Obowiązkowy KSeF a podmioty bez numeru NIP – czy muszą korzystać z systemu?

Od 1 lutego 2026 roku obowiązuje powszechny system e-fakturowania za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Korzystanie z tego rozwiązania wymaga jednak posiadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP). W praktyce pojawia się więc pytanie, czy obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje również podatników VAT, którzy nie posiadają numeru NIP. Odpowiedź na to pytanie postaramy się znaleźć w dzisiejszym artykule Bizin.pl. 

Czy podatnik VAT musi prowadzić działalność gospodarczą?

Zgodnie z ustawą o VAT podatnikiem jest każdy podmiot wykonujący działalność gospodarczą, rozumianą bardzo szeroko. Obejmuje ona działalność producentów, handlowców, usługodawców, rolników oraz osób wykonujących wolne zawody. Za działalność gospodarczą uznaje się również wykorzystywanie składników majątku w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Oznacza to, że status podatnika VAT nie jest uzależniony od wpisu do CEIDG. Definicja działalności gospodarczej w ustawie o VAT jest bowiem znacznie szersza niż definicja przedsiębiorcy wynikająca z Prawa przedsiębiorców.

W rezultacie podatnikami VAT mogą być także osoby fizyczne, które:

• prowadzą działalność nierejestrowaną,
• osiągają przychody z tzw. najmu prywatnego.

Zwolnienie z VAT a brak obowiązku rejestracji

Osoby wykonujące działalność nierejestrowaną oraz wynajmujące prywatnie nieruchomości często korzystają ze zwolnienia z VAT. W przypadku zwolnienia podmiotowego mogą z niego korzystać podatnicy, których wartość sprzedaży nie przekroczyła 240 000 zł w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym.

Dodatkowo usługi wynajmu nieruchomości mieszkalnych na cele mieszkaniowe korzystają ze zwolnienia przedmiotowego z VAT. W takich sytuacjach podatnicy nie muszą rejestrować się jako czynni podatnicy VAT.

NIP czy PESEL – jaki identyfikator podatkowy stosują podatnicy?

Przepisy dotyczące identyfikacji podatników przewidują dwa rodzaje identyfikatorów podatkowych:

• numer PESEL,
• numer NIP.

PESEL stosują osoby fizyczne, które nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT oraz nie prowadzą działalności gospodarczej. Dotyczy to również osób wykonujących działalność nierejestrowaną. Natomiast numer NIP jest wymagany w przypadku pozostałych podmiotów objętych obowiązkiem ewidencyjnym. Co istotne, osoba prowadząca działalność nierejestrowaną musi posługiwać się NIP-em, jeżeli jest zarejestrowanym podatnikiem VAT lub prowadzi sprzedaż przy użyciu kasy fiskalnej.

W praktyce oznacza to, że osoby prowadzące najem prywatny lub działalność nierejestrowaną mogą funkcjonować wyłącznie z numerem PESEL, o ile nie są zobowiązane do rejestracji dla celów VAT.

KSeF a działalność nierejestrowana i najem prywatny

Warunkiem korzystania z KSeF jest posiadanie numeru NIP. W związku z tym podatnicy, którzy obecnie posługują się wyłącznie numerem PESEL, nie mogą wystawiać faktur w systemie KSeF bez wcześniejszego uzyskania NIP-u.
Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną może otrzymać numer NIP po złożeniu formularza VAT-R oraz zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-7.

Warto również pamiętać, że przepisy przewidują okres przejściowy. Od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 roku podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą nadal wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, jeżeli miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej tymi fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto.

Kiedy istnieje obowiązek wystawienia faktury?

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF nie zmieniło zasad dotyczących samego obowiązku wystawiania faktur. Podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego nadal wystawiają faktury wyłącznie na żądanie nabywcy.
Dotyczy to między innymi osób prowadzących działalność nierejestrowaną.

W przypadku najmu prywatnego sytuacja zależy od rodzaju świadczonych usług:

• Najem na cele mieszkaniowe - jeżeli osoba fizyczna wynajmuje lokal mieszkalny na cele mieszkaniowe innej osobie fizycznej, nie ma obowiązku wystawienia faktury nawet wtedy, gdy najemca o nią poprosi. Wystawienie dokumentu jest w takim przypadku dobrowolne.
• Najem lokali użytkowych - inaczej wygląda sytuacja przy wynajmie lokali użytkowych lub świadczeniu usług krótkotrwałego zakwaterowania. Jeżeli usługobiorcą jest przedsiębiorca, a wynajmujący korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT, wystawienie faktury staje się obowiązkowe po zgłoszeniu takiego żądania przez nabywcę.

Czy podmiot bez NIP musi korzystać z KSeF?

Przed ustaleniem obowiązku korzystania z KSeF należy najpierw sprawdzić, czy w danej sytuacji istnieje obowiązek wystawienia faktury. Dopiero kolejnym krokiem jest ocena, czy faktura powinna zostać wystawiona za pośrednictwem KSeF.
Osoby prowadzące najem prywatny lub działalność nierejestrowaną nie muszą posiadać numeru NIP, jeżeli wystawiają dokumenty wyłącznie dla konsumentów i nie są zobowiązane do korzystania z KSeF.

Jeżeli jednak podatnik zwolniony z VAT będzie zobowiązany lub zdecyduje się na wystawianie faktur w KSeF, musi najpierw uzyskać numer NIP. W tym celu konieczne jest zarejestrowanie się jako podatnik VAT zwolniony poprzez złożenie formularza VAT-R, a następnie dokonanie zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-7.

Podsumowując, obowiązek korzystania z KSeF przez podmioty niemające numeru NIP nie powstaje automatycznie. Jednak w sytuacji, gdy wystawienie faktury ma nastąpić za pośrednictwem KSeF, uzyskanie numeru NIP staje się niezbędnym warunkiem korzystania z systemu.