Paragon fiskalny zawierający NIP nabywcy może w określonych przypadkach pełnić funkcję faktury uproszczonej. Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) powoduje jednak istotne zmiany w zakresie dokumentowania takich transakcji. Szczególne znaczenie ma tutaj termin 1 stycznia 2027 roku, od którego przedsiębiorcy będą musieli uwzględnić nowe zasady wystawiania faktur do sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej. W dzisiejszym artykule Bizin.pl wyjaśniamy wszystko na temat zmiany w zakresie dokumentowania tych transakcji.
Kasa fiskalna służy przede wszystkim do ewidencjonowania sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. W przypadku transakcji zawieranych z przedsiębiorcami podstawowym dokumentem potwierdzającym sprzedaż jest natomiast faktura.
Obowiązek wystawienia faktury wynika z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Przepis ten wskazuje, że podatnik powinien wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz innego podatnika VAT, podatku od wartości dodanej albo podatku o podobnym charakterze, a także na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Ustawa o VAT przewiduje jednak szczególne zasady w przypadku sprzedaży zarejestrowanej za pomocą kasy fiskalnej. Zgodnie z art. 106b ust. 5 faktura dla podatnika może zostać wystawiona tylko wtedy, gdy paragon dokumentujący sprzedaż zawiera numer NIP nabywcy lub inny numer identyfikacyjny wykorzystywany na potrzeby podatku.
Istotne znaczenie ma również wysokość należności. Na podstawie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT faktura może nie zawierać części danych wymaganych dla standardowej faktury, jeżeli wartość należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro. Dokument musi jednak zawierać dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek VAT.
W efekcie paragon z NIP do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro może stanowić fakturę uproszczoną. Taki dokument jest traktowany jako faktura i może być wykorzystywany przez przedsiębiorcę do celów podatkowych oraz księgowych.
Jedną z najważniejszych zmian związanych z KSeF jest obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem systemu. Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, z uwzględnieniem przewidzianych w przepisach wyjątków i okresów przejściowych.
W
przypadku faktur wystawianych na rzecz podatnika lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem zastosowanie ma również art. 106ba ustawy o VAT. Przewiduje on obowiązek podania przez nabywcę odpowiedniego numeru identyfikacyjnego, jeżeli jest on wykorzystywany na potrzeby danej transakcji.
Szczególne regulacje dotyczą sprzedaży rejestrowanej na kasie fiskalnej. Art. 106h ustawy o VAT określa zasady postępowania w sytuacji, gdy faktura odnosi się do sprzedaży wcześniej zaewidencjonowanej na kasie.
Jednocześnie przepisy przejściowe przewidują szczególne rozwiązania na 2026 rok. Zgodnie z art. 145n ust. 1 ustawy o VAT w okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku podatnicy objęci obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą nadal wystawiać przy użyciu kas rejestrujących faktury elektroniczne lub papierowe, a także paragony fiskalne uznawane za faktury na podstawie art. 106e ust. 5 pkt 3.
Oznacza to, że do końca 2026 roku paragon fiskalny z NIP nabywcy może nadal pełnić funkcję faktury uproszczonej i nie musi być wystawiany w KSeF.
Kluczowa zmiana nastąpi 1 stycznia 2027 roku. Od tego dnia faktury uproszczone dokumentujące sprzedaż na rzecz podatników będą musiały być wystawiane w KSeF, zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT.
W praktyce oznacza to odejście od możliwości traktowania paragonu z NIP jako samodzielnej faktury uproszczonej poza KSeF w sytuacjach objętych obowiązkiem fakturowania w systemie.
Przedsiębiorcy powinni zatem przygotować swoje systemy sprzedażowe i kasy fiskalne na zmianę sposobu dokumentowania takich transakcji. Szczególne znaczenie będzie miała prawidłowa wymiana informacji pomiędzy kasą fiskalną, systemem sprzedażowym oraz KSeF.
Warto również pamiętać, że fakturowanie w KSeF będzie dobrowolne w przypadku niektórych transakcji na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, jeżeli zakup jest dokonywany przez nie na cele prywatne.
Zmiany dotyczące KSeF wpływają również na sposób wykazywania dokumentów sprzedażowych w ewidencji VAT. Zasady prowadzenia ewidencji określają m.in. przepisy rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15 października 2019 roku w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.
