KSeF - najważniejsze informacje

Na chwilę obecną korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest dobrowolne, jednakżę na mocy ustawy z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw, obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF został już przesądzony. Choć termin jego wdrożenia był wcześniej ustalony, Ministerstwo Finansów kilkukrotnie przesuwało datę wejścia obowiązku w życie. W dzisiejszym artykule przedstawiamy najważniejsze informacje o KSeF. 

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to centralny system teleinformatyczny zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Umożliwia on wystawianie i przesyłanie faktur sprzedaży w formie elektronicznej, w jednolitym formacie – tzw. faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiony w KSeF, który otrzymuje indywidualny numer identyfikacyjny nadany przez system. Przekazanie takiej faktury odbiorcy możliwe jest jedynie wtedy, gdy ten wyrazi na to zgodę. Wszystkie faktury przesłane do KSeF – zarówno te wystawione w systemie, jak i spoza niego – są archiwizowane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Jeśli jednak zobowiązanie podatkowe nie uległo jeszcze przedawnieniu, podatnik musi przechowywać faktury dłużej – do czasu upływu tego terminu.

Terminy wprowadzenia obowiązkowej e-faktury

Ustawa podpisana przez Prezydenta 4 sierpnia 2023 r. przewiduje dwa etapy wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF:

• od 1 lutego 2026 r. – dla dużych przedsiębiorstw, których sprzedaż brutto w 2025 roku przekroczy 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników.

Mikroprzedsiębiorcy osiągający miesięczny obrót poniżej 10 tys. zł brutto będą mogli do końca 2026 r. nadal wystawiać faktury w dotychczasowej formie. Obowiązek obejmie zarówno czynnych podatników VAT, jak i tych korzystających ze zwolnienia.

Kto nie musi korzystać z KSeF?

Z obowiązku wystawiania faktur w KSeF zwolnieni są m.in.:

• podatnicy, którzy nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
• przedsiębiorcy posiadający jedynie stałe miejsce prowadzenia działalności w kraju, które jednak nie uczestniczy w danej transakcji,
• podatnicy korzystający z procedur szczególnych (VAT OSS, VAT IOSS),
• podmioty wystawiające faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności,
• przedsiębiorcy realizujący określone transakcje wskazane w rozporządzeniu Ministra Finansów,
• podatnicy zagraniczni korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT w Polsce.

Zgodnie z art. 106s ustawy o VAT (obowiązującym od 1 lutego 2026 r.) Minister Finansów może dodatkowo określić w rozporządzeniu sytuacje, w których stosowanie KSeF nie będzie wymagane – np. ze względu na specyfikę działalności lub ograniczenia techniczne.

E-faktura obowiązkowa a dobrowolna

Obowiązek korzystania z KSeF oznacza, że większość przedsiębiorców w Polsce będzie musiała wystawiać faktury sprzedaży w formacie ustrukturyzowanym. Wyjątki od tej zasady są obecnie doprecyzowywane przez Ministerstwo Finansów. Faktury można będzie wystawiać bezpośrednio w systemie KSeF, lub w zewnętrznym programie księgowym, który automatycznie połączy się z KSeF i prześle dane do systemu. Po zarejestrowaniu w KSeF każda faktura otrzyma unikalny numer i zostanie bezpiecznie zarchiwizowana. Jeśli nabywca również korzysta z systemu, faktura zostanie mu automatycznie udostępniona.

Dobrowolne korzystanie z KSeF 

Przedsiębiorcy mogą już teraz korzystać z systemu dobrowolnie. Daje im to możliwość:

• przygotowania się do obowiązkowego wdrożenia,
• przetestowania funkcjonalności systemu,
• poznania procedur i funkcji KSeF,
• dostosowania zaplecza technicznego i organizacyjnego,
• przeszkolenia pracowników,
• usprawnienia procesu fakturowania.

W okresie dobrowolnym przedsiębiorcy mogą wystawiać zarówno faktury przez KSeF, jak i w dotychczasowy sposób.

Obowiązkowa e-faktura

Wprowadzenie e-faktur przez KSeF ma przynieść liczne korzyści:

• automatyzację procesu wystawiania i przesyłania faktur,
• większą elastyczność w obiegu dokumentów,
• lepszą organizację przepływu danych w firmach,
• wysoki poziom bezpieczeństwa danych,
• mniejsze obciążenia sprawozdawcze – brak obowiązku przesyłania JPK_FA,
• archiwizację dokumentów przez 10 lat w systemie państwowym.

Choć wdrożenie KSeF wymaga przygotowań, jego celem jest usprawnienie procesów księgowych, poprawa bezpieczeństwa danych i uproszczenie rozliczeń z administracją skarbową.