Faktura korygująca wystawiana przez sprzedawcę – zasady wystawiania i księgowania

Faktura korygująca jest szczególnym rodzajem dokumentu księgowego, który służy do poprawiania danych zawartych na wcześniej wystawionej fakturze. Sprzedawca wystawia ją w określonych przypadkach, między innymi gdy dochodzi do zmiany podstawy opodatkowania, udzielenia rabatu, zwrotu towarów lub wykrycia błędów na fakturze pierwotnej. Sposób ujęcia faktury korygującej w ewidencjach zależy przede wszystkim od przyczyny jej wystawienia oraz tego, czy korekta zmniejsza, czy zwiększa wartość transakcji. W dzisiejszym artykule Bizin.pl sprawdzamy, jakie zasady obowiązują przy rozliczaniu faktur korygujących wystawianych przez sprzedawcę.

Jakie informacje musi zawierać faktura korygująca?

Obowiązek wystawienia faktury korygującej wynika z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT. Przepis ten wskazuje sytuacje, w których sprzedawca powinien sporządzić taki dokument.

Można je podzielić na trzy podstawowe grupy:

• korekty zmniejszające podstawę opodatkowania,
• korekty zwiększające podstawę opodatkowania,
• korekty dotyczące innych błędów znajdujących się na fakturze.

Fakturę korygującą należy wystawić w szczególności, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej:

• zmieniła się podstawa opodatkowania lub wysokość podatku wykazana na dokumencie,
• nabywca zwrócił towary lub opakowania,
• sprzedawca zwrócił nabywcy całość albo część zapłaty,
• wykryto pomyłkę w dowolnym elemencie faktury.

Zakres danych wymaganych na fakturze korygującej określa art. 106j ust. 2 ustawy o VAT.

Dokument powinien zawierać między innymi:

• kolejny numer oraz datę wystawienia korekty,
• numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), której dotyczy korekta – jeżeli taki numer został nadany,
• dane znajdujące się na fakturze pierwotnej, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–5 ustawy o VAT, czyli m.in. datę wystawienia faktury, numer dokumentu, dane sprzedawcy i nabywcy oraz numery NIP,
• kwotę zmiany podstawy opodatkowania lub podatku należnego – jeżeli korekta wpływa na te wartości,
• prawidłową treść korygowanych pozycji – jeżeli zmiana nie dotyczy podstawy opodatkowania.

Na fakturze korygującej można również umieścić oznaczenie „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA”, a także wskazać przyczynę dokonania korekty.

Faktura korygująca przy udzieleniu rabatu lub obniżki ceny

W przypadku udzielenia opustu lub obniżenia ceny sprzedawca może wystawić jedną fakturę korygującą obejmującą kilka dostaw towarów lub usług wykonanych dla tego samego odbiorcy w określonym czasie.

Taka korekta może dodatkowo zawierać:

• wskazanie okresu, którego dotyczy udzielony rabat lub obniżka,
• pominięcie nazwy towaru lub usługi, jeśli korekta obejmuje wszystkie dostawy lub usługi realizowane na rzecz danego kontrahenta.

Zasady ujmowania faktury korygującej w księgowości

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF znacząco wpłynęło na sposób rozliczania faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania, czyli korekt „in minus”. Obecnie sposób rozliczenia zależy od tego, czy faktura korygująca została wystawiona jako faktura ustrukturyzowana w KSeF, czy poza tym systemem. W przypadku korekty wystawionej w KSeF sprzedawca może obniżyć podatek należny bez konieczności posiadania dodatkowych dokumentów potwierdzających uzgodnienie warunków obniżki lub odbiór faktury przez nabywcę.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku korekt wystawianych poza KSeF. Jeżeli faktura nie jest fakturą ustrukturyzowaną, sprzedawca może pomniejszyć VAT należny w okresie, w którym uzyska potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę. Potwierdzeniem może być przykładowo zwrotna wiadomość e-mail, podpisany dokument odbioru lub inny dowód przekazania korekty.

Faktura korygująca zwiększająca wartość sprzedaży

Faktura korygująca zwiększająca podstawę opodatkowania, czyli korekta „in plus”, jest rozliczana według innych zasad niż korekta zmniejszająca. Zgodnie z art. 29a ust. 17 ustawy o VAT taka faktura powinna zostać ujęta w rozliczeniu za okres, w którym powstała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania. Nie ma przy tym obowiązku posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę ani dodatkowej dokumentacji potwierdzającej jej otrzymanie.

Sposób rozliczenia korekty zwiększającej zależy od przyczyny jej wystawienia:

• jeżeli korekta wynika z błędu rachunkowego, pomyłki lub nieprawidłowości istniejącej już przy wystawianiu faktury pierwotnej – należy ją ująć w okresie rozliczeniowym, w którym została wykazana faktura pierwotna;
• jeżeli przyczyną korekty jest nowe zdarzenie gospodarcze, którego nie można było przewidzieć w momencie wystawienia faktury pierwotnej (np. późniejsze podwyższenie ceny) – należy ją rozliczyć w okresie wystawienia faktury korygującej.

Kiedy nie trzeba posiadać potwierdzenia odbioru faktury korygującej?

W przypadku faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania wystawianych poza KSeF istnieją sytuacje, w których sprzedawca nie musi posiadać potwierdzenia odbioru dokumentu przez nabywcę.
Zgodnie z art. 29a ust. 15 ustawy o VAT obowiązek uzyskania takiego potwierdzenia nie dotyczy między innymi:

• eksportu towarów oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium Polski,
• sprzedaży energii elektrycznej, energii cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego,
• usług dystrybucji energii oraz gazu,
• usług telekomunikacyjnych,
• usług wymienionych w określonych pozycjach załącznika nr 3 do ustawy o VAT.

Brak potwierdzenia jest również dopuszczalny wtedy, gdy sprzedawca podjął udokumentowane próby doręczenia faktury korygującej, jednak nie uzyskał potwierdzenia jej otrzymania, a zgromadzona dokumentacja wskazuje, że nabywca zna warunki transakcji wynikające z korekty.

Podsumowanie

Faktura korygująca wystawiana przez sprzedawcę pełni istotną funkcję w prawidłowym rozliczaniu transakcji gospodarczych. Sposób jej ujęcia zależy przede wszystkim od przyczyny wystawienia dokumentu oraz tego, czy korekta została wystawiona w KSeF, czy poza tym systemem.
Szczególne znaczenie mają obecnie zasady dotyczące korekt „in minus”, ponieważ obowiązkowy KSeF uprościł ich rozliczanie w przypadku faktur ustrukturyzowanych. Z kolei faktury korygujące zwiększające sprzedaż wymagają każdorazowo analizy przyczyny ich wystawienia, aby prawidłowo określić moment ujęcia w ewidencji VAT.