Prowadząc własną działalność gospodarczą przedsiębiorcy maja obowiązek przechowywać dokumenty które powiązane są z prowadzoną przez nich działalnością.
Do dokumentów, które należy wydrukować po zakończeniu każdego miesiąca (kwartału) należy zaliczyć:
Wyżej wymienione dokumenty należy przechowywać chronologicznie według dat razem z dokumentami potwierdzającymi wydatki. Warto dokumenty te przechowywać w teczkach które oznaczone są według przedziału czasowego którego dotyczą. Po zakończeniu danego okresu należy ponumerować dokumenty zgodnie z numeracją nadaną w KPiR.
Dokumenty podatkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Zaliczamy do nich:
Wszystkie dokumenty pracowników po rozwiązaniu z nimi umowy trzeba przechowywać przez okres 50 lat.
Dowody księgowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w oryginalnej postaci z podziałem na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Należy przechowywać je w taki sposób aby chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Nowoczesna technika pozwala na przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, która daje łatwy, szybki i nieskomplikowany dostęp do nich. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości w formie elektronicznej można przechowywać:
W postaci elektronicznej należy również przechowywać wszystkie dokumenty firmowe, które powstały w tej formie.
Nie wszystkie dokumenty mogą być przechowywane w wersji elektronicznej. Wyłączeniu podlegają:
Biuro rachunkowe może przechowywać dokumentację księgową swoich klientów pod warunkiem, że świadczy usługi z tego zakresu. Podatnik musi w ciągu 15 dni od wydania dokumentów biuru rachunkowemu zgłosić ten fakt do właściwego urzędu skarbowego. Biuro musi przechowywać dokumentację w sposób zapewniający odpowiednią ochronę dokumentów papierowych i elektronicznych.
Za nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji grozi odpowiedzialność karnoskarbowa. Za nieprzechowywanie księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział (a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi - w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki), zgodnie kodeksem karnym skarbowym wymierzana jest kara grzywny do 240 stawek dziennych. Takiej samej karze podlega podatnik lub płatnik, który nie zawiadamia w terminie właściwego organu o prowadzeniu księgi przez doradcę podatkowego, lub inny podmiot upoważniony do prowadzenia ksiąg w jego imieniu i na jego rzecz. Natomiast karze grzywny do 180 stawek dziennych podlega ten, kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje wystawionej lub otrzymanej faktury, rachunku bądź dowodu zakupu towarów.
W wypadkach mniejszej wagi sprawcy powyższych czynów podlegają karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Odmowa okazania ksiąg, ich zniszczenie, uszkodzenie lub usuwanie, czyli utrudnianie lub udaremnianie osobie uprawnionej przeprowadzania czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, skarbowej lub czynności kontrolnych w zakresie szczególnego nadzoru podatkowego skutkuje karą grzywny do 720 stawek dziennych. W przypadku przestępstw skarbowych grzywna orzekana jest jako iloczyn liczby stawek dziennych oraz wysokości stawki dziennej. Liczba stawek dziennych nie może być niższa niż 10 i wyższa niż 720, a w razie nadzwyczajnego zaostrzenia kary - 1080. Z kolei wysokość stawki dziennej nie może być niższa niż jedna trzydziesta minimalnego wynagrodzenia i nie może przekraczać jej czterysta-krotności. Ustalając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe.
Bardzo intuicyjny oraz łatwy w obsłudze program. Rewelacyjna jest możliwość importowania dokumentów do biura rachunkowego.
Wiele rozbudowanych funkcjonalności oraz dostęp z każdego miejsca i o każdej porze – super.
Prosty w obsłudze, wszędzie dostępny. Posiada wszystkie niezbędne funkcje do prowadzenia firmy. Wystawiaj, pobieraj, wysyłaj, generuj - wszystko po jednym kliknięciu jest w systemie Bizin.pl. Intuicyjny interfejs pozwala w łatwy sposób zadbać o dokumenty w firmie.
System działa intuicyjnie i niezawodnie. Praca na nim to czysta przyjemność.
System posiada przyjazny i intuicyjny interfejs co sprawia, że jego obsługa jest bardzo prosta. Za niewygórowaną cenę mam dostęp do swoich faktur z każdego miejsca.
Jestem bardzo zadowolona z usług. Czysto, jasno, przejrzyście i bezproblemowo.
