KSeF a faktury zagraniczne – kto i kiedy musi wystawiać e-faktury?

Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się obowiązkowy dla dużych podatników, których obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. system obejmie już wszystkich przedsiębiorców. Najmniejsze firmy, których sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie, będą zobowiązane do korzystania z KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r. Nowe regulacje mają zastosowanie zarówno do sprzedaży krajowej, jak i zagranicznej. Powstaje jednak pytanie: czy KSeF obejmuje każdą fakturę wystawianą dla kontrahenta z zagranicy? Odpowiedź na to pytanie w dzisiejszym artykule Bizin.pl.

KSeF a faktury dla zagranicznego kontrahenta – kiedy obowiązek jest bezwzględny?

Co do zasady, jeśli dana transakcja nie została wyłączona z obowiązku e-fakturowania, przedsiębiorca musi wystawić fakturę ustrukturyzowaną za pośrednictwem KSeF – również w przypadku sprzedaży międzynarodowej.
Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy m.in.:

• sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności (B2C),
• czynności realizowanych przez podmioty zagraniczne bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
• sprzedaży rozliczanej w procedurach szczególnych, takich jak VAT OSS czy IOSS,
• transakcji wskazanych w odrębnych rozporządzeniach Ministra Finansów,
• czynności objętych szczególnymi zwolnieniami (np. dla organizacji międzynarodowych).

Jeśli więc dana sprzedaż zagraniczna nie mieści się w katalogu wyłączeń, faktura musi zostać wystawiona w KSeF.

Jak przekazać fakturę zagranicznemu nabywcy?

W określonych przypadkach – np. gdy miejscem świadczenia jest inne państwo UE lub kraj trzeci albo gdy nabywca nie posiada siedziby w Polsce – przedsiębiorca musi dodatkowo przekazać fakturę kontrahentowi w uzgodniony sposób.
Może to nastąpić:

• w formie elektronicznej (np. PDF),
• w wersji papierowej,
• poprzez kod QR umożliwiający dostęp do faktury w KSeF i weryfikację danych.

Oznacza to, że nawet jeśli faktura jest wystawiona w systemie rządowym, zagraniczny kontrahent może otrzymać jej wizualizację w standardowej formie.

KSeF a faktura dla osoby prywatnej z zagranicy

Sprzedaż na rzecz konsumenta (B2C), w tym osoby prywatnej spoza Polski, nie podlega obowiązkowi wystawiania faktur w KSeF. W takim przypadku dokument można wystawić poza systemem – w formie papierowej lub elektronicznej.
To istotne zwłaszcza dla firm prowadzących sprzedaż internetową do klientów indywidualnych z innych krajów.

KSeF a WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów

Faktury dokumentujące WDT (wewnątrzwspólnotową dostawę towarów) muszą być wystawiane w KSeF od momentu, gdy system stanie się obowiązkowy dla danego podatnika VAT.
Jednocześnie sposób przekazania dokumentu kontrahentowi z innego państwa UE powinien być z nim wcześniej uzgodniony.

KSeF a eksport towarów poza UE

Analogiczne zasady dotyczą eksportu towarów do firm spoza Unii Europejskiej. Po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF podatnik musi wystawić fakturę w systemie, a następnie przekazać ją nabywcy w ustalonej formie (np. PDF, wydruk, link, kod QR).

KSeF a sprzedaż w procedurze VAT OSS

Sprzedaż rozliczana w procedurze VAT OSS nie podlega obowiązkowi wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że przy sprzedaży na rzecz zagranicznych konsumentów rozliczanej w OSS przedsiębiorca nie musi rejestrować faktur w KSeF.
Dokument może zostać przekazany bezpośrednio nabywcy w uzgodniony sposób.

Samofakturowanie a KSeF – dwie różne sytuacje

Polski przedsiębiorca wystawia fakturę w imieniu zagranicznego kontrahenta jeżeli w ramach samofakturowania to polski podatnik dokumentuje sprzedaż, obowiązek wystawienia faktury w KSeF nadal istnieje. W praktyce oznacza to konieczność:

• wystawienia faktury ustrukturyzowanej,
• przekazania jej kontrahentowi w uzgodnionej formie (np. PDF lub link do podglądu).

Zagraniczny kontrahent wystawia fakturę dla polskiej firmy jeżeli fakturę w ramach samofakturowania wystawia podmiot zagraniczny, przepisy przewidują możliwość wyłączenia z obowiązku stosowania KSeF – w przypadkach określonych w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie ustawy o VAT.

Czy w KSeF można odbierać faktury od zagranicznych kontrahentów?

Faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne, które:

• nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
• mają stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale nie uczestniczy ono w danej transakcji,
• nie będą wystawiane w KSeF. W praktyce oznacza to, że polski przedsiębiorca będzie otrzymywał je w dotychczasowej formie – np. jako PDF lub dokument papierowy.

KSeF a faktury zagraniczne – podsumowanie

Obowiązek stosowania KSeF obejmuje również znaczną część transakcji międzynarodowych, w tym WDT i eksport towarów. Istnieją jednak istotne wyjątki – szczególnie w przypadku sprzedaży B2C oraz procedury VAT OSS.
Dlatego przy każdej transakcji zagranicznej warto zweryfikować:

• status nabywcy,
• miejsce świadczenia,
• sposób rozliczenia VAT,
• ewentualne wyłączenia ustawowe.

Prawidłowe ustalenie obowiązków w zakresie KSeF pozwoli uniknąć błędów i sankcji po wejściu w życie nowych przepisów.