Limit 10 000 zł a KSeF w 2026 roku – kto może wystawiać faktury poza systemem?

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT w 2026 r. część podatników będzie mogła wystawiać faktury poza KSeF, o ile spełni warunek dotyczący niskiej wartości sprzedaży. Jeżeli miesięczna wartość sprzedaży brutto udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 000 zł, podatnik zachowa prawo do wystawiania faktur na dotychczasowych zasadach, bez korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Z wyjaśnień opublikowanych przez Ministerstwo Finansów wynika, że nie wszystkie dokumenty sprzedaży są uwzględniane w tym limicie, co ma kluczowe znaczenie dla praktycznego stosowania przepisów.

Zwolnienie z obowiązkowego fakturowania w KSeF przy niskiej sprzedaży

W okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. podatnicy zobowiązani co do zasady do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać:

• faktury elektroniczne poza KSeF lub
• faktury papierowe
• jeżeli łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł.

Podstawą prawną jest art. 145m ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Jak liczyć limit 10 000 zł dla KSeF?

Limit 10 000 zł należy liczyć w kwotach brutto, jednak tylko w odniesieniu do określonego rodzaju sprzedaży. Do limitu:

• nie wlicza się sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej (na podstawie raportów kasowych),
• nie wlicza się sprzedaży niedokumentowanej ani fakturą, ani paragonem.

Co istotne, nie wszystkie faktury podlegają uwzględnieniu w limicie.

Jakie faktury są uwzględniane w limicie 10 000 zł?

Z odpowiedzi Ministerstwa Finansów publikowanych na stronie ksef.podatki.gov.pl wynika, że do limitu 10 000 zł wlicza się wyłącznie faktury, które obowiązkowo powinny być wystawione w KSeF.

Oznacza to, że w limicie uwzględnia się tylko faktury, wobec których:

• nie mają zastosowania wyłączenia z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT,
• nie obowiązują przepisy epizodyczne z art. 145n ustawy o VAT, pozwalające na wystawienie faktury poza KSeF.

Jakich dokumentów nie uwzględnia się w limicie 10 000 zł?

Do limitu sprzedaży nie wlicza się m.in.:

• faktur wystawianych przy użyciu kas fiskalnych,
• paragonów do 450 zł uznanych za faktury (z NIP nabywcy),
• faktur wystawionych na żądanie osoby fizycznej niebędącej podatnikiem,
• faktur uproszczonych wystawianych poza KSeF (np. bilety),
• faktur dokumentujących usługi finansowe zwolnione z VAT.

Data wystawienia faktury a limit 10 000 zł w KSeF

Pojawia się istotne pytanie: czy o ujęciu faktury w limicie decyduje data powstania obowiązku podatkowego, czy data wystawienia faktury?
Ministerstwo Finansów jednoznacznie wskazuje, że fakturę wlicza się do limitu 10 tys. zł zawsze zgodnie z datą wystawienia. To oznacza, że moment sprzedaży nie ma znaczenia – kluczowa jest data wystawienia faktury.

Co się dzieje po przekroczeniu limitu 10 000 zł?

Podatnik traci prawo do wystawiania faktur poza KSeF od tej faktury, którą przekroczono limit 10 000 zł. Oznacza to, że:

• faktura powodująca przekroczenie limitu musi być wystawiona w KSeF,
• wszystkie kolejne faktury również muszą być wystawiane w KSeF,
• brak przekroczenia limitu w kolejnym miesiącu nie przywraca prawa do fakturowania poza KSeF.