Kary za błędy w KSeF – jakie sankcje grożą przedsiębiorcom?

Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) powoduje, że wielu przedsiębiorców zastanawia się nad konsekwencjami ewentualnych błędów w dokumentacji. Pojawia się pytanie, jakie kary za niewypełnienie obowiązków w KSeF mogą zostać nałożone oraz czy przedsiębiorcy mają czas na dostosowanie swoich procedur do nowych wymogów.

Kwestia sankcji jest szczególnie istotna, ponieważ korzystanie z KSeF stanowi nowy obowiązek dla podatników, a ewentualne naruszenia mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych. W dzisiejszym artykule Bizin.pl wyjaśniamy, jak wygląda odpowiedzialność podatników za błędy w systemie KSeF oraz kiedy organy podatkowe będą mogły nakładać kary.

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Jego zadaniem jest obsługa faktur ustrukturyzowanych oraz kontrola poprawności danych zawartych w dokumentach sprzedaży.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT system KSeF umożliwia m.in.:

• nadawanie oraz zmianę uprawnień do korzystania z systemu,
• weryfikację uprawnień użytkowników,
• wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych,
• archiwizowanie dokumentów sprzedaży,
• podgląd faktur wystawionych w systemie,
• nadawanie numerów identyfikacyjnych fakturom,
• analizę poprawności danych z faktur,
• informowanie o wystawieniu lub odrzuceniu faktury,
• powiadamianie o braku możliwości wystawienia faktury w przypadku niedostępności systemu.

Kto może korzystać z systemu KSeF?

Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać wyłącznie podmioty posiadające odpowiednie uprawnienia. Do tej grupy należą przede wszystkim:

• podatnicy,
• podmioty wskazane przez podatnika,
• organy egzekucyjne,
• komornicy sądowi prowadzący czynności egzekucyjne,
• osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne lub komorników,
• osoby posiadające uprawnienia nadane przez podatnika,
• inne podmioty wskazane przez osoby uprawnione do korzystania z KSeF.

Jakie obowiązki wprowadza KSeF?

Jednym z najważniejszych obowiązków wynikających z funkcjonowania systemu jest wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF.

Dotyczy to przede wszystkim transakcji takich jak:

• sprzedaż krajowa pomiędzy firmami,
• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów,
• eksport towarów na rzecz przedsiębiorców,
• świadczenie usług dla innych firm.

Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie transakcje podlegają temu obowiązkowi. Przykładowo sprzedaż na rzecz konsumentów nie wymaga wystawiania faktury w systemie KSeF. Podobnie jest w przypadku rozliczeń w szczególnych procedurach VAT, takich jak VAT OSS czy VAT IOSS.

Przygotowanie firmy do korzystania z KSeF

Wdrożenie systemu KSeF wymaga od przedsiębiorców odpowiedniego przygotowania. W praktyce oznacza to m.in.:

• integrację systemów księgowych z KSeF,
• nadanie uprawnień do korzystania z systemu,
• przetestowanie sposobów uwierzytelniania użytkowników,
• wdrożenie procedur związanych z wystawianiem faktur.

Należy również pamiętać, że nie wszystkie dokumenty mogą być wystawiane w postaci faktur ustrukturyzowanych. W systemie KSeF nie wystawia się m.in.:

• faktur pro forma,
• not korygujących,
• duplikatów faktur.

W przypadku transakcji z kontrahentami zagranicznymi przedsiębiorcy muszą dodatkowo ustalić sposób przekazania faktury wystawionej w KSeF odbiorcy.

Jakie naruszenia mogą skutkować karą w KSeF?

Nieprzestrzeganie obowiązków związanych z KSeF może skutkować nałożeniem kar finansowych. Sankcje mogą dotyczyć między innymi sytuacji takich jak:

• nieprawidłowe nadanie uprawnień do korzystania z systemu,
• wystawienie faktury poza KSeF pomimo obowiązku korzystania z systemu,
• wystawienie faktury niezgodnej ze wzorem udostępnionym w KSeF,
• brak wymaganych kodów QR na fakturze,
• brak przesłania faktury do systemu po usunięciu awarii lub niedostępności KSeF.

Odpowiedzialność na gruncie Kodeksu karnego skarbowego

W niektórych przypadkach naruszenia związane z dokumentacją fakturową mogą skutkować odpowiedzialnością na podstawie przepisów Kodeksu karnego skarbowego. Zgodnie z jego regulacjami odpowiedzialności podlega osoba, która dopuszcza się czynu zabronionego pod groźbą kary w czasie obowiązywania danej ustawy.
W sytuacjach nieuregulowanych wprost stosuje się także przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego oraz Ordynacji podatkowej.

Kary za naruszenia KSeF od 2027 roku

Zgodnie z ustawą o VAT organy podatkowe będą mogły nakładać kary pieniężne za naruszenia obowiązków związanych z KSeF od 1 stycznia 2027 roku.

Kara może zostać nałożona m.in. wtedy, gdy podatnik:

• nie wystawi faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF,
• wystawi fakturę niezgodną z obowiązującym wzorem,
• nie prześle w wymaganym terminie faktury wystawionej poza systemem w czasie awarii lub niedostępności KSeF.

W takiej sytuacji naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę pieniężną w wysokości:

• do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza systemem, lub
• do 18,7% wartości należności ogółem, jeśli faktura nie zawiera podatku VAT.

Od czego zależy wysokość kary?

Przy ustalaniu wysokości kary organy podatkowe biorą pod uwagę kilka czynników, takich jak:

• waga naruszenia oraz jego okoliczności,
• czas trwania nieprawidłowości,
• częstotliwość wcześniejszych naruszeń,
• stopień winy podatnika,
• działania podjęte w celu ograniczenia skutków naruszenia,
• wysokość osiągniętej korzyści lub unikniętej straty.

W przypadku osób fizycznych uwzględniane są także ich warunki osobiste.

Czy faktura poza KSeF jest ważna?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF oznacza, że za prawnie skuteczną uznaje się:

• fakturę wystawioną bezpośrednio w KSeF, lub
• fakturę wystawioną poza systemem, ale przesłaną do KSeF w wymaganym terminie i oznaczoną numerem identyfikacyjnym systemu.

Natomiast faktura wystawiona poza KSeF i nieprzekazana do systemu nie wywołuje skutków prawnych.

W praktyce może to oznaczać poważne konsekwencje dla przedsiębiorcy. Kontrahenci mogą odmówić przyjęcia takiej faktury lub dokonania zapłaty, a dokument nie będzie uznawany przez instytucje finansowe czy organy kontrolne.

Brak zgodności z KSeF a płynność finansowa firmy

Nieprzestrzeganie zasad korzystania z KSeF może prowadzić nie tylko do kar finansowych, ale także do problemów z rozliczeniami z kontrahentami. W niektórych przypadkach brak prawidłowej faktury w systemie może utrudnić uzyskanie płatności lub spowodować problemy z płynnością finansową przedsiębiorstwa. Dodatkowo posługiwanie się fakturą, która nie została wystawiona w formie ustrukturyzowanej mimo obowiązku, może skutkować nałożeniem dodatkowej kary pieniężnej przez organ podatkowy.