Faktura w walucie obcej w KSeF – jaki kurs przeliczeniowy należy zastosować?

Od 1 lutego 2026 roku najwięksi podatnicy mają obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek ten objął również pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem podatników, których miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł – dla nich obowiązkowy KSeF zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku. Przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury zarówno w złotówkach, jak i w walutach obcych. W przypadku dokumentów wystawianych w obcej walucie szczególne znaczenie ma wybór właściwego kursu przeliczeniowego. W dzisiejszym artykule Bizin.pl podpowiadamy jaki kurs należy zastosować, gdy wystawiana jest faktura w walucie obcej w KSeF.

Faktura w walucie obcej w KSeF – jaki kurs stosować dla celów VAT?

Sposób przeliczania kwot wyrażonych w walucie obcej na złote został określony w art. 31a ustawy o VAT. Przepisy te obowiązują również w przypadku faktur ustrukturyzowanych wystawianych za pośrednictwem KSeF.
To, jaki kurs przeliczeniowy należy zastosować, zależy przede wszystkim od momentu wystawienia faktury względem dnia powstania obowiązku podatkowego.

Obowiązują dwie podstawowe zasady:

• jeżeli faktura została wystawiona w dniu powstania obowiązku podatkowego lub po tej dacie, należy zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego;
• jeżeli faktura została wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego, właściwy będzie średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Faktura wystawiona po powstaniu obowiązku podatkowego

Jeżeli faktura w walucie obcej w KSeF zostanie wystawiona w dniu powstania obowiązku podatkowego lub po tej dacie, kwoty wykazane na fakturze należy przeliczyć na złote według średniego kursu NBP obowiązującego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym moment powstania obowiązku podatkowego. Oznacza to, że kluczowe znaczenie ma data powstania obowiązku podatkowego, a nie dzień przesłania dokumentu do systemu.

Faktura w walucie obcej wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego

Przepisy dopuszczają możliwość wystawienia faktury jeszcze przed powstaniem obowiązku podatkowego. Zgodnie z art. 106i ust. 7 ustawy o VAT dokument może zostać wystawiony nie wcześniej niż 60 dni przed:

• dostawą towarów lub wykonaniem usługi,
• otrzymaniem całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.

W takim przypadku kwoty wyrażone w walucie obcej należy przeliczyć według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. W przypadku KSeF za datę wystawienia uznaje się moment przesłania faktury do systemu i nadania jej numeru KSeF. Nie ma natomiast znaczenia data utworzenia dokumentu w programie do fakturowania.

Data wystawienia a data utworzenia faktury w KSeF

Przy wystawianiu faktur ustrukturyzowanych warto odróżnić dwa pojęcia:

• datę wystawienia faktury – jest to dzień przesłania dokumentu do KSeF, który decyduje o dacie wystawienia w rozumieniu ustawy o VAT;
• datę utworzenia faktury – oznacza dzień przygotowania dokumentu w programie do fakturowania. Sama data utworzenia nie wpływa na wybór kursu przeliczeniowego.

Rozróżnienie tych dat ma szczególne znaczenie przy ustalaniu właściwego kursu waluty dla rozliczeń VAT.

Kurs przeliczeniowy według przepisów o podatku dochodowym

Przedsiębiorcy mogą również zdecydować się na stosowanie kursu przeliczeniowego wynikającego z przepisów ustaw o podatku dochodowym zamiast zasad określonych w ustawie o VAT.

Wybór tej metody wiąże się jednak z obowiązkiem jej stosowania przez minimum 12 kolejnych miesięcy, licząc od miesiąca, w którym podatnik rozpoczął korzystanie z tego rozwiązania.

Jeżeli po upływie tego okresu przedsiębiorca zdecyduje się wrócić do zasad wynikających z ustawy o VAT, będzie zobowiązany stosować odpowiednio:

• średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego albo
• średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Po dokonaniu zmiany wybrana metoda również musi być stosowana nieprzerwanie przez co najmniej 12 miesięcy.

Podsumowanie

W przypadku faktur wystawianych w walucie obcej za pośrednictwem KSeF wybór właściwego kursu przeliczeniowego zależy przede wszystkim od momentu wystawienia dokumentu względem powstania obowiązku podatkowego. Kluczowe znaczenie ma również prawidłowe rozumienie daty wystawienia faktury w KSeF, która odpowiada dacie przesłania dokumentu do systemu, a nie chwili jego przygotowania w programie do fakturowania. Przedsiębiorcy mają także możliwość stosowania kursu wynikającego z przepisów o podatku dochodowym, jednak wybór ten wiąże się z obowiązkiem stosowania jednolitych zasad przez minimum 12 miesięcy.