Jak prawidłowo wystawiać faktury zaliczkowe w KSeF?

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur znacząco zmienia sposób dokumentowania sprzedaży. Nowe regulacje dotyczą nie tylko kwestii technicznych, ale również organizacji procesów księgowych oraz zasad wystawiania dokumentów sprzedażowych. Szczególne znaczenie ma wystawianie w KSeF faktur zaliczkowych, które muszą być sporządzane zgodnie ze strukturą logiczną FA(3). W praktyce oznacza to konieczność prawidłowego wykazywania danych dotyczących otrzymanych zaliczek oraz poprawnego rozliczenia podatku VAT. W dzisiejszym artykule Bizin.pl wyjaśniamy wszystko na temat faktur zaliczkowych w KSeF. 

Faktury zaliczkowe a obowiązek podatkowy w VAT

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem usługi albo dostawą towaru powoduje powstanie obowiązku podatkowego w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Dotyczy to między innymi zaliczek, przedpłat, zadatków czy rat.

Potwierdza to art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, zgodnie z którym obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zapłaty, z wyjątkiem określonych przypadków wskazanych w ustawie.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca, który otrzymał zaliczkę od kontrahenta, co do zasady musi wystawić fakturę zaliczkową. Obowiązek ten wynika z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Wyjątkiem są m.in.:

• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, 
• czynności objęte szczególnym momentem powstania obowiązku podatkowego, 
• dostawy towarów rozliczane zgodnie z art. 19a ust. 1b ustawy o VAT. 

Termin wystawienia faktury zaliczkowej

Fakturę dokumentującą otrzymanie zaliczki należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca otrzymał płatność.
Przepisy pozwalają również na wcześniejsze wystawienie faktury zaliczkowej, jednak nie może to nastąpić wcześniej niż 60 dni przed:

• dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, 
• otrzymaniem całości lub części zapłaty. 

Kiedy nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej?

Ustawa o VAT przewiduje sytuację, w której podatnik nie musi sporządzać odrębnej faktury zaliczkowej. Dotyczy to przypadku, gdy:

• otrzymanie zapłaty, 
• oraz wykonanie usługi lub dostawa towaru 
• nastąpiły w tym samym miesiącu.

W takiej sytuacji przedsiębiorca może wystawić jedynie fakturę końcową. Dokument ten powinien jednak zawierać dodatkowe informacje dotyczące otrzymanej wcześniej zapłaty, w szczególności datę jej otrzymania.

Wystawianie faktur zaliczkowych w KSeF

Faktury ustrukturyzowane w KSeF wystawiane są zgodnie ze schemą FA(3). Dokument uznaje się za wystawiony w momencie przesłania go do systemu i otrzymania akceptacji KSeF. Wówczas faktura otrzymuje indywidualny numer identyfikacyjny umożliwiający jej powiązanie z innymi dokumentami dotyczącymi tej samej transakcji.

W przypadku faktur zaliczkowych szczególne znaczenie mają następujące elementy:

• pole P_6 – zawierające datę otrzymania zaliczki, jeśli różni się od daty wystawienia faktury, 
• element Zaliczka Częściowa – wykorzystywany przy dokumentowaniu kilku wpłat jedną fakturą, 
• oznaczenie „ZAL” w polu Rodzaj Faktury, 
• pola dotyczące podstawy opodatkowania i podatku VAT, 
• pole P_15 wskazujące wartość otrzymanej zapłaty, 
• element Faktura Zaliczkowa, 
• element Zamówienie, 
• brak elementu FaWiersz. 

W strukturze FA(3) możliwe jest wykazanie nawet 31 częściowych zaliczek w ramach jednej faktury.

Faktura końcowa w KSeF – rozliczenie zaliczek

Jeżeli otrzymana zaliczka nie pokrywa całej wartości transakcji, po wykonaniu usługi lub dostawie towarów należy wystawić fakturę końcową, czyli rozliczeniową.
Taki dokument powinien uwzględniać wcześniej otrzymane zaliczki poprzez:

• pomniejszenie wartości sprzedaży o otrzymane wpłaty, 
• obniżenie kwoty podatku VAT o VAT wykazany na wcześniejszych fakturach zaliczkowych. 

W strukturze FA(3) faktura rozliczeniowa posiada oznaczenie „ROZ” w polu Rodzaj Faktury. Wartość wykazana w polu P_15 obejmuje wyłącznie pozostałą część należności do zapłaty.
W przypadku wcześniejszego wystawienia kilku faktur zaliczkowych dokument końcowy powinien zawierać numery identyfikujące wcześniejsze faktury w KSeF.

Faktura końcowa przy 100% zaliczki

Jeżeli przedsiębiorca otrzymał pełną zapłatę przed realizacją usługi lub dostawy towaru i wystawił fakturę zaliczkową obejmującą całą należność, nie ma obowiązku sporządzania faktury końcowej.
Podatnik może jednak wystawić fakturę rozliczeniową dobrowolnie. W takim przypadku dokument:

• posiada oznaczenie „ROZ”, 
• wykazuje wartość „0” w polu P_15, 
• zawiera numer wcześniejszej faktury zaliczkowej, 
• obejmuje pełne dane dotyczące transakcji. 

Prawidłowe powiązanie faktur w KSeF

W KSeF ogromne znaczenie ma poprawne powiązanie faktur zaliczkowych z dokumentem końcowym. W praktyce konieczne jest posługiwanie się numerami identyfikacyjnymi nadawanymi przez system KSeF. Sama numeracja wewnętrzna przedsiębiorcy nie jest wystarczająca.

Błędne przypisanie faktur może prowadzić do nieprawidłowego rozliczenia podstawy opodatkowania oraz podatku VAT, dlatego przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę na poprawność danych wykazywanych w strukturze FA(3).