Jakie dokumenty musi przechowywać przedsiębiorca?

fot. pixaby.com/CC creative commons

Prowadząc własną działalność gospodarczą przedsiębiorcy maja obowiązek przechowywać dokumenty które powiązane są z prowadzoną przez nich działalnością. 

Do dokumentów, które należy wydrukować po zakończeniu każdego miesiąca (kwartału) należy zaliczyć:

• dokumenty dotyczące sprzedaży: faktury, faktury pro formy, faktury zaliczkowe, faktury końcowe, faktury korygujące, faktury wewnętrzne, noty księgowe itp.
• dowody wewnętrzne
• naliczoną za dany miesiąc amortyzację
• gdy przedsiębiorca zatrudnia pracowników: listy płac, rachunki, umowy itd. (dokumenty kadrowe)
• rejestr sprzedaży VAT
• rejestr zakupy VAT
• księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów
• ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka) wraz z wszystkimi dokumentami wprowadzonymi do systemu, które potwierdzają wydatki związane z pojazdem.

Wyżej wymienione dokumenty należy przechowywać chronologicznie według dat razem  z dokumentami potwierdzającymi wydatki. Warto dokumenty te przechowywać w teczkach które oznaczone są według przedziału czasowego którego dotyczą. Po zakończeniu danego okresu należy ponumerować dokumenty zgodnie z numeracją nadaną w KPiR.

Odpowiednie przechowywanie i archiwizacja dokumentów

Dokumenty podatkowe

Dokumenty podatkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Zaliczamy do nich:

• wszystkie kopie i oryginały faktur VAT
• księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty
• dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym
• wszystkie kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy mają obowiązek ich żądania

Dokumenty kadrowe

Wszystkie dokumenty pracowników po rozwiązaniu z nimi umowy trzeba przechowywać przez okres 50 lat.

Dokumenty ZUS

• Dokumenty zgłoszeniowe czyli ZUS ZFA, ZUS ZPA należy przechowywać przez cały okres prowadzenia działalności gospodarczej, ponieważ ZUS może je skontrolować nawet po 50 latach od ich powstania.
• Dokumenty rozliczeniowe czyli dokumenty potwierdzające wysokość odprowadzonych składek – należy je przechowywać przez okres 5 lat od daty przekazania ich do ZUS (również te wysłane droga elektroniczną).
• Dokumenty płatnicze czyli te, które uwierzytelniają wszystkie uiszczone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych i/ lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych

Przechowywanie innych dokumentów

• dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat
• dokumenty reklamacji - 1 rok po rozliczeniu

Dowody księgowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w oryginalnej postaci z podziałem na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Należy przechowywać je w taki sposób aby chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej

Nowoczesna technika pozwala na przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, która daje łatwy, szybki i nieskomplikowany dostęp do nich.  Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości w formie elektronicznej można przechowywać:

• księgi rachunkowe
• dowody księgowe
• kopie dokumentów kasowych
• dokumenty inwentaryzacyjne
• sprawozdania finansowe
• dokumenty kasowe
• wyciągi bankowe
• polecenia księgowania
• deklaracje podatkowe - po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego mogą być przeniesione na informatyczne nośniki danych

W postaci elektronicznej należy również przechowywać wszystkie dokumenty firmowe, które powstały w tej formie.

Nie wszystkie dokumenty mogą być przechowywane w wersji elektronicznej. Wyłączeniu podlegają:

• dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości
• dokumenty dotyczące powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów
• znaczące umowy i inne ważne dokumenty określone przez kierownika jednostki (np. zarząd)

Biuro rachunkowe może przechowywać dokumentację księgową swoich klientów pod warunkiem, że świadczy usługi z tego zakresu. Podatnik musi w ciągu 15 dni od wydania dokumentów biuru rachunkowemu zgłosić ten fakt do właściwego urzędu skarbowego. Biuro musi przechowywać dokumentację w sposób zapewniający odpowiednią ochronę dokumentów papierowych i elektronicznych.

Konsekwencje nieprawidłowe przechowywania dokumentów

Za nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji grozi odpowiedzialność karnoskarbowa. Za nieprzechowywanie księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział (a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi - w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki), zgodnie kodeksem karnym skarbowym wymierzana jest kara grzywny do 240 stawek dziennych. Takiej samej karze podlega podatnik lub płatnik, który nie zawiadamia w terminie właściwego organu o prowadzeniu księgi przez doradcę podatkowego, lub inny podmiot upoważniony do prowadzenia ksiąg w jego imieniu i na jego rzecz. Natomiast karze grzywny do 180 stawek dziennych podlega ten, kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje wystawionej lub otrzymanej faktury, rachunku bądź dowodu zakupu towarów.

W wypadkach mniejszej wagi sprawcy powyższych czynów podlegają karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Odmowa okazania ksiąg, ich zniszczenie, uszkodzenie lub usuwanie, czyli utrudnianie lub udaremnianie osobie uprawnionej przeprowadzania czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, skarbowej lub czynności kontrolnych w zakresie szczególnego nadzoru podatkowego skutkuje karą grzywny do 720 stawek dziennych. W przypadku przestępstw skarbowych grzywna orzekana jest jako iloczyn liczby stawek dziennych oraz wysokości stawki dziennej. Liczba stawek dziennych nie może być niższa niż 10 i wyższa niż 720, a w razie nadzwyczajnego zaostrzenia kary - 1080. Z kolei wysokość stawki dziennej nie może być niższa niż jedna trzydziesta minimalnego wynagrodzenia i nie może przekraczać jej czterysta-krotności. Ustalając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe.