Kiedy paragon może być fakturą uproszczoną?

fot. pixaby.com/CC creative commons

W niektórych sytuacjach paragon może zastąpić fakturę uproszczoną i stać się podstawą ujęcia wydatku w kosztach podatkowych. Jednak aby było to możliwe musi on posiadać określone dane. 

Kiedy można wystawić fakturę uproszczoną?

W myśl z art. 106e ust. 5 pkt. 3 ustawy o VAT w przypadku, gdy kwota ogólna kwota należności nie przekracza kwoty 450 zł albo 100 euro, podatnik może wystawić fakturę uproszczoną. Co istotne, faktura taka nie musi zawierać:

• imion i nazwisk lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresów
• miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług
• ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto)
• wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto)
• stawki podatku
• sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku

Faktura uproszczona musi jednak obowiązkowo zawierać takie dane jak:

• data wystawienia
• kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w jednoznacznie identyfikuje fakturę
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, jeżeli została określona i różni się od daty wystawienia faktury
• nazwa lub rodzaj towaru/usługi
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym także w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeżeli nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
• kwotę należności ogółem

Kiedy nie można wystawić faktury uproszczonej?

Przepisy prawa przewidują kilka przypadków, w których przedsiębiorca nie może wystawić faktury uproszczonej. Zgodnie z tym faktura uproszczona nie może dokumentować:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT)
• sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i na terytorium kraju,
• dostawy towarów i świadczenia usług na rzecz podmiotów z państw członkowskich innych niż Polska, gdy zobowiązanym do zapłaty podatku jest nabywca
• transakcji o wartości należności powyżej kwoty 450 zł bądź 100 euro

Dane na paragonie fiskalnym

Par. 25 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących z dnia 29 kwietnia 2019 r., definiuje elementy, jakie powinny znaleźć się na paragonie fiskalny, zgodnie z którym taki paragon powinien zawierać co najmniej:

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a w przypadku sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika
• NIP podatnika
• numer kolejny wydruku
• datę oraz godzinę i minutę sprzedaży
• oznaczenie "Paragon Fiskalny"
• nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację
• cenę jednostkową towaru lub usługi
• ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku
• wartość opustów, obniżek lub narzutów, o ile występują
• wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku według poszczególnych stawek podatku z oznaczeniem literowym po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów
• wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym
• łączną wysokość podatku
• łączną wartość sprzedaży brutto
• oznaczenie waluty, w której jest zapisywana sprzedaż, przynajmniej przy łącznej wartości sprzedaży brutto
• kolejny numer paragonu fiskalnego
• numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym
• NIP)nabywcy - na żądanie nabywcy
• logo fiskalne i numer unikatowy

Kiedy paragon możne być fakturą uproszczoną?

Biorąc pod uwagę dane które muszą obowiązkowo znaleźć się na paragonach i fakturach uproszczonych, można założyć, że jeśli nabywca zechce, aby zamieścić na paragonie jego NIP, a wartość zakupów nie przekroczy 100 euro albo 450 zł, wówczas dokument ten może być traktowany jako faktura uproszczona.

Pod uwagę jednak trzeba wziąć inne przepisy, np. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, pozwalające na ewidencjonowanie kosztów za pomocą paragonów w jasno zdefiniowanych przypadkach, takich jak kupno w jednostkach handlu detalicznego materiałów biurowych czy środków czystości. Zgadzają się z tym także organy podatkowe i nie wyrażają zgody na ujmowanie innych kosztów dokumentowanych paragonami w księdze przychodów i rozchodów.