Kasy fiskalne online funkcjonują w Polsce od 2020 roku i sukcesywnie zastępują tradycyjne urządzenia wykorzystywane do rejestrowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Obowiązek korzystania z nowych kas został wprowadzony etapami i początkowo objął wybrane branże. Pozostali przedsiębiorcy mogą nadal używać starszych urządzeń, aż do momentu ich naturalnego wyeksploatowania. Pojawia się pytanie czy od 1 stycznia 2027 roku wszyscy podatnicy będą musieli posiadać kasę fiskalną online? W dzisiejszym artkule Bizin.pl postaramy się odpowiedź na to pytanie.
Kasy fiskalne online to urządzenia rejestrujące sprzedaż, które mają możliwość automatycznego przesyłania danych do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). System ten jest prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który pełni również funkcję administratora zgromadzonych informacji.
Centralne Repozytorium Kas gromadzi dane dotyczące działalności urządzeń fiskalnych, w szczególności:
Ważnym etapem przygotowania kasy do pracy jest fiskalizacja. Polega ona na uruchomieniu urządzenia w trybie fiskalnym przez uprawnionego serwisanta. W trakcie tej procedury kasa nawiązuje połączenie z Centralnym Repozytorium Kas, które przydziela jej indywidualny numer ewidencyjny.
Za zarządzanie informacjami przekazywanymi przez kasy fiskalne online odpowiada Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Może on udostępniać zgromadzone dane między innymi ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych, dyrektorom izb administracji skarbowej, a także naczelnikom urzędów skarbowych i urzędów celno-skarbowych.
Podstawową cechą kas fiskalnych online jest możliwość automatycznego przesyłania danych do Centralnego Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci teleinformatycznej. Komunikacja pomiędzy urządzeniem a systemem administracji skarbowej odbywa się bez konieczności ręcznego przekazywania informacji przez przedsiębiorcę.
Podatnik korzystający z takiej kasy musi jednak zapewnić jej dostęp do Internetu, ponieważ jest on niezbędny do prawidłowej komunikacji z CRK. Urządzenia nawiązują połączenie z Repozytorium zgodnie z harmonogramem ustalonym podczas fiskalizacji. Terminy przesyłania danych są przypisywane indywidualnie do poszczególnych kas. Co istotne, Centralne Repozytorium Kas może zdalnie zmienić częstotliwość i harmonogram połączeń, bez konieczności podejmowania dodatkowych działań przez użytkownika.
Nowoczesne kasy fiskalne oferują również możliwość automatycznej fiskalizacji oraz zdalnego wykonywania określonych czynności związanych z ich konfiguracją i obsługą.
Głównym zadaniem Centralnego Repozytorium Kas jest gromadzenie oraz analizowanie informacji o obrotach i kwotach podatku wykazywanych przez urządzenia fiskalne. Dzięki dostępowi do szczegółowych danych administracja skarbowa może skuteczniej monitorować sprzedaż detaliczną i identyfikować potencjalne nieprawidłowości.
Analiza informacji pochodzących z kas pozwala między innymi wykrywać nietypowe wartości sprzedaży, odchylenia od przeciętnych wyników w danej branży oraz sytuacje mogące wskazywać na nieujawnianie wszystkich przeprowadzonych transakcji. Wprowadzenie kas fiskalnych online stanowi jeden z elementów działań mających na celu uszczelnienie systemu podatkowego, przede wszystkim w zakresie podatku VAT. Rozwiązanie to ma ograniczać skalę nierejestrowanej sprzedaży, zmniejszać szarą strefę oraz przeciwdziałać unikaniu i uchylaniu się od opodatkowania.
Dzięki automatycznemu przekazywaniu danych organy podatkowe uzyskały możliwość sprawniejszego kontrolowania transakcji dokonywanych na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych.
Ustawodawca zdecydował się na stopniowe wprowadzanie obowiązku stosowania kas fiskalnych online. W pierwszej kolejności nowe urządzenia musiały wdrożyć branże, w których – według założeń Ministerstwa Finansów – występowało podwyższone ryzyko nieprawidłowości podatkowych.
Obowiązek korzystania z kas online objął między innymi przedsiębiorców świadczących następujące usługi lub prowadzących określoną działalność:
Docelowo kasy fiskalne online mają zastąpić dotychczasowe urządzenia u wszystkich podatników zobowiązanych do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Nie oznacza to jednak, że od 1 stycznia 2027 roku każdy przedsiębiorca będzie musiał obowiązkowo wymienić dotychczasową kasę na urządzenie online. Nie wyznaczono bowiem jednego, powszechnego terminu, w którym wszyscy pozostali podatnicy musieliby dokonać takiej wymiany.
Wprowadzono natomiast ograniczenia dotyczące możliwości zakupu starszych modeli urządzeń fiskalnych. Kasy z papierowym zapisem kopii zostały wycofane ze sprzedaży 31 sierpnia 2019 roku, natomiast możliwość nabywania kas z elektronicznym zapisem kopii zakończyła się 31 grudnia 2022 roku.
