W obrocie gospodarczym funkcjonuje wiele różnych dokumentów księgowych i finansowych do których należą miedzy innymi faktury i rachunki. Dokumenty te są niezbędne dla prawidłowego udokumentowania sprzedaży lub uzyskania zapłaty. Czasami podczas obrotu można się także spotkać z fakturą pro forma. Co to jest i kiedy można ją stosować?
Zgodnie z polskim prawem faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, nie stanowi podstawy do uiszczenia opłaty, ani nie jest dowodem przeprowadzonej transakcji.
Fakturę po forma można wysyłać jako część oferty, informującej jak będzie wyglądać prawidłowa faktura. Pro formę można również wysyłać jako formę wezwania do zapłaty lub w formie informacji o poniesionych kosztach, które będą zawarte na ostatecznej fakturze.
W związku z powyższym, faktura pro forma nie generuje obowiązku podatkowego i nie może być księgowana w ewidencji. Nie może być również brana pod uwagę podczas rozliczeń oraz nie stanowi podstawy do roszczeń wobec jej odbiorcy.
Faktura pro forma musi zawierać te same elementy co faktura VAT czyli:
Konieczne jest również umieszczenie terminu wykonania usługi lub dokonania sprzedaży oraz terminu płatności – pomimo, że nie jest on wiążący dla stron. Jedyna różnica pomiędzy fakturą VAT a pro formą to tytuł dokumentu.
Jako, że pro forma nie jest dokumentem księgowym nie ma konkretnych wskazań kiedy ma być wystawiana. Można ją przesłać kontrahentowi w momencie nawiązywania relacji biznesowych, aby mógł się zapoznać z wartością usługi i sposobem fakturowania. Można ją wystawiać też na kilka dni przed wystawieniem właściwej faktury w celu poinformowania o konieczności zapłaty. Również może posłużyć jako ponaglenie do zapłaty w momencie, gdy zostanie wystawiona i wysłana do kontrahenta w przypadku nieuregulowania płatności w terminie.
Istotne jest to, że pro forma nie może zostać wypłacona po wpłaceniu przez kontrahenta zaliczki lub części zapłaty. Wówczas należy wystawić właściwą fakturę VAT.
Stosowanie faktur pro forma może przynieść wiele korzyści dla każdej ze stron transakcji. Dla wystawiającego jest to narzędzie do ofertowania i informowania o zbliżającej się zapłacie lub ponaglania do opłacenia zaległej faktury. Z kolei dla odbiory pro forma może być pomocna jako przygotowanie się do zbliżającej opłaty i nieformalne przypomnienie o zaległych opłatach. Obydwie strony mogą zatem z powodzeniem wykorzystywać ten dokument bez ponoszenia żadnych konsekwencji prawnych, księgowych i finansowych.
Prosty, łatwy i przyjazny system z dostępem z każdego urządzenia (telefon, tablet, komputer). Nie martwię się o przechowywanie danych.
Super system. Dział serwisowy pomagał w dostosowaniu systemu dla moich potrzeb pod Firmę Angielską. Jestem zachwycony.
Profesjonalny system. Szczerze polecam.
Bardzo intuicyjny oraz łatwy w obsłudze program. Rewelacyjna jest możliwość importowania dokumentów do biura rachunkowego.
System działa intuicyjnie i niezawodnie. Praca na nim to czysta przyjemność.
System posiada przyjazny i intuicyjny interfejs co sprawia, że jego obsługa jest bardzo prosta. Za niewygórowaną cenę mam dostęp do swoich faktur z każdego miejsca.
