KSeF a ustrukturyzowane e-faktury

Od 2022 roku przedsiębiorcy w Polsce mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obecnie korzystanie z tego rozwiązania jest dobrowolne, co oznacza, że podatnicy mogą wystawiać dokumenty zarówno w tradycyjnej formie papierowej, jak i elektronicznej. Należy jednak pamiętać, że jest to okres przejściowy – zgodnie z obowiązującymi przepisami, od lutego 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe (w pierwszej kolejności dla określonych grup przedsiębiorców).

Ustrukturyzowane e-faktury w dotychczasowej formie

Tradycyjne e-faktury, czyli faktury elektroniczne, są dokumentami sporządzanymi i przesyłanymi w formie cyfrowej. Poza formą wystawienia i sposobem przekazania nie różnią się one zasadniczo od faktur papierowych. Polskie przepisy nie wprowadzają osobnych regulacji dotyczących e-faktur – ich prawidłowość ocenia się na podstawie art. 106e ustawy o VAT, który określa elementy obligatoryjne każdej faktury.

Każda faktura – niezależnie od formy – powinna zawierać m.in.:

• datę wystawienia,
• numer identyfikujący fakturę,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• numery identyfikacyjne na potrzeby podatku,
• datę dostawy lub wykonania usługi,
• nazwę towaru lub usługi, ilość i cenę jednostkową netto,
• wartość sprzedaży netto, stawkę VAT i kwotę podatku,
• kwotę należności ogółem.

Ustrukturyzowana e-faktura – nowy standard dokumentowania sprzedaży

Pojęcie ustrukturyzowanej e-faktury bywa często mylone ze zwykłą e-fakturą, jednak różnice między nimi są zasadnicze.
Ustrukturyzowana faktura to dokument sporządzony w formacie XML o ściśle określonej strukturze logicznej, umożliwiającej jego automatyczne odczytanie i przetworzenie przez systemy księgowe.
Dla porównania – standardowa e-faktura to najczęściej plik PDF przesyłany drogą elektroniczną. Jej dane można odczytywać wyłącznie manualnie lub przy użyciu narzędzi OCR (optycznego rozpoznawania znaków), co wiąże się z ryzykiem błędów i koniecznością weryfikacji poprawności danych.
W przypadku faktur ustrukturyzowanych proces ten przebiega w pełni automatycznie, bez potrzeby ręcznego wprowadzania danych.

Rola Krajowego Systemu e-Faktur

W ramach działań zmierzających do uszczelnienia systemu VAT wprowadzono możliwość wystawiania ustrukturyzowanych e-faktur jako jednej z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji sprzedaży. Dokumenty te są wystawiane, przesyłane i odbierane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur – centralnej bazy administrowanej przez Ministerstwo Finansów.
Rozwiązanie to ma usprawnić kontrolę rozliczeń podatkowych, przyspieszyć wykrywanie nieprawidłowości oraz ograniczyć skalę oszustw podatkowych. W efekcie przyczyni się to do zwiększenia dochodów budżetu państwa.

Korzyści dla przedsiębiorców

Upowszechnienie ustrukturyzowanych e-faktur przyniesie szereg korzyści zarówno przedsiębiorcom, jak i biurom rachunkowym. Automatyzacja procesu fakturowania i odczytu danych pozwoli ograniczyć błędy i skrócić czas pracy związany z księgowaniem dokumentów.
Zgodnie z informacjami udostępnionymi na stronie Ministerstwa Finansów:

• podatnik zyska pewność, że faktura została skutecznie dostarczona do kontrahenta,
• dokument nie ulegnie zniszczeniu ani zaginięciu,
• możliwy będzie stały dostęp do treści faktury,
• przedsiębiorcy korzystający z KSeF skorzystają ze skróconego terminu zwrotu VAT – z 60 do 40 dni,
• użytkownicy KSeF zostaną zwolnieni z obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur.

Mimo licznych zalet, wdrożenie systemu wiąże się także z koniecznością dostosowania procedur wewnętrznych oraz poniesieniem kosztów integracji z nowym rozwiązaniem, zarówno po stronie przedsiębiorców, jak i dostawców oprogramowania księgowego.

Terminy obowiązkowego wdrożenia KSeF

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wprowadzono od 2022 roku w sposób dobrowolny, jednak od 2026 roku stanie się ono obowiązkowe. Ustawodawca przewidział stopniowe wdrażanie obowiązku:

• od 1 lutego 2026 r. – dla podatników, u których wartość sprzedaży (z podatkiem) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców,
• od 1 stycznia 2027 r. – dla podatników, u których miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 000 zł.

W perspektywie kolejnych lat należy spodziewać się dalszej cyfryzacji rozliczeń VAT – obowiązkowe dziś pliki JPK_V7M i JPK_V7K prawdopodobnie zostaną zastąpione rozliczeniami opartymi wyłącznie na danych przesyłanych do Krajowego Systemu e-Faktur.