Krótkoterminowy najem samochodu – jak rozliczyć w 2025 roku

Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na krótkoterminowy wynajem samochodu jako wygodne i elastyczne rozwiązanie dla swojej działalności. Bogata oferta firm krajowych i zagranicznych sprawia, że jest to opcja, którą warto rozważyć. Wraz z wyborem tej formy użytkowania pojazdu pojawiają się jednak określone obowiązki podatkowe. W dzisiejszym artykule Bizin.pl przedstawimy jak prawidłowo rozliczyć koszty i VAT w przypadku krótkoterminowego najmu samochodu w 2025 roku.

Czym jest umowa krótkoterminowego najmu samochodu?

Zgodnie z art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego, umowa najmu polega na tym, że wynajmujący udostępnia najemcy daną rzecz do korzystania przez określony lub nieokreślony czas, a najemca zobowiązuje się do uiszczania ustalonego czynszu. Jeśli czas trwania umowy został oznaczony, jej wypowiedzenie jest możliwe tylko w przypadkach przewidzianych w umowie.
Ustawowe terminy wypowiedzenia zależą od częstotliwości płatności czynszu:

• jeśli czynsz jest płatny rzadziej niż raz w miesiącu – wypowiedzenie może nastąpić najpóźniej na 3 miesiące naprzód na koniec kwartału;
• przy płatności miesięcznej – na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego;
• gdy czynsz płacony jest częściej niż raz w miesiącu – z 3-dniowym wyprzedzeniem;
• w przypadku najmu dziennego – z jednodniowym wyprzedzeniem.

Krótkoterminowy najem samochodu polega na udostępnieniu pojazdu przez wynajmującego w zamian za ustaloną opłatę na określony czas. Po zakończeniu umowy samochód jest zwracany wynajmującemu.
Umowa najmu może mieć charakter:

• długoterminowy,
• średnioterminowy,
• krótkoterminowy.

Ten ostatni wariant przeznaczony jest głównie dla przedsiębiorców potrzebujących auta na krótki czas — od jednego dnia do kilku miesięcy. Takie rozwiązanie sprawdza się np. podczas podróży służbowych, awarii firmowego pojazdu, testowania nowego auta czy spotkań z kontrahentami, gdzie wymagany jest samochód wyższej klasy.

Krótkoterminowy najem samochodu a podatek PIT

Koszty związane z krótkoterminowym wynajmem samochodu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu – podobnie jak w przypadku leasingu operacyjnego. Wynajmujący wystawia fakturę, na podstawie której przedsiębiorca ujmuje wydatek w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Przepisy ustawy o PIT nie wprowadzają podziału na najem krótko-, średnio- i długoterminowy w kontekście limitów kosztów. Dlatego limity dotyczą wszystkich rodzajów umów najmu.
Przedsiębiorcy mogą zaliczyć do kosztów wydatki na czynsz najmu w proporcji do wartości samochodu, z zachowaniem limitu:

• 150 000 zł – dla samochodów spalinowych i hybrydowych,
• 225 000 zł – dla samochodów elektrycznych.

Jeśli wartość pojazdu przekracza powyższe limity, koszt najmu należy rozliczyć proporcjonalnie do limitowanej wartości.

Wydatki eksploatacyjne a ograniczenia kosztowe

Limity kosztowe, o których mowa w ustawie o PIT (art. 23 ust. 1 pkt 46a i 47), obejmują również wydatki eksploatacyjne pojazdów wynajmowanych krótkoterminowo.
Jeśli samochód jest wykorzystywany zarówno w działalności, jak i prywatnie, do kosztów można zaliczyć 75% wydatków eksploatacyjnych:

• dla czynnych podatników VAT – 75% kwoty netto + 50% VAT,
• dla podatników zwolnionych z VAT – 75% kwoty brutto.

Jeśli samochód jest używany wyłącznie w celach firmowych, do kosztów można wliczyć 100% kwoty netto, a VAT odliczyć w pełnej wysokości.

Do kosztów eksploatacyjnych zaliczają się m.in.:

• zakup paliwa i płynów eksploatacyjnych,
• naprawy, przeglądy i części zamienne,
• mycie i czyszczenie pojazdu.

Odliczenie VAT przy krótkoterminowym najmie

Faktura VAT wystawiona przez wynajmującego stanowi podstawę do odliczenia podatku naliczonego. Co do zasady, przedsiębiorca może odliczyć 50% VAT od czynszu najmu i kosztów eksploatacyjnych pojazdu osobowego.
Pełne (100%) odliczenie VAT jest możliwe tylko wtedy, gdy:

• samochód jest używany wyłącznie w działalności gospodarczej,
• pojazd został zgłoszony do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26,
• prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka),
• opracowano regulamin użytkowania pojazdu w firmie.

Spełnienie tych warunków umożliwia przedsiębiorcy nie tylko pełne odliczenie VAT, ale też zaliczenie 100% wydatków netto do kosztów uzyskania przychodów.

Najem krótkoterminowy samochodu od zagranicznego podmiotu

Niektórzy przedsiębiorcy korzystają z ofert firm zagranicznych. W takim przypadku należy ustalić miejsce świadczenia usługi zgodnie z art. 28j ustawy o VAT.

Jeżeli samochód zostaje przekazany do dyspozycji najemcy poza terytorium Polski, to właśnie tam znajduje się miejsce świadczenia usługi. W zależności od sytuacji przedsiębiorca może być zobowiązany do rozliczenia importu usług, lub — jeśli nie zachodzi taka konieczność — nie będzie musiał rozliczać VAT w Polsce.