Jak prawidłowo zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu w KPiR?

Wielu przedsiębiorców korzysta z samochodu podczas prowadzenia działalności gospodarczej. Pojazd może być zarówno środkiem trwałym firmy, jak i prywatnym autem używanym do celów służbowych. W praktyce pojawia się więc pytanie, jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu w KPiR oraz czy składkę można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. 

Polisa ubezpieczeniowa samochodu jako koszt firmowy

Jednym z podstawowych wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu w działalności gospodarczej jest zakup ubezpieczenia samochodu. Dotyczy to zarówno obowiązkowej polisy OC, jak i dodatkowych ubezpieczeń, np. AC.
Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zabezpieczenia źródła przychodów, o ile przepisy nie wyłączają ich z kosztów podatkowych. Oznacza to, że polisa ubezpieczeniowa samochodu wykorzystywanego w firmie może zostać ujęta w kosztach działalności.

Jak zaksięgować polisę OC samochodu w KPiR?

Podstawą ujęcia wydatku w księdze przychodów i rozchodów jest polisa ubezpieczeniowa zawarta z ubezpieczycielem. W przypadku zakupu ubezpieczenia przedsiębiorca nie otrzymuje faktury VAT, dlatego dokumentem księgowym jest właśnie polisa.
Zgodnie z przepisami dotyczącymi prowadzenia KPiR dokument powinien zawierać m.in.:

• dane stron uczestniczących w transakcji, 
• datę wystawienia dokumentu i datę zawarcia umowy, 
• określenie przedmiotu operacji gospodarczej, 
• podpisy stron lub inne oznaczenie pozwalające powiązać dokument z operacją gospodarczą. 

Polisa OC w kosztach firmowych – metoda kasowa i memoriałowa

Metoda kasowa - przy metodzie kasowej wydatek na polisę ujmuje się jednorazowo w dacie wystawienia polisy lub jej opłacenia. Nie ma znaczenia okres, którego dotyczy ubezpieczenie.

Metoda memoriałowa - w przypadku metody memoriałowej koszt należy rozliczyć proporcjonalnie do okresu obowiązywania polisy. Oznacza to konieczność podziału wydatku na poszczególne miesiące.

Jak zaksięgować polisę AC samochodu firmowego?

W przypadku dobrowolnego ubezpieczenia AC obowiązuje limit kosztów dla samochodów osobowych. Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów składkę AC tylko do wartości pojazdu wynoszącej 150 000 zł.
Jeżeli wartość samochodu:

• nie przekracza 150 000 zł – składkę AC można ująć w kosztach w całości, 
• przekracza 150 000 zł – konieczne jest zastosowanie proporcji. 

Wzór obliczenia kosztu wygląda następująco:
(150 000 zł/wartość pojazdu)×wartość składki AC

Jak zaksięgować polisę prywatnego samochodu w działalności?

Przedsiębiorcy często wykorzystują w firmie prywatne samochody, które nie zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych. W takim przypadku również możliwe jest rozliczenie kosztów ubezpieczenia, jednak obowiązuje limit.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć jedynie 20% wydatków związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu osobowego w działalności gospodarczej.
Ograniczenie to obejmuje zarówno:

• polisę OC, 
• ubezpieczenie AC, 
• inne wydatki eksploatacyjne związane z pojazdem. 

Koszt ubezpieczenia prywatnego auta należy ująć w kolumnie 13 KPiR – „Pozostałe wydatki”.

Podsumowanie

Polisa ubezpieczeniowa samochodu może stanowić koszt uzyskania przychodów, jednak sposób jej rozliczenia zależy od rodzaju pojazdu oraz rodzaju ubezpieczenia. Inaczej księguje się polisę OC samochodu firmowego, a inaczej ubezpieczenie prywatnego auta wykorzystywanego w działalności. Warto również pamiętać o limitach dotyczących ubezpieczenia AC oraz o zasadach wynikających z wybranej metody rozliczania kosztów w KPiR.