Jak prawidłowo przechowywać dokumenty księgowe

fot. fot. pixaby.com/CC creative commons

Dokumenty księgowe muszą być przechowywane z dużą starannością – odpowiednio uporządkowane i zabezpieczone. Zaniedbania w tym zakresie, zwłaszcza w przypadku ujawnienia ich podczas kontroli skarbowej, mogą prowadzić do poważnych konsekwencji. Dlatego warto wiedzieć, jak poprawnie archiwizować dokumentację księgową.

Jakie dokumenty należy zachować?

Każdy przedsiębiorca powinien przechowywać:

• księgi podatkowe (księgi rachunkowe lub PKPiR),
• ewidencje i rejestry VAT,
• dowody księgowe (faktury, korekty, duplikaty),
• dokumenty inwentaryzacyjne (np. spis z natury),
• sprawozdania finansowe.

Dodatkowo, przy zamykaniu roku podatkowego, należy zachować kopię rocznej deklaracji podatkowej oraz potwierdzenie jej złożenia (UPO), jeśli przekazano ją elektronicznie.

Jak prawidłowo archiwizować dokumenty?

Dokumenty księgowe powinny być przechowywane tak, aby w razie kontroli możliwy był do nich łatwy dostęp. Powinny być:
ułożone chronologicznie i numerowane zgodnie z PKPiR,

• podzielone na okresy rozliczeniowe,
• opisane i zabezpieczone przed zniszczeniem lub zagubieniem.

Należy także zadbać o odpowiednie miejsce ich przechowywania – najlepiej niedostępne dla osób postronnych. W razie zdarzeń losowych, jak pożar czy kradzież, przedsiębiorca musi odtworzyć utraconą dokumentację.

Elektroniczne przechowywanie dokumentów

Coraz więcej firm korzysta z księgowości elektronicznej – dokumenty zapisywane są na dysku komputera (np. w formacie PDF) lub w chmurze. W takim przypadku należy:

• tworzyć kopie zapasowe na trwałych nośnikach (np. pendrive),
• zapewnić dostęp do sprzętu umożliwiającego odczyt i wydruk danych,
• chronić dane przed nieautoryzowanym dostępem, modyfikacją lub zniszczeniem.

Systemy chmurowe dodatkowo oferują zalety takie jak dostęp do danych z dowolnego miejsca, automatyczne kopie zapasowe oraz łatwe udostępnianie plików np. podczas kontroli.

Organizacja elektronicznych archiwów

Elektroniczne dokumenty powinny być posegregowane według okresów rozliczeniowych i przechowywane w dobrze zorganizowanych folderach, aby ułatwić ich szybkie odnalezienie.

Jak długo przechowywać dokumenty podatkowe?

Czas przechowywania dokumentacji podatkowej jest powiązany z terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z ustawą:

• dokumenty należy zachować przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku,
• obowiązek ten dotyczy zarówno formy papierowej, jak i elektronicznej.

Przykładowo, w 2025 roku można usunąć dokumenty dotyczące podatków zapłaconych w 2019 roku lub wcześniej. Należy jednak pamiętać, że dla rozliczeń rocznych (np. PIT) 5-letni okres liczy się od końca roku, w którym złożono deklarację i zapłacono podatek (czyli często od 2020 roku, jeśli podatek za 2019 rok zapłacono w kwietniu 2020).

Obowiązek przechowywania dokumentów obowiązuje także w przypadku poniesionej straty. Dodatkowo dokumenty dotyczące środków trwałych muszą być przechowywane przez cały okres amortyzacji i 5 lat po jego zakończeniu.