedsiębiorca nie odlicza kosztów uzyskania przychodów od podstawy opodatkowania. Może jednak korzystać z odliczeń przewidzianych w przepisach, m.in. dotyczących składek na ubezpieczenia społeczne oraz części zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne. Limit przychodów uprawniający do korzystania z ryczałtu jest niższy niż limit zobowiązujący do prowadzenia ksiąg rachunkowych. W rezultacie przedsiębiorca może utracić prawo do ryczałtu, a jednocześnie nadal spełniać warunki do prowadzenia KPiR, jeżeli jego forma prawna i pozostałe okoliczności na to pozwalają.

Karta podatkowa

Od 1 stycznia 2022 r. nie można wybrać karty podatkowej jako nowej formy opodatkowania. Mogą ją jednak nadal stosować podatnicy, którzy korzystali z niej wcześniej i nie utracili do niej prawa. W tym przypadku podatek jest ustalany w kwocie określonej przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Przy ustalaniu wysokości zobowiązania uwzględnia się m.in. rodzaj działalności, liczbę zatrudnionych pracowników oraz wielkość miejscowości, w której firma prowadzi działalność.

Pełna księgowość – kiedy przedsiębiorca musi ją prowadzić?

Obowiązek przejścia z księgowości uproszczonej na pełną może wynikać zarówno z przekroczenia określonego limitu przychodów, jak i ze zmiany formy prawnej działalności. W niektórych przypadkach księgi rachunkowe trzeba prowadzić bez względu na osiągane obroty.

Przekroczenie limitu 2 500 000 euro

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 2 500 000 euro.

Limit przelicza się na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy, w którym księgi rachunkowe będą prowadzone.
Przy ustalaniu obowiązku należy zwrócić uwagę na ustawową definicję przychodów. Nie każda kwota wykazywana w rozliczeniach podatkowych musi być uwzględniana w identyczny sposób przy badaniu limitu wynikającego z ustawy o rachunkowości. Przepisy podatkowe mogą posługiwać się odrębnymi zasadami ustalania przychodów.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca powinien sprawdzić wysokość przychodów za poprzedni rok oraz kurs euro właściwy dla danego roku obrotowego. Jeżeli osiągnięta wartość jest równa limitowi lub go przekracza, konieczne jest rozpoczęcie prowadzenia pełnej księgowości od początku kolejnego roku obrotowego.

Zmiana formy prawnej działalności

Niektórzy przedsiębiorcy muszą prowadzić pełną księgowość niezależnie od wysokości osiąganych przychodów. Dotyczy to przede wszystkim podmiotów, które działają w formie określonych spółek handlowych.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych obejmuje m.in.:

• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
• spółki akcyjne;
• spółki komandytowe;
• spółki komandytowo-akcyjne;
• spółki jawne, których wspólnikiem nie jest wyłącznie osoba fizyczna, jeżeli nie zachodzą szczególne warunki pozwalające na zastosowanie wyjątku przewidzianego w przepisach.

W przypadku takich podmiotów obowiązek prowadzenia pełnej księgowości wynika z ich formy prawnej, a nie z wysokości przychodów. Przedsiębiorca, który przekształca jednoosobową działalność gospodarczą lub inną formę działalności w spółkę zobowiązaną do prowadzenia ksiąg rachunkowych, musi uwzględnić nowe zasady ewidencji od momentu, w którym powstaje taki obowiązek.

Dobrowolne przejście na pełną księgowość

Przepisy dopuszczają również dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych przez przedsiębiorców, którzy nie osiągnęli ustawowego limitu przychodów, ale chcą korzystać z bardziej szczegółowego systemu ewidencji.

Takie rozwiązanie może być przydatne w firmach, które planują rozwój, poszukują finansowania zewnętrznego albo potrzebują dokładniejszych danych dotyczących kosztów, majątku i zobowiązań. Decyzję o dobrowolnym przejściu na pełną księgowość należy podjąć z uwzględnieniem właściwych przepisów oraz zasad rozpoczęcia prowadzenia ksiąg. Przedsiębiorca powinien również pamiętać, że pełna księgowość wiąże się z większym zakresem obowiązków ewidencyjnych i sprawozdawczych.

Kiedy należy otworzyć księgi rachunkowe?