W ewidencji JPK_V7 stosuje się odpowiednie oznaczenia dokumentów sprzedażowych. Wśród nich znajdują się m.in.:
Sprzedaż zaewidencjonowana na kasie fiskalnej jest ujmowana w ewidencji VAT na podstawie raportu fiskalnego dobowego lub miesięcznego. Raport ten oznacza się symbolem „RO”. Obowiązek stosowania tego oznaczenia występuje niezależnie od tego, czy korzystanie z kasy fiskalnej wynika z obowiązku ustawowego, czy też podatnik dobrowolnie zdecydował się na ewidencjonowanie sprzedaży w ten sposób.
Jeżeli natomiast do sprzedaży zarejestrowanej na kasie zostanie wystawiona faktura, należy zastosować oznaczenie „FP”. Dotyczy to zarówno faktur wystawianych do wcześniej zarejestrowanej sprzedaży, jak i faktur wystawianych przy zastosowaniu kasy fiskalnej, jeżeli sprzedaż oraz VAT zostały już uwzględnione w raporcie fiskalnym.
Od 1 stycznia 2027 roku faktura ustrukturyzowana wystawiona do paragonu fiskalnego zawierającego NIP nabywcy będzie traktowana jako faktura, o której mowa w art. 106h ust. 1 ustawy o VAT.
W konsekwencji przedsiębiorca będzie zobowiązany wykazać taką fakturę w ewidencji VAT za okres, w którym została wystawiona. Jednocześnie faktura nie będzie ponownie zwiększać wartości sprzedaży ani podatku należnego, ponieważ sprzedaż została już wcześniej uwzględniona w raporcie fiskalnym z kasy.
W JPK_V7 dokument taki będzie więc wykazywany z oznaczeniem „FP”.
Z punktu widzenia przedsiębiorców najważniejsze jest rozróżnienie zasad obowiązujących w 2026 i 2027 roku.
Do 31 grudnia 2026 roku paragon fiskalny z NIP nabywcy, spełniający warunki przewidziane dla faktury uproszczonej, może nadal pełnić funkcję faktury i pozostawać poza obowiązkowym KSeF.
Od 1 stycznia 2027 roku zasady te ulegną zmianie. Sprzedaż na rzecz podatnika VAT, która jest rejestrowana na kasie fiskalnej i spełnia warunki pozwalające na wystawienie faktury uproszczonej, będzie musiała zostać odpowiednio udokumentowana fakturą ustrukturyzowaną w KSeF, jeżeli dana transakcja będzie objęta obowiązkiem korzystania z systemu.
Oznacza to, że przedsiębiorcy powinni odpowiednio wcześniej zweryfikować sposób działania kas fiskalnych, programów sprzedażowych oraz systemów księgowych. Prawidłowe połączenie procesu sprzedaży z KSeF pozwoli uniknąć problemów z podwójnym wykazywaniem sprzedaży i podatku należnego w ewidencji VAT.
Podsumowując, paragon z NIP a KSeF to rozwiązanie, którego znaczenie zmieni się od 2027 roku. Do końca 2026 roku przedsiębiorcy mogą korzystać z dotychczasowych zasad dotyczących faktur uproszczonych wystawianych za pomocą kas fiskalnych. Od 1 stycznia 2027 roku konieczne będzie natomiast dostosowanie procesu fakturowania do obowiązków związanych z KSeF.
Opinie naszych klientów
Polecam Bizin.pl. My używamy go jako narzędzie dla mobilnego przedstawiciela i sprawdza się. Często są wprowadzane zmiany na prośbę użytkownika - co jest bardzo pomocne :)
Widać, że system dynamicznie się zmienia i obrasta w coraz to nowe funkcjonalności zachowując przejrzysty i czytelny interfejs. Zrezygnowaliśmy z tradycyjnego programu do fakturowania i nie żałujemy decyzji.
Jestem bardzo zadowolona z usług. Czysto, jasno, przejrzyście i bezproblemowo.
Wiele rozbudowanych funkcjonalności oraz dostęp z każdego miejsca i o każdej porze – super.
System działa intuicyjnie i niezawodnie. Praca na nim to czysta przyjemność.
Prosty w obsłudze, wszędzie dostępny. Posiada wszystkie niezbędne funkcje do prowadzenia firmy. Wystawiaj, pobieraj, wysyłaj, generuj - wszystko po jednym kliknięciu jest w systemie Bizin.pl. Intuicyjny interfejs pozwala w łatwy sposób zadbać o dokumenty w firmie.
51 279
zadowolonych
klientów