W przypadku kas o zastosowaniu specjalnym potwierdzenia spełnienia wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych mogły być wydawane do 31 grudnia 2023 roku. Od 1 lipca 2027 roku przewidziano również wycofanie z rynku kas z elektronicznym zapisem kopii. Nie oznacza to jednak automatycznego zakazu dalszego korzystania z urządzeń zakupionych wcześniej. Będą one mogły być eksploatowane do momentu zapełnienia pamięci fiskalnej lub zakończenia ich użytkowania z przyczyn technicznych.
Zakończenie sprzedaży kas z elektronicznym zapisem kopii w 2022 roku nie oznacza, że wszyscy przedsiębiorcy muszą natychmiast przejść na urządzenia online. Podatnicy, którzy nie zostali objęci wcześniejszymi terminami obowiązkowej wymiany, mogą nadal używać dotychczasowych kas rejestrujących.
Dotyczy to przedsiębiorców, którzy nie podlegali obowiązkowi wymiany urządzeń na podstawie art. 145b ustawy o podatku od towarów i usług. W praktyce oznacza to, że po 1 stycznia 2027 roku nadal będzie możliwe korzystanie ze starszych kas fiskalnych, o ile urządzenia te pozostają sprawne i mogą być zgodnie z przepisami wykorzystywane do ewidencjonowania sprzedaży.
W przypadku kas z papierowym zapisem kopii dalsze użytkowanie może wymagać wymiany pamięci fiskalnej, natomiast urządzenia z elektronicznym zapisem kopii mogą być wykorzystywane do czasu zapełnienia pamięci lub ich wyeksploatowania. Przedsiębiorcy powinni jednak uwzględnić, że w przyszłości konieczna może okazać się wymiana dotychczasowego urządzenia na kasę fiskalną online. Wynika to z kierunku zmian przyjętego przez ustawodawcę, który zakłada stopniowe zastępowanie starszych technologii nowymi rozwiązaniami.
Przedsiębiorcy zobowiązani do rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej online mogą skorzystać z ulgi na jej zakup. Przepisy przewidują możliwość odliczenia 90% ceny zakupu urządzenia, bez podatku VAT, jednak kwota zwrotu nie może przekroczyć 700 zł.
Należy jednak pamiętać, że preferencja ta nie przysługuje każdemu podatnikowi, który kupuje kasę online. Ulga nie obejmuje przedsiębiorców, którzy jedynie zastępują dotychczas używaną kasę starego typu nowym urządzeniem. Szczególne uprawnienie do skorzystania z ulgi przez podatników zobowiązanych do obowiązkowej wymiany kas na podstawie art. 145b ustawy o VAT dotyczyło terminów wymiany wskazanych w przepisach. Co ważne, przedsiębiorca rozpoczynający ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej online nie musi składać odrębnego zgłoszenia o zakupie urządzenia do urzędu skarbowego, aby skorzystać z przysługującej mu preferencji.
Jeżeli podatnik kupuje kilka kas fiskalnych online, może uzyskać ulgę na każde urządzenie. Warunkiem jest jednak rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży na każdej z kas w odpowiednim punkcie sprzedaży w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencji przy użyciu pierwszej kasy.
Obowiązek stosowania kas fiskalnych online jest wprowadzany stopniowo i obejmuje kolejne grupy podatników. Mimo że docelowo nowe urządzenia mają zastąpić tradycyjne kasy rejestrujące, nie oznacza to, że 1 stycznia 2027 roku nastąpi jednorazowa i powszechna wymiana wszystkich urządzeń.
Przedsiębiorcy, którzy nie zostali objęci szczególnymi terminami wymiany, mogą nadal korzystać ze starszych kas, dopóki urządzenia te nadają się do dalszej eksploatacji. Należy jednak brać pod uwagę stopniowe wycofywanie dotychczasowych rozwiązań i konieczność dostosowania się do przyszłych zmian w przepisach.
Opinie naszych klientów
Widać, że system dynamicznie się zmienia i obrasta w coraz to nowe funkcjonalności zachowując przejrzysty i czytelny interfejs. Zrezygnowaliśmy z tradycyjnego programu do fakturowania i nie żałujemy decyzji.
System posiada przyjazny i intuicyjny interfejs co sprawia, że jego obsługa jest bardzo prosta. Za niewygórowaną cenę mam dostęp do swoich faktur z każdego miejsca.
Polecam Bizin.pl. My używamy go jako narzędzie dla mobilnego przedstawiciela i sprawdza się. Często są wprowadzane zmiany na prośbę użytkownika - co jest bardzo pomocne :)
Profesjonalny system. Szczerze polecam.
Bardzo intuicyjny oraz łatwy w obsłudze program. Rewelacyjna jest możliwość importowania dokumentów do biura rachunkowego.
Super system. Dział serwisowy pomagał w dostosowaniu systemu dla moich potrzeb pod Firmę Angielską. Jestem zachwycony.
51 752
zadowolonych
klientów