Termin rozpoczęcia prowadzenia pełnej księgowości zależy od przyczyny powstania obowiązku. Jeżeli przedsiębiorca przekroczył limit przychodów w poprzednim roku, księgi rachunkowe prowadzi się od początku kolejnego roku obrotowego. W przypadku podmiotu rozpoczynającego działalność w formie spółki zobowiązanej do stosowania pełnej księgowości znaczenie ma data rozpoczęcia działalności lub dzień, od którego przepisy wymagają prowadzenia ksiąg.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi rachunkowe otwiera się na dzień rozpoczęcia działalności, początek roku obrotowego albo inny dzień wskazany w przepisach, odpowiednio do konkretnej sytuacji. Otwarcie ksiąg powinno nastąpić nie później niż w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia właściwego zdarzenia. Przedsiębiorca powinien zatem wcześniej ustalić, czy obowiązek prowadzenia pełnej księgowości wynika z przekroczenia limitu przychodów, zmiany formy prawnej, czy też z rozpoczęcia działalności przez podmiot objęty ustawą o rachunkowości.

Co obejmuje pełna księgowość?

Pełna księgowość jest znacznie bardziej rozbudowana niż uproszczone formy ewidencji. Jej podstawą są księgi rachunkowe, w których ujmuje się wszystkie operacje gospodarcze w sposób pozwalający ustalić sytuację majątkową i finansową jednostki oraz osiągnięty przez nią wynik finansowy.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi rachunkowe obejmują:

• dziennik – służący do chronologicznego ujmowania operacji gospodarczych;
• księgę główną – zawierającą zapisy na kontach syntetycznych;
• księgi pomocnicze – uszczegóławiające zapisy wybranych kont księgi głównej;
• zestawienia obrotów i sald – obejmujące konta księgi głównej oraz salda kont ksiąg pomocniczych;
• inwentarz – wykaz składników aktywów i pasywów, którego zakres i zastosowanie zależą od sytuacji jednostki.

Prowadzenie pełnej księgowości oznacza również konieczność stosowania zasad rachunkowości, przeprowadzania inwentaryzacji w wymaganym zakresie oraz sporządzania sprawozdań finansowych, jeżeli dany podmiot ma taki obowiązek.

Jakie sprawozdania finansowe trzeba przygotować?

Jednym z istotnych obowiązków związanych z pełną księgowością jest sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego. Jego elementy zależą od rodzaju jednostki oraz od tego, czy może ona stosować uproszczenia przewidziane w ustawie.
Typowe sprawozdanie finansowe obejmuje:

• bilans – przedstawiający aktywa, zobowiązania i kapitał własny jednostki;
• rachunek zysków i strat – pokazujący przychody, koszty oraz wynik finansowy za dany okres;
• informację dodatkową – obejmującą wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz wymagane dodatkowe informacje i objaśnienia.

W zależności od rodzaju jednostki i obowiązujących ją przepisów sprawozdanie może zawierać również inne elementy. Zakres dokumentacji należy każdorazowo ustalić na podstawie właściwych regulacji.

Pełna księgowość – podsumowanie

Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości zależy przede wszystkim od formy prawnej przedsiębiorstwa oraz wysokości przychodów osiągniętych w poprzednim roku obrotowym.

Przedsiębiorca, który dotychczas korzystał z uproszczonej księgowości, musi przejść na księgi rachunkowe przede wszystkim wtedy, gdy:

• osiągnął przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów w wysokości co najmniej równowartości 2 500 000 euro za poprzedni rok obrotowy;
• prowadzi działalność w formie spółki zobowiązanej do pełnej księgowości, np. spółki z o.o., spółki akcyjnej, komandytowej lub komandytowo-akcyjnej;
• działa w formie spółki jawnej, której wspólnikiem jest podmiot inny niż osoba fizyczna, i nie ma zastosowania ustawowy wyjątek;
• dobrowolnie decyduje się na prowadzenie ksiąg rachunkowych, mimo że nie osiągnął limitu przychodów.

Przejście na pełną księgowość oznacza konieczność prowadzenia bardziej szczegółowej ewidencji, dokumentowania wszystkich operacji gospodarczych oraz realizacji obowiązków sprawozdawczych. Z tego względu warto odpowiednio wcześnie sprawdzić, czy firma zbliża się do ustawowego limitu, i przygotować się do zmiany zasad rachunkowości.